LEIDERSCHAP EN MANAGEMENT

Speeddaten: Hoe u uw vergadering kunt opfleuren

Hand op het hart: Soms denk je dat de vergadering die je net bijwoonde tijdverspilling was, nietwaar? Als dat zo is, ben je niet de enige. Mensen in kantoren over de hele wereld hebben meer vergaderingen dan ooit tevoren. Managers besteden ongeveer 40-50% van hun tijd aan vergaderingen en werknemers zijn bijna 30%. Het is dus niet verwonderlijk dat we te vaak, te lang en met te weinig output vergaderen.

Dus hoe kun je voorkomen dat een vergadering uitmondt in een rondje geklets of een excuus wordt om te pronken, in plaats van het team vooruit te helpen? En hoe kun je mensen uit hun gebruikelijke manier van denken halen door de vergadering op te frissen? Hier zijn onze gebruiksklare tips.

Hoe u uw vergadering kunt opfleuren

1. Als u niet wilt dat de vergadering veel tijd of moeite kost, neem dan gewoon de stoelen weg. Permanente vergaderingen duren gemiddeld een derde korter en leveren betere resultaten op. Iedereen is betrokken, niemand kan zich verschuilen achter een laptop of rondjes krabbelen in een notitieboek, en dat is een groot pluspunt.
2. Nog een simpele truc: draai de volgorde van de agenda om en begin met het laatste punt. Mensen zullen meteen meer oplettend zijn.
3. Begin met een ijsbreker. Dit vult de lucht met energie en heeft een grote invloed op de rest van de bijeenkomst. Hoe zit het met speeddaten? Je kent het concept waarschijnlijk wel, maar je vraagt je misschien af hoe het werkt in het bedrijfsleven. Bij speeddaten draait het allemaal om het uitwisselen van ideeën met zoveel mogelijk verschillende mensen in korte tijd. Dit maakt het perfect als je een langere vergadering voorbereidt voor een team dat elkaar maar af en toe ziet of misschien voor het eerst vergadert.

Speeddaten

1. Verdeel de deelnemers in groepen. Laat elke groep aan een tafel zitten (het midden van de kamer blijft vrij, tafels en stoelen staan dicht bij de muren, met papier en kleurpotloden op tafel).
2. Vraag de deelnemers om een mindmap over zichzelf te maken (Wie ben ik?). Geef ze drie minuten om het te tekenen met kleuren, afbeeldingen en gedrukte woorden. Je bent verantwoordelijk voor het bijhouden van de tijd.
3. Daarna presenteert elke deelnemer zijn (complete) mindmap aan de collega die naast hem zit. Hij heeft één minuut om dit te doen, daarna is zijn collega aan de beurt.
4. Vraag nu iedereen om op te staan en door de kamer te lopen. Geef ze na je stopsignaal opdracht om een nieuw paar te vormen met de persoon die naast hen staat. Vervolgens hebben ze 30 seconden om de mindmap aan elkaar uit te leggen.
5. Laatste ronde: Zelfde procedure als hierboven. Je laatste instructie is om de mindmap elk in drie minuten te presenteren.

U kunt speeddaten ook gebruiken met andere onderwerpen die rechtstreeks verband houden met het doel van uw bijeenkomst. Pas gewoon de eerste vraag aan zoals u dat wilt (hoe kunnen we onze verkoopeffectiviteit verbeteren, hoe moet onze afdeling er over een jaar uitzien, enz.)

Hoe je deelnemers aan het lijntje houdt

Lange presentaties doden snel de concentratie en productiviteit van mensen. Dus als je bang bent dat ze wegknikken, betrek ze dan bij je presentatie. Zo blijven ze gefocust en worden belangrijke ideeën belicht.

Dobbelspel

1. Laat een flipover zien met zes vragen (als je een grote groep hebt, hang dan ook posters aan de muur). Leg uit dat een deelnemer de dobbelstenen gooit en de vraag beantwoordt die overeenkomt met het nummer op de dobbelstenen. Als nummer 1 wordt gegooid, wordt vraag één beantwoord.
2. Het spel begint nadat je ongeveer 10 — 15 minuten hebt gepresenteerd. Eén deelnemer gooit de dobbelstenen en beantwoordt de vraag. Voeg geen opmerkingen toe en maak het zo nodig kort. Voer deze activiteit snel uit!
3. De deelnemer geeft de dobbelstenen vervolgens door aan iemand anders die de dobbelstenen opnieuw gooit en de bijbehorende vraag beantwoordt.

Onze tip is maximaal 4-6 rollen per micro-onderbreking. De vragen moeten altijd betrekking hebben op de laatste 10-15 minuten van uw presentatie.

De productiviteit van een vergadering hangt ook af van hoe comfortabel mensen met elkaar omgaan. Als ze zich op hun gemak voelen, zullen ze meer openstaan voor het delen van ideeën en het aangaan van een echte dialoog. IJsbrekers en andere snelle, energieke groepsactiviteiten zorgen voor een positieve sfeer.

‍