Zijn evaluaties van een half jaar voldoende voor uw werknemers?

De afgelopen jaren zijn er veel artikelen en blogs verschenen over prestaties en evaluaties voor sollicitatiegesprekken met werknemers, met name gericht op hun timing. Vooral op dit moment van het jaar, halverwege, zijn er op dit moment in veel organisaties vervolggesprekken gepland met evaluaties. Maar de vraag die het hele jaar door gesteld moet worden is eigenlijk: hoe gaat het met je medewerkers?

Onderzoek naar werkstress van Lepaya heeft aangetoond dat 66% van de werknemers in heel Europa een ongezonde hoeveelheid stress ervaart op de werkvloer. Dit omvat 56% van de Nederlandse werknemers en 71% van de Duitse werknemers. Deze cijfers duiden op een groot psychisch gezondheidsprobleem dat moet worden aangepakt.

Is een evaluatiegesprek slechts één of twee keer per jaar nog voldoende? En kunt u met uw huidige evaluatie- en prestatieaanpak een vinger aan de pols houden van uw medewerkers?

Ongezonde niveaus van stress op de werkplek

56% van de Nederlandse, 67% van de Belgische, 70% van de Britten en 71% van de Duitse werknemers gaven aan tijdens dat ze de enquête een ongezonde mate van werkgerelateerde stress hadden ervaren. Geen van de gevraagde Europese landen heeft positief geantwoord op de vraag 'Ervaar je wel eens een ongezonde hoeveelheid stress op het werk? '.

Na het zien van de cijfers in de enquête was het gemakkelijk om de omvang vast te stellen van wat Forbes de 'werkstressepidemie' noemt. Werkgerelateerde stress neemt toe en lijkt de grootste bron van stress te zijn, omdat het hoger scoort dan andere bronnen, zoals familiegerelateerde problemen en gezondheid. (1). De negatieve effecten van meer stress op het werk dan op de gezondheid kunnen zeker negatieve gevolgen hebben voor uw lichamelijke en geestelijke gezondheid.

Er is veel stress op het werk. Langer werken komt steeds vaker voor, met hogere verwachtingen van de zakenwereld van vandaag, en deze omgeving zorgt ervoor dat werknemers steeds meer stress ervaren.

„Stress is het resultaat van emotionele, fysieke, sociale, economische of andere factoren die een reactie op veranderingen vereisen. Stress op het werk verwijst dus naar de schadelijke reacties die kunnen optreden wanneer de vereisten van de functie niet aansluiten bij de capaciteiten, middelen of behoeften van de werknemer.” (2)

De meest voorkomende stressfactoren zijn te vaak werkgerelateerde problemen met onrealistische deadlines, weinig ondersteuning en veelvuldige veranderingen binnen de organisatie, evenals zorgen over werkzekerheid en groeimogelijkheden. Een discrepantie tussen vaardigheden en een lage werkdruk kunnen ook leiden tot meer stress, want als werknemers hun beste vaardigheden niet kunnen gebruiken, werkt dat vaak mentaal tegen hen in. En hebben invloed op de betrokkenheid en productiviteit van werknemers. Werkstress heeft dus een effect op zowel de werknemer als de organisatie. (2)

Maar de factoren die werkstress veroorzaken, zijn niet essentieel voor het werk en mogen niet worden genormaliseerd en tot een onderdeel van het werk worden gemaakt. Werkstress is immers niet wat we 'gezonde stress' noemen. Bijvoorbeeld uitdagingen aangaan of een moeilijke vaardigheid leren, dit zijn uitdagende situaties die stressvol kunnen zijn, maar ook spannend kunnen zijn en een belangrijk onderdeel van het werk zijn. Een gezonde vorm van stress heeft ook een positief effect, het kan een werknemer motiveren om haar/zijn doelen te bereiken. Werkstress wordt daarentegen geassocieerd met onrealistische verwachtingen en verantwoordelijkheden van werknemers en heeft geen gunstig effect.

Aangezien 66% van de werknemers 'regelmatig stress te ervaren op het werk' aangaf, bewijst dit dat werkstress een structureel en ongezond onderdeel van het werk is geworden. Werkstress komt maar al te vaak voor en heeft gevolgen voor de geestelijke en lichamelijke gezondheid van werknemers. (3) Hoewel werkstress niet altijd onvermijdelijk is, omdat er altijd deadlines zijn, mag het geen structureel onderdeel van het werk worden.

(on) Gezonde organisatiecultuur

Veel stressveroorzakende factoren vallen onder communicatie en betrokkenheid bij de organisatie. Zijn de medewerkers echt verbonden met hun teams, management en organisatiestructuur en -cultuur? Onrealistische verwachtingen en slechte communicatie of leiderschap komen voort uit de organisatie zelf. Omdat deze stressfactoren allemaal op de werkvloer voorkomen, betekent dit dat deze factoren zijn die de organisatie kan veranderen.

Een gezonde organisatie is:

„[...] meer dan alleen cultuur of betrokkenheid van medewerkers. Het is het vermogen van de organisatie om op één lijn te komen met een gemeenschappelijke visie, die visie effectief uit te voeren en zichzelf te vernieuwen door middel van innovatie en creatief denken. Anders gezegd, gezondheid is de manier waarop het schip wordt bestuurd, ongeacht wie er aan het roer staat en welke golven het schip doen schommelen.” (4)

De beste manier om het schip te besturen is zonder onnodige stress. Gezonde organisaties presteren veel beter dan organisaties met een ongezonde structuur en cultuur.

„Het bewijs is sterk: het belangrijkste kwartiel van beursgenoteerde bedrijven in McKinsey's Gezondheidsindex voor organisaties (OHI) levert ongeveer drie keer zoveel rendement op voor aandeelhouders als die in het onderste kwartiel — zo sterk zelfs dat we het bijna als vanzelfsprekend gaan beschouwen.” (4)

Omdat werkstress van binnenuit de organisatie komt, is het logisch om stress van binnenuit tegen te gaan. 56% van de werknemers is van mening dat de verantwoordelijkheid bij de organisatie ligt. Dit benadrukt eens te meer dat het de beurt is aan de organisatie om verantwoordelijkheid te nemen. Niet alleen moeten werknemers nadenken over hun gezondheid, organisaties moeten ook aandacht besteden aan die van hen.

Zijn evaluaties voor werknemers één of twee keer per jaar voldoende om werkstress te verminderen en een gezonde organisatiecultuur te creëren?

Nee, maar als HR-professionals met een visie voor de toekomst wist je dat al. Er is veel geschreven over evaluaties halverwege het jaar en het nut ervan. We lezen vaak dat een interview, of het nu een functionerings- of evaluatiegesprek, vaker dan twee keer per jaar nodig heeft.

Als een organisatie 'gezond' wil zijn, is het belangrijk om een organisatie te creëren met een leercultuur. Dit betekent aandacht besteden aan ontwikkeling en vaker dan twee keer per jaar gesprekken voeren.

Niet voor niets zijn een continue feedbackcultuur en evaluaties voor werknemers die zijn benoemd tot HR-trend in 2018, 2019 en opnieuw in 2021. (6)

Vragen van medewerkers over ondersteuning

Met de juiste vaardigheden is het mogelijk om op een gezonde manier met stress om te gaan en in veel gevallen zelfs om stress te voorkomen. Uit de enquête zijn ook positieve resultaten naar voren gekomen. Zo blijkt dat maar liefst 71% van de Europese werknemers openstaat voor persoonlijke ontwikkeling.

Met zoveel werknemers die openstaan voor ontwikkeling, vraagt 62% ook rechtstreeks om meer hulp van hun organisatie.

Met de juiste vaardigheden is het mogelijk om op een gezonde manier met stress om te gaan en in veel gevallen zelfs om stress te voorkomen

Als HR-professionals je elke dag veel vragen stellen, is dit essentieel. Want als je als organisatie toekomstbestendig wilt blijven of worden, is het cruciaal om jezelf de vraag te stellen: is mentale gezondheid een prioriteit binnen onze organisatie?

Wanneer geestelijke gezondheid een prioriteit is, kunt u:

1. Creëer een mensgerichte cultuur met psychologische veiligheid, die mensen sterker maakt, werkstress vermindert en de capaciteiten van werknemers vergroot.
2. Bouw een gemotiveerde en getalenteerde pool van werknemers op die productiever zijn en zich inzetten voor de organisatie.
   Door uw medewerkers vragen te stellen en veel evaluaties voor werknemers in te plannen, houdt u een vinger aan de pols van de gezondheid van uw organisatie. Dit is belangrijk omdat je niet alleen de medewerkers evalueert, maar ook de gezondheid en het functioneren van de hele organisatie.

Tips en trucs voor evaluaties voor werknemers

Voor het interview: Creëer een consistente cyclus van gesprekken
Check-ins moeten consistent zijn als ze een impact willen hebben. Het plannen van een evaluatiegesprek enkele dagen van tevoren geeft medewerkers niet genoeg tijd om erover na te denken. Zijn er wekelijkse of maandelijkse contactpunten? Of driemaandelijkse evaluatie- en functioneringsgesprekken? Het doel van de bijeenkomst moet voor iedereen ruim van tevoren duidelijk zijn. Het helpt ook als teamleiders altijd dezelfde momenten kiezen. Zo heeft iedereen tijd om de doelstellingen vast te stellen, te bespreken en uit te voeren.

Voor het interview: Zorg voor een goede voorbereiding
Als het doel van de bijeenkomst een evaluatie is, is dit belangrijk voor zowel de medewerkers als de manager. Het gaat immers om het welzijn van de werknemer en zijn productiviteit. Is er aan beide kanten een goede voorbereiding? Dit zorgt ervoor dat medewerkers zich gehoord en meer betrokken voelen bij de organisatie. Planning is alles, dus zorg ervoor dat je leiders ondersteunt om zich goed voor te bereiden op het interview (8)

Tijdens het gesprek: Geef je leiders de juiste tools om een goed gesprek te voeren. Timemanagement, empathie en coaching zijn allemaal essentiële Power Skills voor leiders om een werknemer te ondersteunen.

De leiders van uw team moeten net zo toegewijd zijn aan succes als uw medewerkers. Beide werken immers aan hetzelfde doel: gelukkige en productieve teams! Volg daarom de besproken doelen niet één keer, maar gedurende het hele jaar. Zo hou je de groei en ontwikkeling van je medewerker in de gaten!

Evaluatie- en functioneringsgesprekken zijn perfecte kansen voor jou en je teamleiders om te controleren hoe het met de medewerkers gaat. Daarom is één of twee keer per jaar te weinig. Doorlopende feedbackmomenten zorgen ervoor dat je veel vragen kunt stellen, en daarmee kun je veel checken: zit iedereen op de juiste plek? Voelen de teams zich goed? Zijn de afdelingen productief? En als resultaat: is de organisatie gezond?

Veel werknemers ervaren werkstress, ondanks het feit dat dit geen structureel onderdeel is van hun werk. Vraag daarom niet zoveel werknemers om ondersteuning. Stel jezelf vaak genoeg de vraag hoe het met je medewerkers gaat om werkstress te verminderen en een gezonde werkcultuur voor de organisatie mogelijk te maken waarin iedereen op zijn best kan presteren.

‍