LEADERSHIP AND MANAGEMENT

Speed dating : Comment pimenter votre réunion

La main sur le cœur : vous pensez parfois que la réunion à laquelle vous venez d'assister était une perte de temps, n'est-ce pas ? Si c'est le cas, tu n'es pas seul. Les employés des bureaux du monde entier tiennent plus de réunions que jamais auparavant. Les managers passent environ 40 à 50 % de leur temps en réunion et les employés y consacrent près de 30 %. Il n'est donc pas surprenant d'apprendre que nous tenons des réunions trop fréquemment, trop longtemps et avec trop peu de résultats.

Alors, comment éviter qu'une réunion ne se transforme en une série de divagations ou ne devienne une excuse pour se mettre en valeur, au lieu de faire avancer l'équipe ? Et comment pouvez-vous amener les gens à sortir de leur mode de pensée habituel en rafraîchissant la réunion ? Voici nos conseils prêts à l'emploi.

Comment pimenter votre réunion

1. Si vous ne voulez pas que la réunion demande beaucoup de temps ou d'efforts, retirez simplement les chaises longues. Les réunions permanentes sont en moyenne un tiers plus courtes et donnent de meilleurs résultats. Tout le monde est impliqué, personne ne peut se cacher derrière un ordinateur portable ou griffonner des cercles dans un carnet, et c'est un avantage considérable.
2. Autre astuce simple : inversez l'ordre du jour et commencez par le dernier point. Les gens seront immédiatement plus attentifs.
3. Commencez par un brise-glace. Cela remplit l'air d'énergie et a une grande influence sur le reste de la réunion. Qu'en est-il du speed dating ? Vous connaissez probablement le concept, mais vous demandez peut-être comment il fonctionne en entreprise. Le speed dating consiste à échanger des idées avec autant de personnes différentes que possible en peu de temps. C'est la solution idéale si vous préparez une réunion plus longue pour une équipe qui ne se voit que de temps en temps ou qui se réunit peut-être pour la première fois.

Speed dating

1. Répartissez les participants en groupes. Demandez à chaque groupe de s'asseoir à une table (le centre de la pièce reste libre, les tables et les chaises sont près des murs, avec du papier et des crayons de couleur sur la table).
2. Demandez aux participants de créer une carte mentale les concernant (Qui suis-je ?). Donnez-leur trois minutes pour le dessiner à l'aide de couleurs, d'images et de mots imprimés. You are charged to follow the time.
3. Ensuite, chaque participant présente sa carte mentale (complète) au collègue assis à côté de lui. Il a une minute pour le faire, puis c'est au tour de son collègue.
4. Maintenant, demandez à tout le monde de se lever et de faire le tour de la pièce. Après votre signal d'arrêt, demandez-leur de former une nouvelle paire avec la personne debout à côté d'eux. Ils ont ensuite 30 secondes pour s'expliquer la carte mentale.
5. Last tour : same procedure that above. Votre dernière instruction sera de présenter la carte mentale en trois minutes chacune.

Vous pouvez également utiliser le speed dating avec d'autres sujets directement liés à l'objectif de votre réunion. Adaptez simplement la question initiale comme vous le souhaitez (Comment pouvons-nous améliorer notre efficacité commerciale, à quoi devrait ressembler notre département dans un an, etc.)

Comment maintenir les participants en ligne

Les longues présentations nuisent rapidement à la concentration et à la productivité des personnes. Donc, si vous craignez qu'ils hochent la tête, impliquez-les dans votre présentation. De cette façon, ils restent concentrés et les idées importantes seront mises en avant.

Jeu de dés

1. Montrez un tableau à feuilles avec six questions (si vous êtes nombreux, accrochez également des affiches au mur). Expliquez qu'un participant lancera les dés et répondra à la question correspondant au numéro inscrit sur les dés. Si le numéro 1 est obtenu, il sera répondu à la première question.
2. Le jeu commence après 10 à 15 minutes de présentation. Un participant lance les dés et répond à la question. N'ajoutez aucun commentaire et, s'il le faut, soyez bref. Réalisez cette activité rapidement !
3. Le participant passe ensuite les dés à quelqu'un d'autre qui les lance à nouveau et répond à la question correspondante.

Notre conseil serait de 4 à 6 rouleaux maximum par micro-interruption. Les questions doivent toujours porter sur les 10 à 15 dernières minutes de votre présentation.

La productivité d'une réunion dépend également du niveau de confort des participants les uns avec les autres. S'ils se sentent à l'aise, ils seront plus disposés à partager des idées et à engager un véritable dialogue. Les brise-glaces et autres activités de groupe rapides et énergisantes vous aident à créer une atmosphère positive.

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