Nouvel emploi, nouvel environnement, nouveaux collègues – cela peut être éprouvant, stimulant mais aussi excitant. Tout dépend de la manière dont les nouveaux arrivés sont préparés et familiarisés au nouveau poste. Après des heures interminables de recherche, d’identification, d’entretiens d’embauche et de recrutement du nouveau talent qu’il faut pour votre entreprise, un défi encore plus grand commence : le processus d’intégration du nouveau collaborateur ou onboarding .

L’onboarding est un levier établi qui permet de favoriser le maintien du personnel, 69 % des employés sont plus susceptibles de rester au sein de l’entreprise pendant trois ans ou plus après avoir vécu une bonne expérience d’onboarding. Un onboarding structuré facilite l’apprentissage, établit des relations professionnelles et permet de créer un cadre favorable pour les nouveaux employés, ce qui se traduit par un retour sur investissement positif pour votre entreprise.

Que signifie l’onboarding pour votre société s’il est perçu comme positif par vos employés ? Où l’onboarding peut-il mal tourner ?

Le retour sur investissement, fruit d’un onboarding réussi

Une bonne expérience d’onboarding pour les nouveaux collaborateurs a deux avantages. Cela a un impact sur vos employés au niveau individuel et influe sur la performance globale de votre société.

Citons quelques exemples d’effets d’un bon onboarding :

Augmenter le maintien du personnel

Les nouveaux collaborateurs ayant fait une bonne expérience d’onboarding diminuent la perte d’employés couteuse et contribuent à la diminution de la rotation du personnel de 25 à 50 %. 69 % des employés ont tendance de rester au sein d’une entreprise pendant les trois années suivantes s’ils ont fait une bonne expérience d’onboarding. decrease a high staff turnover by 25-50%. In fact, 69% of employees are more likely to stay with an organization for the next 3 years, if they experienced great onboarding.

Un engagement des employés plus grand

L’engagement des employés est une caractéristique qui impacte tout, de la productivité au succès client et plus encore. Des études ont montré que 54 % des entreprises ayant des programmes d’onboarding ont déclaré un engagement des employés plus important suite à un bon onboarding. Cela est dû aux impressions positives dès le départ et à une définition claire de ce qui est attendu de chaque employé dans son rôle.

Par conséquent, l’onboarding permet également d’établir un lien émotionnel entre les membres de l’équipe. Ce lien émotionnel aide les employés à accomplir leur travail même dans les moments les plus compliqués.

Améliorer la performance – Probabilité plus élevée d’atteindre les objectifs

Les employés sont plus performants et plus capable de réaliser des objectifs professionnels lorsqu’ils ont reçu un bon onboarding. Il a été rapporté que 77 % des employés qui atteignent leur premier objectif en matière de performance ont reçu un bon onboarding. Le niveau de productivité atteint généralement après les 12 premiers mois a plus de chances d’être acquis en 4 mois seulement, résultant en une augmentation de la productivité des nouveaux employés de 50 %.

Plus il faut de temps pour rendre un employé performant, plus la perte de temps, de productivité et de performance est élevée. Dans le graphique, vous pouvez voir les différentes étapes de la valeur économique, ce qui explique le retour sur investissement d’un nouvel employé au fil du temps.

Economic value stages of new employees

Source: Bersin by Deloitte. (Oct 2014). Strategic Onboarding Can Help New Hires “Get Off on the Right Foot”

De superbes porte-paroles

Une expérience d’onboarding mémorable et positive fait que les employés se sentent bien accueilli. Par ailleurs, l’onboarding leur permet d’être au clair avec leur rôle, de connaître l’entreprise et de créer de bon rapports avec les autres employés. En conséquence, c’est un atout pour votre entreprise. Les employés ont plus tendance à parler des expériences positives sur le marché du travail car ils se sentent fiers et épanouis au travail.

Autrement dit, un bon oboarding permet plus de succès à vos employés, à l’entreprise et aux clients.

Les erreurs et les résultats de l’onboarding – Pourquoi les employés démissionnent-ils ?

Pour de nombreuses nouvelles recrues la première expérience finit par les faire rompre le contrat. L’emploi ne correspond pas à leurs attentes, ce qui les mène à regretter d’avoir accepté l’offre d’emploi et à démissionner après une courte période – 5 % des nouveaux employés partent après un jour de travail seulement..

De nombreux facteurs doivent être pris en compte en mettant en place un programme d’onboarding. Les facteurs qui contribuent à un taux de rotation du personnel élevé, à l’absentéisme, à un faible taux d’engagement et une faible productivité, et finalement à l’augmentation des frais peuvent être les suivants :

Programmes d’onboarding mal conçus

Traditionnellement, l’onboarding se déroule pendant une journée et le nouvel employé doit sauter directement de la période de recrutement au premier jour de travail sans aucune préparation. Cela provoque un stress non nécessaire et contribue à une mauvaise expérience.

Il faut partir du bon pied et commencer l’onboarding avant même l’arrivée du nouveau collaborateur. Les programmes d’onboarding mal-structurés ou de courte durée diminuent rapidement l’enthousiasme lié à un nouvel emploi. Un nouvel employé sur trois se désintéresse et commence à rechercher un autre poste pendant les premiers six mois tandis que leur onboarding s’arrête après la première semaine de travail.

La transparence de l’entreprise

Seuls 40 % des employés rapportent que leur emploi actuel correspond à la mission telle qu’elle a été décrite lors de l’entretien d’embauche. Le manque de transparence a un impact sur l’image qu’ils ont de l’entreprise et engendre des idées préconçues qui sont finalement à l’origine de départs précipités des employés. Une communication peu claire ainsi que les problèmes de transparence s’avéraient être les causes principales d’une rotation du personnel non désirée. 43 % des employés déclarent que leur rôle quotidien ne correspondait pas à ce à quoi ils s’attendaient, 32 % des employés depuis un an précisent que la culture de l’entreprise était la raison principale pour laquelle ils ont démissionné, et 34 % rapportent avoir démissionné suite à de mauvaises expériences.

Les raisons principales d’une démission

Le rôle quotidien ne correspondait pas à ce à quoi l’on s’attendait

Incompatibilité avec la culture de l’entreprise

Mauvaises expériences générales

Source: Jobvite. (2018). Job Seeker Nation Study.

3 conseils pour créer la meilleure expérience d’onboarding pour vos employés

1) Soyez clair au niveau des attentes

Le rôle et la clarté de la part de la société sont la clé de la réussite. Diminuez le risque de confusion et de déception en étant clair au niveau de la définition du rôle et des objectifs.

En outre, informez l‘employé ainsi que les candidats potentiels d’autres attentes dues à la culture de l’entreprise. Évitez les lacunes qui pourraient contribuer à une mauvaise expérience d’onboarding.

2) Mettez en place des programmes d’onboarding efficaces

Les programmes d’onboarding efficaces comprennent trois facteurs clés du succès qui encourage et renforce les nouveaux employés dès le départ.

Le pré-boarding

Établissez et communiquez le processus d’onboarding avant l’arrivée du nouveau collaborateur.

Réduisez les peurs en donnant les premiers détails, tels que « Où se garer ? », « Qui l’accueillera à l’arrivée ? », « Quel sera le programme de la journée ? », « Que faut-il préparer avant l’arrivée ? », etc.

De plus, transmettez les formalités administratives à l’avance pour que le nouveau collaborateur puisse se focaliser davantage sur les tâches liées à son rôle lors de son premier jour de travail.

Autres conseils pour les activités de pré-boarding :
• Mise à disposition d’un manuel d’orientation ;
•  E-mail de bienvenue qui rappelle au nouvel employé ce qu’il doit emmener et porter ;
• Un plan d'orientation
• Mise en place des premières présentations

La journée d’onboarding

Cette journée doit faire connaître aux nouveaux employés l’entreprise pour qu’ils puissent commencer à se sentir à l’aise sur le lieu de travail et avec les collègues. Faites en sorte que les RH personnalisent l’expérience d’onboarding et que la direction l’effectue.
Discutez des avantages pour les employés pour lesquels l’employé s’intéressera le plus. Préciser les avantages permet de faire en sorte que les employés apprécient davantage les efforts de l’entreprise et restent potentiellement plus longtemps.

Les meilleures pratiques de base supplémentaires comprennent :
• Préparez tout l’équipement pour le démarrage ainsi que les informations de connexion pour tous les outils pertinents ;
• Planifiez les présentations à l’équipe et prévoyez l’attribution d’un partenaire ou d’un mentor ;
• Fixez quelques réunions, ajoutez les réunions prévues à l’agenda et rajoutez-y des notes sur l’objectif de la réunion et sur leur rôle respectif.

Post-boarding

Prolongez la phase d’orientation pour augmenter la chance de réussite du nouvel employé.
Recueillez régulièrement du feedback de la part des employés pour vous assurer qu’ils sont disposés à rester au sein de l’entreprise pendant longtemps. Par ailleurs, organisez des de petites réunions régulières toutes les trois semaines avec le partenaire ou le mentor et le nouvel employé. De plus, intégrez un bilan à 90 jours qui inclut un feedback pour (du partenaire ou du mentor) et de la part du nouvel employé.

3) Créez des expériences inoubliables

Rendez l’expérience d’onboarding unique. Mettez en place des initiatives simples mais créatives pour l’onboarding. 

Transformez l’e-mail de bienvenue conventionnel en vidéo de bienvenue, en GIF ou en paquet de bienvenue livré à domicile qui comprend tout ce qui est nécessaire pour leur la aventure dans votre entreprise.

Bereid de nieuwe medewerker op een unieke manier voor op de nieuwe functie. Denk bijvoorbeeld aan vaardigheden training aanreiken waarbij iemand zich als professional kan ontwikkelen. Afhankelijk van de fase waarin iemand zich in zijn loopbaan bevindt, zijn specifieke vaardigheden relevant.

De plus, faites une check-list pour le nouvel employé et un quiz personnalisé pour « tester » ses connaissances sur votre entreprise et sa mission. Par ailleurs, utilisez des méthodes de communication variées pour informer et contrôler pour garantir un processus d’onboarding réussi.

4) Utilisez votre réseau social interne

Créez du lien entre tout le monde pendant le processus de recrutement, du recruteur aux RH, en passant par le manager et même par d’autres nouveaux employés. Créez également des opportunités pour la nouvelle recrue.

L’onboarding permet aux nouveaux employés de passer du statut d’outsider à celui d’initié dans une entreprise.

Environ la moitié (49 %) des employés pense que le meilleur moyen de s’habituer au nouvel emploi est de se faire des amis sur le lieu de travail au lieu de n’avoir qu’une seule personne à qui s’adresser dans la phase d’orientation. Cela pourrait se traduire par l’opportunité de connaître d’autres employés et de créer un esprit de solidarité entre collègues ou des groupes de discussion pour échanger sur des sujets en lien avec les loisirs.

Pour conclure, l’onboarding est plus qu’une simple journée d’orientation pour familiariser un nouveau collaborateur avec l’entreprise. Un bon processus d’onboarding est essentiel pour aider les nouveaux employés à s’intégrer plus facilement dans l’entreprise tout en créant des relations qui les encouragent à rester plus longtemps. Mettez en place un programme d’onboarding cohérent qui assure le développement personnel et dont la courbe d’apprentissage s’accentue pour à terme générer de meilleurs résultats en matière de maintien du personnel, de productivité et d’engagement.

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