Are Half Year Evaluations Enough For Your Employees?

4 Aug, 2021Charlotte Eggens

Hebben jouw medewerkers genoeg aan de evaluatiegesprekken?

Over de laatste paar jaar is er al veel geschreven over functionerings- en evaluatiegesprekken en met name over de timing hiervan. Toch worden deze tijd van het jaar, zo halverwege, bij veel organisaties weer evaluatiegesprekken ingepland. Maar het hele jaar lang is eigenlijk de vraag: hoe gaat het met jouw werknemers? 

Uit onderzoek van Lepaya is gebleken dat door heel Europa, 66% van de medewerkers ongezond veel stress ervaart op de werkvloer. Dit betreft 56% van Nederlandse werknemers en wel 71% van de Duitse. Deze cijfers duiden op een groot probleem omtrent mentale gezondheid, en dit vraagt om aandacht. 

Is een evaluatiegesprek een of twee keer per jaar dan nog wel toereikend? En kan je met jouw evaluatie- en functionerings aanpak wel goed genoeg een vinger aan de pols houden? Werk jij met een evaluatierapport?

Ongezonde levels van stress op de werkvloer

56% van Nederlandse, 67% van de Belgische, 70% van de Engelse en wel 71% van Duitse werknemers gaf tijdens het onderzoek aan veel stress te ervaren. Geen van de gevraagde Europese landen antwoord met positieve cijfers op bij de vraag ‘ervaar jij wel eens ongezond veel stress op werk’. 

Na het zien van de cijfers in het onderzoek was het mogelijk om te spreken van wat Forbes een noemt ‘werkstress-epidemie’. Werkstress is serieus en blijkt de grootste bron van stress, scoort zelfs hoger dan andere bronnen waaronder familie gerelateerde problemen en gezondheid. (1)

Bij werken komt veel stress kijken. Langere uren maken wordt met de hogere verwachtingen binnen het bedrijfsleven steeds normaler, en deze omgeving zorgt er voor dat werknemers meer en meer stress ervaren. 

Stress is the result of emotional, physical, social, economic or other factors that require a response to change. Workplace stress, then, refers to the harmful responses that can occur when the requirements of the job do not match the capabilities, resources or needs of the employee.” (2)

De meest voorkomende factoren van stress zijn teveel werk verbonden met onrealistische deadlines, weinig ondersteuning en veel veranderingen binnen de organisatie eveneens zorgen over baanzekerheid en groeimogelijkheden. Ook is een skills mismatch en een lage werkdruk stressverhogend, want wanneer werknemers hun vaardigheden niet goed genoeg kunnen benutten zal dit tegen mentaal tegen hen werken. En een weerslag hebben op de betrokkenheid en productiviteit van de werknemer. Werkstress heeft daarmee zowel een effect op de werknemer als de organisatie. (2)

Maar de factoren die werkstress veroorzaken, ‘horen’ niet bij werken en zouden dan ook geen onderdeel moeten zijn van werk. Het gaat er bij werkstress immers niet om wat wij ‘gezonde stress’ noemen. Het behalen van uitdagingen bijvoorbeeld, of het leren van een lastige vaardigheid, dit zijn namelijk uitdagende situaties die wellicht spannend zijn maar toch ook een belangrijk onderdeel zijn van werken. Een gezonde vorm van stress heeft ook een positieve uitwerking, zo kan het een medewerker motiveren haar/zijn doelen te behalen. Werkstress daarentegen hangt samen met onrealistische verwachtingen en verantwoordelijkheden van de werknemer, en heeft geen positief effect.

Wanneer 66% van de werknemers aangeeft ‘geregeld stress op werk te ervaren’ blijkt het dan werkstress een structureel en ongezond onderdeel geworden is van werk. Werkstress komt veelvuldig voor, te veel, en tast de mentale en fysieke gezondheid van werknemers aan.(3) Hoewel werkstress niet altijd onontkoombaar is, omdat er altijd deadlines zullen zijn, hoort het geen structureel onderdeel van werk te worden.

(on)Gezonde organisatiecultuur

Veel stressverhogende factoren vallen onder communicatie en betrokkenheid met de organisatie. Zijn de werknemers echt verbonden met hun teams, het management en de organisatiestructuur en cultuur? Onrealistische verwachtingen en gebrekkige communicatie of leiderschap vloeien voort uit de organisatie. Deze factoren van stress spelen zich allemaal af op de werkvloer. Wat tegelijkertijd betekent dat dit factoren zijn waar de organisatie wat aan kan veranderen.
Een gezonde organisatie is:

“[…] more than just culture or employee engagement. It’s the organization’s ability to align around a common vision, execute against that vision effectively, and renew itself through innovation and creative thinking. Put another way, health is how the ship is run, no matter who is at the helm and what waves rock the vessel.” (4)
Hoe het schip het beste gerund kan worden is zonder werkstress. Gezonde organisaties presteren veel beter dan organisaties met een ongezonde structuur en cultuur.
“The proof is strong—the top quartile of publicly traded companies in McKinsey’s Organizational Health Index (OHI) delivers roughly three times the returns to shareholders as those in the bottom quartile—so strong, indeed, that we’ve almost come to take it for granted.” (4)

Omdat werkstress voortkomt vanuit de organisatie, is het logisch om ook vanuit de organisatie te beginnen met tegengaan van stress. 56% van de werknemers vindt daarnaast dat de verantwoordelijkheid bij de organisatie ligt. Hiermee wordt het nogmaals benadrukt: de organisatie is aan zet. Want niet alleen mensen maar ook organisaties moeten aan hun gezondheid denken.

Zijn gesprekken een of twee keer per jaar genoeg om werkstress te verlagen en een gezonde organisatiecultuur te creëren?

Nee, maar als HR professionals met een toekomstvisie wist je dat al. Er is al veel geschreven over midterm evaluaties en het nut er van. Terugkerend lezen we dat een gesprek, mocht het een functionerings- of evaluatiegesprek zijn, een betere timing nodig heeft dan twee keer per jaar.

Wil een organisatie ‘gezond’ zijn, dan is het zaak om een organisatie creëren mét leercultuur. Dit betekent aandacht besteden aan ontwikkeling en vaker gesprekken voeren dan twee keer per jaar.

Een continue feedbackcultuur is niet voor niets benoemd tot HR trend in 2018, 2019 én ook weer in 2021.(6)

Werknemers vragen om ondersteuning

Het is mogelijk om met de juiste vaardigheden gezond met stress om te gaan en in veel gevallen zelfs stress te voorkomen. Uit het onderzoek zijn ook positieve cijfers gekomen. Zo blijkt dat maar liefst 71% van Europese werknemers open staat voor ontwikkeling.

Met zoveel werknemers die openstaan voor ontwikkeling, wordt er ook door 62% direct om meer hulp vanuit de organisatie gevraagd.

Hoe ondersteun je jouw medewerkers wel met een evaluatierapport?

Als HR professionals stel je dagelijks veel vragen, dit is essentieel. Want wil je als organisatie toekomstbestendig blijven of worden, dan is het cruciaal je af te vragen: is mentale gezondheid een prio binnen onze organisatie?

Wanneer mentale gezondheid een prioriteit is dan kun je:
Een mensgerichte cultuur met psychologische veiligheid creëren, die mensen sterker maakt en waarin werkstress afneemt en werknemers capaciteiten opbouwen.
Gemotiveerde talentbasis opbouwen, die productiever en beter bij de organisatie betrokken zijn. (7)

Door vragen te stellen aan jouw werknemers en veel gesprekken in te plannen houd jij een vinger aan de pols van de gezondheid van jouw organisatie. Dit is belangrijk omdat het niet alleen de werknemers zijn die je evalueert maar ook de gezondheid en het functioneren van de hele organisatie.

Tips & tricks voor evaluatiegesprekken
1. Voor het gesprek: Creëer een consistente cyclus van gesprekken
Check-ins horen consistent te zijn willen ze impact hebben. Een paar dagen van te voren een evaluatiemeeting inplannen geeft werknemers niet genoeg tijd om er over na te denken. Zijn er wekelijkse of maandelijkse touch-points? Of evaluatie- en functioneringsgesprekken per kwartaal? Het doel van de meeting moet voor iedereen ver van te voren duidelijk zijn. Ook helpt het als teamleads telkens dezelfde momenten kiezen.Zo heeft iedereen de tijd om de doelstellingen neer te zetten in een evaluatierapport, te bespreken én uit te voeren.
2. Voor het gesprek: Zorg dat er een goede voorbereiding is
Is het doel van de meeting een evaluatie, dan is dit belangrijk voor zowel de medewerkers als manager. Het gaat hier immers om het welzijn van de medewerker en haar/zijn productiviteit. Is er van beide kanten een goede voorbereiding? Dan zal dit er voor zorgen dat medewerkers zich gehoord voelen én tevens meer betrokken bij de organisatie. Planning is alles, zo zijn er genoeg lijsten voor jouw leiders om zich goed te kunnen voorbereiden (8)

3. Tijdens het gesprek: Geef jouw leiders de juiste handvatten om een goed gesprek te voeren. Timemanagement, empathie en coaching zijn allemaal essentiële Power Skills voor leiders ter ondersteuning van een werknemer.

Relevante Power Skills
Leadership template

4. Na het gesprek: opvolging en evaluatierapport
Jouw teamleads moeten net zo gebrand zijn op de opvolging als jouw medewerkers. Beide werken immers toe naar hetzelfde goal: blije en productieve teams! Track daarom besproken doelen niet een keer, maar het hele jaar door in een evaluatierapport. Zo houd je de een oog op de groei en ontwikkeling van jouw medewerker!

Evaluatie- en functioneringsgesprekken en het maken van een evaluatierapport zijn perfecte mogelijkheden voor teamleads en voor jou om te polsen hoe het gaat met werknemers. Daarom is de timing van een of twee keer per jaar te weinig. Continue feedbackmomenten zorgen er voor dat je veel vragen kan stellen, en daarmee veel kan checken: Zit iedereen op zijn plek? Voelen teams zich goed? Zijn de afdelingen productief? En als gevolg: is de organisatie gezond?

Breng structuur aan met evaluatierapport

Veel werknemers ervaren werkstress, ondanks het feit dat het geen structureel onderdeel van hun werk is. Daarom vragen evenveel werknemers om ondersteuning. Stel een evaluatierapport op en vraag je vaak genoeg af hoe het gaat met je werknemers om zo werkstress te reduceren en voor de organisatie een gezonde werkcultuur mogelijk te maken waar iedereen op zijn best kan presteren.

evaluatierapport