10 secrets pour bien gérer les questions

Cet article a été initialement écrit et publié par Speak First

Vous avez effectué les recherches, préparé les diapositives et répété votre présentation. Tu as le contrôle de tout. Enfin, presque tout. Une séance de questions-réponses peut être une expérience intimidante car vous ne savez pas ce que les gens vont demander, ni même s'ils vont demander quoi que ce soit. En suivant ces dix étapes simples, vous pouvez avoir la confiance nécessaire pour gérer la situation facilement.

1. Dites quand vous allez répondre aux questions

Commencez par définir vos règles de base. Allez-vous répondre à des questions tout au long du processus ou souhaitez-vous que votre public pose des questions jusqu'à la fin ? Si vous assurez que votre public le sache dès le début, il sera plus heureux et moins gêné de devoir deviner ce que vous allez accepter, et vous pouvez avoir plus de facilité sans être interrompu à un moment agaçant.

Cependant, il se peut que vous n'ayez pas le choix. Si un cadre supérieur ou un client vous interrompt à mi-parcours, même si vous avez posé des questions à la fin, répondez-y immédiatement.

2. Écoutez attentivement la question

Assurez-vous d'écouter et de comprendre la question. Si vous ne l'avez pas bien entendu la première fois, demandez-leur de le répéter un peu plus fort. Si vous ne comprenez pas leur signification, vérifiez d'abord avant de répondre. Dans cette situation, veillez à ne pas les mettre dans l'embarras en présentant votre demande de clarté comme si vous n'aviez pas compris, plutôt que comme s'ils avaient communiqué de manière incohérente ou peu claire. Il peut souvent être judicieux de répéter la question. Cela permet à l'auteur de la question de vous corriger si vous avez mal entendu ou mal compris, et si vous avez un public assez large, de s'assurer que les personnes à l'arrière savent ce qui a été demandé. C'est aussi une bonne astuce pour vous donner quelques secondes supplémentaires pour réfléchir à votre réponse.

3. Répondez à la question qui a été posée

Si vous recevez une question difficile, il peut être très tentant de répondre à quelque chose de similaire à ce que vous auriez aimé qu'ils posent à la place. Même si vous ne connaissez pas la réponse (nous y reviendrons plus tard), vous devez répondre directement à ce qui a été demandé. Les gens sont intelligents et remarqueront si vous évitez la question.

4. Divisez plusieurs questions

Quelqu'un se lève pour poser une question et commencer par : « Ok, donc ma question est divisée en trois sections... » Que faites-vous ? Plutôt que de vous retrouver coincé à répondre à chacun de leurs points individuels, écoutez attentivement leurs questions, déterminez quel est le thème central de leur question, puis répondez-y.

L'utilisation d'une phrase telle que « Vous avez posé plusieurs questions, je vais commencer par votre point de vue sur la logistique » vous permet de diviser les questions en points spécifiques et de les rendre plus faciles à gérer. Cela permet également à votre public de suivre plus facilement vos réponses. Si vous avez le temps, vous pourrez revenir à leurs autres questions plus tard.

5. Restez calme et faites une pause

Une fois que vous avez écouté la question, vous pouvez prendre quelques secondes pour recueillir vos idées avant de répondre. Vous ne devriez pas prendre plus de cinq secondes (sinon vous commencerez à vous retrouver dans un silence gênant), mais c'est amplement le temps de respirer, de rester calme et de commencer à parler avec assurance.

6. Bref de série

Vous répondez à des questions, et aucune deuxième présentation n'est complète. Veillez à ce que vos réponses soient ciblées et précises. Évitez de vous laisser berner, surtout s'il y a beaucoup plus de personnes qui attendent pour poser leur propre question. Vous ne voulez pas manquer de temps après avoir seulement répondu à la première question, alors que dix autres personnes avaient également la main en l'air.

7. Et si tu ne connais pas la réponse ?

C'est probablement la plus grande crainte de la plupart des gens lorsqu'ils répondent à des questions après une présentation. Et si quelqu'un pose une question à laquelle vous ne connaissez pas la réponse ? Eh bien, vous avez en fait quelques options différentes.

Tu pourrais simplement dire « je ne sais pas ». Vous pouvez leur proposer de faire des recherches et d'y répondre, ou simplement admettre que vous ne le savez pas et passer à autre chose. Il n'y a aucune honte à ne pas tout savoir, et il ne faut absolument jamais le deviner. Mais tu ne peux t'en tirer qu'une seule fois. Plus que cela, vous commencez à avoir l'air mal préparé.

Votre deuxième choix est que si vous savez que quelqu'un d'autre dans la pièce aura les informations, vous pourriez demander à l'invité de répondre à la question. Ou indiquez à la personne qui pose la question l'endroit où elle pourrait trouver une réponse, par exemple un rapport ou un site Web en particulier. Renseignez-vous auprès de la personne à l'avance, car elle pourrait se sentir mal à l'aise d'être mise sur place.

Et votre troisième option est d'essayer de répondre tout en donnant la mise en garde très claire suivante : « Je ne suis pas sûr à 100 % ». Ce n'est pas la même chose que de dire que vous ne savez pas, car cela vous permet de donner une réponse, ou peut-être juste une partie de la réponse, mais cela permet à votre public de savoir que vous n'avez pas la même confiance dans ce que vous dites que vous aviez dans le reste de votre présentation bien documentée. C'est une excellente option si vous avez déjà dit « Je ne sais pas » et qu'il n'y a personne d'autre présente qui aurait les connaissances sur le sujet.

8. Maintenez le contact visuel

Accordez toute votre attention à la personne qui a posé la question pendant qu'elle parle, puis pendant les premières secondes de votre réponse. Cela montre que vous écoutez activement ce qu'ils demandent et que votre réponse leur est adressée spécifiquement. Pendant que vous parlez, vous pouvez élargir votre champ d'action et parler à toute la salle, mais lorsque vous aurez terminé votre réponse, vous devriez retourner voir la personne qui l'a posée pour vérifier qu'elle est satisfaite de votre réponse.

9. Et si personne ne pose de question ?

Eviter la tentation de remplir le silence de façon arbitraire. Attendez un moment, certaines personnes sont nerveuses à l'idée d'être les premières à parler et se retiendront ou hésiteront. Une fois que vous aurez accordé suffisamment de temps pour vous assurer que personne ne veut rien demander, vous pourriez vous poser une question en disant quelque chose comme : « Une question que l'on me pose souvent est... »

10. Laissez-leur votre message clé

Tenez votre séance de questions-réponses avant votre allocution de clôture. Après avoir répondu à la dernière question, récapitulez votre message clé et appelez à l'action. Cela vous permet d'avoir le dernier mot et de contrôler totalement la dernière chose à laquelle pense votre public.

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