LEIDERSCHAP EN MANAGEMENT

Speedvergadering 101: Hoe u speeddating-technieken gebruikt om zakelijke bijeenkomsten wat spannender te maken

Hoe verbetert u de efficiëntie van uw vergaderingen? Leer hoe je ze nog spannender kunt maken met tips en trucs voor speedmeetings 101.

Hand op het hart: Soms denk je dat de vergadering die je net bijwoonde tijdverspilling was, nietwaar?

Als dat zo is, ben je niet de enige.

Mensen in kantoren over de hele wereld hebben meer vergaderingen dan ooit tevoren.

‍

Volgens onderzoek van Microsoft besteedt de gemiddelde werknemer 57% van hun tijd communiceren (tijdens vergaderingen, e-mail en chat) en slechts 43% was gericht op creëren (in documenten, spreadsheets en presentaties).

Gezien het belang van het creëren van hoogwaardige inhoud op het gebied van leren en ontwikkeling (L&D), is minder tijd voor creatie een groot nadeel voor de toekomstige paraatheid van organisaties.

Dus hoe kunnen personeelsleiders voorkomen dat een vergadering uitmondt in een rondje geklets of een excuus wordt om te pronken, in plaats van je team vooruit te helpen?

En hoe kun je mensen uit hun gebruikelijke manier van denken halen door de vergadering op te frissen?

Ons voorstel is enigszins onconventioneel, maar levert tastbare resultaten op: uw vergaderingen spannender maken. Lees verder voor onze kant-en-klare tips voor speedmeetings.

Wat is speeddaten voor bedrijven?

Bron

Bij speeddaten ontmoeten veel mensen elkaar in korte tijd om een potentiële partner te vinden.

Maar haal de romantiek weg en je krijgt een zeer effectieve techniek om contact maken met anderen.

In het bedrijfsleven is speedmeeting een waardevol hulpmiddel om te voldoen aan een groot aantal van je collega's in het kortste tijd.

Speedmeeting:

• Biedt een ijsbreker om in contact te komen met collega's
• Maakt introducties eenvoudiger
• Maakt spanning en ongemak los

Zakelijke speedmeetings worden gebruikt sinds bedrijven zich realiseerden dat langdurige introducties over het algemeen de grootste boosdoeners zijn.

Maar met de opkomst van werken op afstand, het enorme aantal bijeenkomsten heeft deze tactiek nog noodzakelijker gemaakt.

Snelle vergaderingen helpen stroomlijn de opleidingsactiviteiten van uw organisatie, terwijl we nog steeds de belangrijke contactpunten cultiveren die mensen met elkaar hebben.

Gestroomlijnd, schaalbaar en eenvoudig — dat is wat elke HR-leider wil, toch?

Dus hoe maak je je vergadering spannender?

Speed meeting 101: Maak het nog spannender met deze 3 stappen!

Bij Lepaya geloven we in de kracht van opzettelijk en meeslepend leren erdoorheen Krachtvaardigheden. Dit betekent dat onze programma's erop gericht zijn om u praktijkscenario's zodat je uitgerust bent met de tools en mentaliteit om deze scenario's in het echte leven uit te voeren.

Daarom willen we u niet vertellen hoe u speedmeetings 101 kunt houden, maar laat het je zien.

Stel je voor dat je een ruimte aan het inrichten bent voor een speedmeeting.

Hier zijn drie stappen die je kunt gebruiken om het ijs te breken tot het vasthouden van de aandacht van je team.

1. Speed meeting ijsbreker

Bron

Als u niet wilt dat de vergadering veel tijd of moeite kost, neem dan gewoon de stoelen weg.

Permanente bijeenkomsten zijn gemiddeld 34% korter en betere resultaten opleveren. Iedereen is betrokken, niemand kan zich verschuilen achter een laptop of rondjes krabbelen in een notitieboekje.

Dat is een makkelijke overwinning.

Nog een simpele truc: De volgorde van de agenda omkeren en begin met het laatste agendapunt. Mensen zullen meteen meer zijn aandachtig.

Speedmeeting-ijsbrekers zijn ook een geweldige manier om, nou ja, het ijs te breken en meteen wat warmte te creëren tussen jou en de deelnemers. Dit zal de sfeer met wat energie vullen en, indien goed uitgevoerd, een grote invloed hebben op de rest van de vergadering.

2. Speeddaten voor bedrijven

Bron

Net als speeddaten, is het gebruik van deze techniek voor bedrijven perfect als u een langere vergadering voorbereidt voor een team dat elkaar slechts af en toe ziet of misschien voor het eerst persoonlijk ontmoet.

1. Verdeel de deelnemers in groepen. Laat elke groep aan een tafel zitten (het midden van de kamer blijft vrij, tafels en stoelen staan dicht bij de muren, met papier en kleurpotloden op tafel).
2. Vraag de deelnemers om een mindmap over zichzelf te maken (Wie ben ik?). Geef ze drie minuten om hun mindmap te tekenen met kleuren, afbeeldingen en gedrukte woorden. Je bent verantwoordelijk voor het bijhouden van de tijd.
3. Daarna presenteert elke deelnemer zijn (complete) mindmap aan de collega die naast hem zit. Hij heeft één minuut om dit te doen, daarna is zijn collega aan de beurt.
4. Vraag nu iedereen om op te staan en door de kamer te lopen. Geef ze na je stopsignaal opdracht om een nieuw paar te vormen met de persoon die naast hen staat. Vervolgens hebben ze 30 seconden om de mindmap aan elkaar uit te leggen.
5. Laatste ronde: Zelfde procedure als hierboven. Je laatste instructie is om de mindmap elk in drie minuten te presenteren.

U kunt ook speeddaten gebruiken met onderwerpen die rechtstreeks verband houden met het doel van uw bijeenkomst. Pas de beginvraag gewoon aan zoals je wilt.

Enkele voorbeeldvragen voor leiders

• Hoe kunnen we de effectiviteit van onze trainingsprogramma's verbeteren?
• Welke KPI's en statistieken moeten we meten voor succes?
• Hoe moet onze afdeling er over een jaar uitzien?

3. Houd je deelnemers betrokken

Lange presentaties doden snel de concentratie en productiviteit van mensen. Dus als je bang bent dat ze wegknikken, betrek ze bij je presentatie. Zo blijven ze gefocust en worden belangrijke ideeën belicht.

Hier is een leuke manier waarop we dit graag doen:

Dobbelspel

Laat een flipover zien met zes vragen (als je een grote groep hebt, hang dan ook posters aan de muur). Leg uit dat een deelnemer de dobbelstenen gooit en de vraag beantwoordt die overeenkomt met het nummer op de dobbelstenen. Als nummer één wordt gegooid, wordt vraag één beantwoord.

1. Het spel begint nadat je ongeveer 10-15 minuten hebt gepresenteerd. Eén deelnemer gooit de dobbelstenen en beantwoordt de vraag. Voeg geen opmerkingen toe en maak het zo nodig kort. Voer deze activiteit snel uit!
2. De deelnemer geeft de dobbelstenen vervolgens door aan iemand anders die de dobbelstenen opnieuw gooit en de bijbehorende vraag beantwoordt.

Onze tip is maximaal 4-6 rollen per micro-onderbreking. De vragen moeten altijd betrekking hebben op de laatste 10-15 minuten van uw presentatie.

De productiviteit van een vergadering hangt ook af van hoe comfortabel mensen met elkaar omgaan. Als ze zich op hun gemak voelen, zullen ze meer openstaan voor het delen van ideeën en het aangaan van een echte dialoog.

IJsbrekers en andere snelle, energieke groepsactiviteiten helpen je om een positieve sfeer.

Inpakken!

Voor velen is speeddaten voor vergaderingen een supereffectieve techniek om je leeftijdsgenoten in korte tijd te leren kennen. Efficiëntie is het gouden woord.

En met hybride werk Om te blijven moeten L&D-managers manieren vinden om processen op de meest menselijke manier te optimaliseren.

Speedmeetings zijn een manier om dit te doen.

‍

Neem voor meer manieren contact op met Krauthammer. Het is onze missie om jou en je manier van denken te trainen om efficiënt, succesvol en vooral menselijk te zijn.

‍