De start bij een nieuwe baan brengt gezonde spanningen met zich mee voor de betreffende nieuwe collega. Nu is immers het moment om de beloften uit de sollicitatieprocedure waar te maken. Tegelijkertijd is het als werkgever relevant om deze nieuwe kandidaat op snelheid te brengen. Hoe eerder iemand zich op zijn plek voelt, hoe eerder diegene productief is. Een goede onboarding is essentieel om de klik uit de sollicitatieprocedure te verzilveren tot een goed functionerende collega en een succesvolle organisatie.

Dat persoonlijke ontwikkeling al in de onboarding een rol speelt, is eigenlijk heel logisch maar wordt vaak over het hoofd gezien. Uit onderzoek blijkt dat 69% van de medewerkers overweegt om langer dan drie jaar bij een werkgever te blijven als de onboarding goed was. Stel je voor dat persoonlijke ontwikkeling al vanaf het begin een rol speelt, dan zou het percentage nog veel verder stijgen. Zo zien wij immers in onze trainingen dat maar liefst 85% van de deelnemende medewerkers positieve impact merkt op hun dagelijkse werkzaamheden.

Door persoonlijke ontwikkeling al in het begin van een nieuw dienstverband uit te lichten, geef je de kans om nieuwe collega's succesvoller te maken dan ooit tevoren. Hoe? Lees verder.

De ROI van een goede onboarding

Het neerzetten van een goede onboarding heeft als ROI voor de nieuwe medewerker dat hij snel grip heeft op de nieuwe baan. Voor jou als werkgever zit hem dat in het verhogen van de retentie, hogere medewerkersbetrokkenheid en een productievere organisatie.

Om je een beeld te geven, zijn dit positieve ROI cijfers waar je aan kan denken bij een goede onboarding.

Lange termijn samenwerking

Nieuwe medewerkers die een goede onboarding hebben doorlopen verlagen het personeelsverloop met 25-50%. Sterker nog, 69% van je medewerkers zal de komende 3 jaar in dienst blijven als ze een positieve onboarding hebben gehad.

Hogere betrokkenheid van medewerkers

Medewerkersbetrokkenheid is relevant voor interne bedrijfsprocessen zoals productiviteit, maar tegelijkertijd ook op de manier waarop de buitenwereld naar je organisatie kijkt. Onderzoek wijst uit dat 54% van de organisaties met een goede onboarding resulteert in hogere medewerkersbetrokkenheid en daarmee hogere klanttevredenheid.

Een goede onboarding is daarnaast goed voor het teamgevoel in de organisatie, wat ervoor zorgt dat mensen graag met hun werk bezig zijn en zich meer inzetten.

Verhoogde productiviteit

Medewerkers zijn productiever en voelen zich beter in staat om bedrijfsdoelstellingen te behalen als ze een goede en volledige onboarding hebben gehad. Zo heeft 77% van de medewerkers die hun eerste doelstellingen behalen een goede onboarding gehad. Het duurt gemiddeld 12 maanden voor een medewerker volledig is ingewerkt, wat bij een goede onboarding kan worden teruggebracht naar slechts 4 maanden. Dat betekent bijna drie keer zo snel productieve medewerkers.

Hoe langer het duurt om een medewerker up-to-speed te krijgen, hoe meer tijdverspilling en productiviteit - prestaties. In de grafiek hiernaast ziet u de verschillende economische waardestadia, die de ROI van een nieuwe werknemer door de tijd heen verder verklaart.

Economische waardestadia van nieuwe medewerkers

Bron: Bersin door Deloitte. (Okt 2014). Strategische onboarding kan nieuwe medewerkers helpen "op de goede voet te komen"

Ambassadeurs creëren

Een positieve onboarding ervaring zorgt ervoor dat medewerkers zich welkom voelen. Het helpt hem om zich huis te voelen in hun nieuwe organisatie en een goede band op te bouwen met andere medewerkers. Dit heeft invloed op je organisatie vanuit branding perspectief. Blije medewerkers zullen immers vaker positief over hun werkgever praten wat zorgt voor een positieve reputatie.

Kortom, een goede onboarding betekent meer succes voor medewerkers, de organisatie als geheel en klanten.

De meest gemaakte onboarding fouten

Wat vaak gebeurt, is dat een enthousiaste nieuwe starter een slechte onboarding meemaakt. Als de verwachtingen niet overeen komen met wat er daadwerkelijk plaatsvindt, leidt dit meer dan eens tot spijt over het accepteren van de baan en duurt 5% van de dienstverbanden van nieuwe medewerkers slechts 1 dag.

Het opzetten van een onboarding programma vraagt vanuit verschillende invalshoeken om aandacht. Meestal schieten organisaties op de volgende manieren tekort:

Ongebalanceerde onboardingsprogramma's

Een vaak gemaakte fout is het focussen op een "onboarding dag" die daarna abrupt overgaat in de dagelijkse werkzaamheden. Het risico hierbij is dat er nog te weinig ruimte is geweest om te landen, wat onnodige stress veroorzaakt en een slechte medewerkerservaring neerzet.

Begin het nieuwe dienstverband op een krachtige manier zelfs voordat de medewerker voor het eerst naar kantoor komt. Ongestructureerde of eendaagse onboardingsprogramma's dammen het enthousiasme van nieuwe medewerkers al snel in. Een op de drie nieuwe medewerkers verliest de motivatie in de eerste zes maanden en gaat op zoek naar een nieuwe baan als de onboarding al na de eerste week stopte.

Slecht verwachtingsmanagement

Slechts 40% van de medewerkers zegt dat hun huidige baan is zoals voorafgaand in de sollicitatieprocedure werd gepresenteerd. Dit doet afbreuk aan de transparantie van een organisatie en verandert het beeld van een medewerker over de organisatie. Onduidelijke communicatie en slecht verwachtingsmanagement is een van de meest voorkomende oorzaken voor medewerkersverloop. 43% Van de medewerkers geeft aan dat hun dagelijkse werkzaamheden anders zijn dan ze verwachtten, 32% van medewerkers die binnen een jaar vertrok geeft aan dat de bedrijfscultuur in de hoofdreden was om ontslag te nemen, en 34% benoemde dat slechte ervaringen hen deed besluiten om te vertrekken.

Meest genoemde redenen voor ontslag

De dagelijkse rol was niet zoals verwacht

Mismatch met bedrijfscultuur

Over het algemeen slechte ervaringen

Bron: Jobvite. (2018). Werkzoekende Nation Study.

3 Tips voor een goede onboarding

1) Creëer duidelijke verwachtingen

Een duidelijke rol voor de nieuwe medewerker en helderheid over de organisatie is de sleutel naar succes. Spreek daarbij ook uit op wat voor manier je iemand vooruit wil helpen in zijn loopbaan. Waar zitten de ontwikkelpunten qua vaardigheden en hoe kun je daar als medewerker en werkgever samen aan werken?

Wees ook duidelijk over de verwachtingen die voortvloeien uit de huidige bedrijfscultuur. Laat hierbij geen ruimte voor een slechte ervaring op cultureel vlak.

2) Zet evenwichtige onboardingsprogramma's op

Effectieve onboardingsprogramma's bevatten de volgende drie onmisbare succeselementen:

Pre-boarding

Begin de onboarding al voorafgaand aan de eerste dag via pre-boarding.

Praktische zaken vooraf duidelijk maken, neemt al een aantal onnodige spanningen weg. Denk aan vragen zoals "Waar kan ik parkeren?", "Bij wie kan ik me melden?", "Met wie heb ik de eerste dag gesprekken?", "Hoe ziet het dagprogramma eruit op mijn eerste dag?", "Moet ik nog iets voorbereiden?", etc.

Bovendien is het handig om eventueel papierwerk voorafgaand af te handelen zodat de medewerkers zich volledig op de nieuwe rol kan focussen.

Daarnaast is het handig om in de pre-boarding aandacht te geven aan de volgende onderwerpen:
• Richtlijnen delen;
• Welkomstmail die aandacht vestigt op praktische zaken rondom de start;
• Een plattegrond van de locatie (indien relevant);
• Het inplannen van de eerste kennismakingen.

De eerste werkdag

De eerste dag van de nieuwe collega heeft als doel om hen op hun gemak te laten voelen op de nieuwe werkplek. Zorg voor een gepersonaliseerde onboarding en laat het management dit uitvoeren.
Bespreek de werknemersvoordelen die relevant zijn voor de nieuwe collega. Dit geeft een prettig gevoel en laat zien dat er ruimte is voor een zorgvuldige onboarding.

Overige tips zijn onder andere:
• Zorg dat alle apparaten die de medewerker gaat gebruiken voor diegene klaar staan inclusief inloggegevens en relevante tools;
• Plan teamintroducties en wijs een buddy of mentor toe;
• Plan een aantal eerste meetings in. Nodig de nieuwe collega hiervoor uit op hun nieuwe zakelijke e-mailadres en voeg per meeting het doel van de meeting en de rol van de nieuwe collega toe.

Post-boarding

Maak van de onboarding een totaalervaring en vergroot daarmee de kans op een langdurig positief dienstverband.
Verzamel continu feedback van medewerkers om hen er zeker van de zijn dat zij goed in hun vel zitten. Plan daarnaast een een 3-wekelijkse check-in voor de nieuwe collega met een buddy of mentor. En vergeet niet een 90-dagen review te plannen met feedback (van de buddy of mentor) voor de nieuwe collega en van deze persoon aan de organisatie.

3) Creëer een onderscheidende ervaring

Maak de onboarding ervaring uniek van stuk. Via kleine doordachte details kun je het verschil maken voor een nieuwe collega. 

Verstuur bijvoorbeeld in plaats van een welkomstmail een welkomstvideo, GIF of een welkomstpakket met alle benodigdheden om van hun werk een succes te maken. Maar nog belangrijker, hoe kun je vanaf het verschil maken en een collega zien gezien laten voelen? Luister naar wat voor vaardigheden een nieuwe collega graag wil ontwikkelen en speel hierop in.

Bereid de nieuwe medewerker op een unieke manier voor op de nieuwe functie. Denk bijvoorbeeld aan vaardigheden training aanreiken waarbij iemand zich als professioneel kan ontwikkelen. Afhankelijk van de fase waarin iemand zich in zijn loopbaan bevindt, zijn specifieke vaardigheden relevant.

4) Stimuleer het teamgevoel

De beste manier om iemand zich thuis te laten voelen op zijn of haar nieuwe werkplek, is door de nieuwe medewerker zich onderdeel te laten voelen van het team. Begin daarmee met de stakeholders uit de sollicitatieprocedure: de recruiter, HR, de manager en andere nieuwe medewerkers.

Onboarding helpt nieuwe medewerker om zich onderdeel van de organisatie te laten voelen.

Grofweg de helft (49%) van medewerkers gelooft dat de beste manier om landen in een nieuwe baan is om vrienden te maken op een organische manier, in tegenstelling tot een aangewezen buddy. Hier actief ruimte voor geven is dan ook bevorderlijk voor een goede onboarding.

Samengevat is de onboarding van nieuwe medewerkers zoveel meer dan een eendaagse opstart. Het is de basis voor een langdurig positief dienstverband. Geef hier dan ook aandacht aan vanuit de verschillende invalshoeken, qua programmastructuur, verwachtingsmanagement en vanaf het begin van een dienstverband aandacht te hebben voor persoonlijke ontwikkeling.

Vragen, opmerkingen of suggesties? Neem contact met ons op, reageer hieronder of e-mail ons via info@lepaya.com.

Plan een afspraak

We will get in touch soon