10 geheimen om goed te doen met vragen om te gaan

Dit artikel is oorspronkelijk geschreven en gepubliceerd door Speak First

Je hebt het onderzoek gedaan, de slides voorbereid en je presentatie gerepeteerd. Je hebt alles onder controle. Nou ja, bijna alles. Een vraag-en-antwoordsessie kan een ontmoedigende ervaring zijn, omdat je geen idee hebt wat mensen zullen vragen, of ze zelfs maar iets zullen vragen. Door deze tien eenvoudige stappen te volgen, kunt u erop vertrouwen dat u de situatie gemakkelijk kunt aanpakken.

1. Zeg wanneer je vragen gaat beantwoorden

Begin met het opstellen van je basisregels. Ga je de hele tijd vragen beantwoorden, of wil je dat je publiek tot het einde vragen blijft stellen? Als je ervoor zorgt dat je publiek dit meteen weet, dan kunnen ze gelukkiger en minder ongemakkelijk zijn als ze moeten raden wat je accepteert, en kun je het gemakkelijker hebben zonder gestoord te worden op een vervelend moment.

Soms heb je echter geen keuze. Als senior manager of een klant beantwoord je halverwege de flow — zelfs als je aan het einde om vragen hebt gesteld — ze dan ter plekke.

2. Luister goed naar de vraag

Zorg ervoor dat je luistert en de vraag begrijpt. Als je het de eerste keer niet goed hebt gehoord, vraag ze dan om het iets moeilijker te herhalen. Als je niet duidelijk weet wat ze betekenen, controleer dan eerst voordat je antwoordt. Zorg er in deze situatie voor dat u hen niet in verlegenheid brengt door uw verzoek om duidelijkheid te doen alsof u het niet hebt begrepen, in plaats van dat ze op een onsamenhangend of onduidelijke manier hebben gecommuniceerd. Het kan vaak een goed idee zijn om de vraag te herhalen, zodat de vraagsteller je kan corrigeren als je het verkeerd hebt gehoord of verkeerd hebt begrepen, en als je een behoorlijk groot publiek hebt, zorgt het ervoor dat mensen achterin weten wat er is gesteld. Het is ook een leuke truc om je een paar seconden extra te geven om over je antwoord na te denken.

3. Beantwoord de vraag die werd gesteld

Als je een moeilijke vraag krijgt, kan het erg verleidelijk zijn om iets soortgelijks te beantwoorden, waarvan je zou willen dat ze het in plaats daarvan hadden gesteld. Zelfs als u het antwoord niet weet (daarover later meer), moet u direct reageren op de vraag. Mensen zijn slank en zullen het merken als je de vraag vermijdt.

4. Verdeel meerdere vragen

Iemand staat op om een vraag te stellen en begint met: 'OK, dus mijn vraag bestaat uit drie delen... 'Wat doet hij? In plaats van vast te lopen bij het beantwoorden van elk van hun individuele punten, luister goed naar hun vragen en zoek uit wat het centrale thema van hun vraag is, en beantwoord die.

Met een zin als 'Je hebt daar verschillende dingen gevraagd, ik ga beginnen met je punt over logistiek', kun je de vragen opsplitsen in hun eigen punten en ze beter beheersbaar maken. Dit maakt het ook makkelijker voor je publiek om je antwoorden bij te houden. Als je tijd hebt, kun je later terugkomen op hun andere vragen.

5. Blijf kalm en pauzeer

Als je eenmaal naar de vraag hebt geluisterd, kun je een paar seconden de tijd nemen om je gedachten te ordenen voordat je antwoord geeft. Je moet er niet langer dan vijf seconden over doen (anders begin je in een lastig stiltegebied terecht te komen), maar dit is voldoende tijd om even diep adem te halen, kalm te blijven en dan vol vertrouwen te beginnen praten.

6. Houd het kaartje

Je beantwoordt vragen en geeft geen hele tweede presentatie. Houd je antwoorden scherp en bondig. Blijf niet te lang hangen, vooral als er veel meer mensen wachten om hun eigen vraag te stellen. Je wilt niet zonder tijd komen te zitten nadat je alleen de eerste vraag hebt beantwoord, toen tien andere mensen ook hun handen omhoog hadden.

7. Wat als je het antwoord niet weet?

Dit is waarschijnlijk de grootste angst van de meeste mensen om vragen te beantwoorden na een presentatie — wat als iemand een vraag stelt waar je geen antwoord op weet? Nou, je hebt eigenlijk een paar verschillende opties.

Je zou gewoon kunnen zeggen „Ik weet het niet”. U kunt aanbieden om het op te zoeken en contact met hen op te nemen, of gewoon toegeven dat u het niet weet en verder gaan. Het is geen schande om niet alles te weten, en je moet het absoluut nooit raden. Je kunt hier echter maar één keer mee wegkomen. Nog meer dan dat en je begint onvoorbereid over te komen.

Je tweede keuze is als je weet dat iemand anders in de kamer de informatie heeft, dan kun je diegene uitnodigen om de vraag te beantwoorden. Of wijs de vraagsteller in de richting van waar ze een antwoord kunnen vinden, zoals een bepaald rapport of een bepaalde website. Neem echter van tevoren contact op met de persoon, want ze kunnen zich ongemakkelijk voelen als ze ter plaatse worden gezet.

En je derde optie is om te proberen te antwoorden, maar met het duidelijke voorbehoud: 'Ik weet het niet 100% zeker'. Dit is niet hetzelfde als zeggen dat je het niet weet, omdat je dan nog steeds een antwoord kunt geven, of misschien slechts een deel van een antwoord, maar het laat je publiek weten dat je niet hetzelfde vertrouwen hebt in wat je zegt als in de rest van je goed onderzochte presentatie. Dit is een geweldige optie als je al 'ik weet het niet' hebt gezegd en er niemand anders aanwezig is die de kennis over het onderwerp zou hebben.

8. Oogcontact houden

Geef de persoon die de vraag uw volledige aandacht heeft gesteld terwijl hij of zij aan het woord is en vervolgens gedurende de eerste paar seconden van uw antwoord. Dit laat zien dat je actief luistert naar wat ze vragen en dat je antwoord specifiek op hen gericht is. Terwijl u aan het woord bent, kunt u uw aandacht verruimen en met de hele kamer praten, maar als u klaar bent met uw antwoord, moet u terugkeren naar de persoon die het heeft gevraagd om te controleren of ze tevreden zijn met uw antwoord.

9. Wat als niemand een vraag stelt?

Vermijd de verleiding om willekeurig de stilte op te vullen. Wacht even, sommige mensen zijn zenuwachtig om als eerste te spreken en zullen terughoudend zijn of aarzelen. Als je eenmaal genoeg tijd hebt gegeven om er zeker van te zijn dat niemand iets wil vragen, kun je jezelf een vraag stellen door iets te zeggen als: 'Een vraag die mij wordt vaak gesteld is... '

10. Laat ze achter met je belangrijkste boodschap

Houd uw vraag-en-antwoordsessie vóór uw slotopmerkingen. Nadat u de laatste vraag hebt beantwoord, vat u uw belangrijkste boodschap samen en roept u op tot actie. Zo heb je het laatste woord en heb je volledige controle over het laatste waar je publiek aan denkt.

Bij Lepaya helpen wij organisaties toptalent te behouden door een cultuur van continu leren te creëren. We bouwen sterkere teams en inspireren toekomstige leiders door innovatieve leerervaringen aan te bieden via onze Power Skills-training.

VERTEL ME MEER