6 stappen om persoonlijke effectiviteit te ontwikkelen

Dit artikel is oorspronkelijk geschreven en gepubliceerd door Speak First

Elke dag is het hetzelfde verhaal: iedereen heeft te veel te doen en niet genoeg tijd om het te doen. Dus hoe moet je je doelen bereiken als je de urgente taken maar net onder controle kunt houden?

Met slechts een paar kleine veranderingen in de manier waarop u uw werk aanpakt, kunt u uw persoonlijke effectiviteit drastisch verhogen, wat u zal helpen om rustiger te zijn op het werk en uw een dagen stuk minder stressvol te maken.

1. Bepaal hoe je je tijd besteedt

Denk eerlijk na over hoe je je tijd doorbrengt. Richt je vooral op je belangrijkste doelen, of besteed je te veel tijd aan weinig afleiding?

Maak twee lijsten: de eerste is van alles wat u tijdens een normale werkweek doet, waarbij u een geschatte hoeveelheid tijd besteedt aan elke activiteit die u besteedt. De tweede lijst bevat de belangrijkste dingen die je in de komende twaalf maanden wilt bereiken. Vergelijk ze en kijk of je tijd op de juiste manier besteedt. Zijn de meest tijdrovende activiteiten echt zoveel tijd van je dag waard?

Denk bij alles wat je doet na of het echt belangrijk is, welke waarde het je geeft en of het je naar of van je doelen brengt.

2. Prioriteren en plannen

Nadat u uw doelen en belangrijke activiteiten hebt opgeschreven, moet u nu beslissen in welke volgorde u de dingen wilt doen. Een duidelijke en efficiënte methode om uw takenlijst samen te stellen, is door dit raster te gebruiken:

Kwadrant 1 zit vol dreigende deadlines, crises en urgente vergaderingen.
Q2 is bedoeld voor toekomstplanning, anticiperen op problemen en werken aan visies en waarden op langere termijn (u wilt hier het grootste deel van uw tijd doorbrengen).
Q3 kent veel onderbrekingen, telefoontjes, e-mails en vergaderingen.
Q4 bestaat voornamelijk uit trivialiteiten, tijdverspilling en uitstelgedrag, die u tot een minimum wilt beperken.

Bekijk vervolgens elke taak en beslissing of deze direct uitvoerbaar zijn. Je zou een van deze vier acties moeten kunnen toewijzen aan alles wat je op je bureau tegenkomt:
Doe het — Als je het snel kunt doen, doe het dan gewoon.
Verwijder het — Laat het vallen en ga verder.
Delegeer het — Is er iemand anders aan wie je het kunt doorgeven?
Stel het uit — Plan een tijdstip in om dit later te doen.

Dit zal je helpen om meer tijd te besteden aan je langetermijndoelen en proactief te rollen te plannen en te delegeren, in plaats van dingen tot het laatste moment over te laten als het allemaal als een crisis aanvoelt.

3. Beheer je e-mails

Een van de meest constante en alomtegenwoordige afleidingen voor productiviteit en persoonlijke effectiviteit zijn e-mails. Hoe vaak ben je afgeleid van wat je aan het doen was door een e-mail op het scherm te verschijnen? En in onze tijd van smartphones en connectiviteit kun je ze echt niet vermijden.

In plaats van elke melding te overhaasten, kunt u proberen uw inbox regelmatig gedurende de dag te controleren, zodat u voldoende tijd vrijmaakt om e-mails te lezen en te beantwoorden. Dit zou moeten helpen voorkomen dat ze te overweldigend worden.

Probeer bovendien elke keer dat je ernaar kijkt je inbox tot nul te verwerken. Net als bij je takenlijst, door te besluiten om elke e-mail te doen, te verwijderen, te delegeren, uit te stellen of op te slaan, wordt het al snel een veel redelijkere taak.

4. Wees je bewust van je energie en wilskracht

Wilskracht is onze wilskracht om beslissingen of plannen uit te voeren, het vermogen om emoties te beheersen en te beheersen, en levert een van de grootste bijdragen aan onze persoonlijke effectiviteit. Helaas is het ook een eindige hulpbron die gedurende onze dag fluctueert.

's Ochtends hebben we de meeste energie, en dus ook de meeste mentale weerbaarheid. Halverwege de middag wordt veel van je energie voor besluitvorming en impulsbeheersing opgebruikt. Tegen de tijd dat je het kantoor hebt verlaten en weer thuis bent, is je lichaam een beetje hersteld voor de komende avond. Deze natuurlijke cyclus van hoogte- en dieptepunten staat bekend als The Circadian Rhythm.

Als je je bewust wordt van hoe je energie gedurende de dag verandert en welke activiteiten je het meest uitputten, kun je beginnen met het plannen van je volgens deze tijdlijn. Verdeel je dag in blokken en plan dat het meest geschikt zijn voor dat moment van de dag, op basis van je energie- en alertheidsniveau.

Nadat je hebt besloten hoe je je dag wilt indelen, is het belangrijk dat je je eraan houdt. Je hebt die activiteiten niet voor niets in die tijd geplaatst, dus zorg ervoor dat je een ononderbroken tijd hebt om ze daadwerkelijk te doen.

5. Verwijder Time Bandits

Tijdbandieten zijn triviale activiteiten en zinloze taken die je tijd ontnemen. Ze hebben geen echte waarde, maar op een of andere manier besteed je er toch veel te lang aan. Ze zijn meestal van bovenaf te vinden in kwadranten 3 en 4 van ons raster. Dingen zoals onderbrekingen en inefficiënte processen zijn allemaal klassieke tijdbandieten. Sommige zijn onvermijdelijk, maar zaken als persoonlijke tijdregistratie of het voeren van te veel onbelangrijke gesprekken zijn eenvoudig op te lossen.

In plaats van zoveel tijd te verliezen aan voortdurende onderbrekingen, kunt u proberen ze proactief te stoppen voordat ze beginnen door uw relaties te beheren en grenzen en verwachtingen te stellen. Als iemand je regelmatig onderbreekt, laat hem dan weten wat het beste moment is om met je te praten, of laat mensen weten dat als ze je aan een bepaald project zien werken, je niet gestoord wilt worden.

Wees ook voorzichtig met het bijwonen van nodeloze vergaderingen. Ze kunnen een geweldige kans zijn om met collega's, bazen en klanten te spreken en te horen, maar als je te lang bij hen blijft, kan het zijn dat je niet in staat bent om het belangrijke werk te doen dat je in hen hebt besproken. U mag alleen deelnemen aan vergaderingen die u echt moet bijwonen en waarvan u de werkelijke waarde kunt inzien. Als je de agenda van tevoren kent, kijk dan of je gewoon naar de voor jou relevante onderdelen kunt komen.

6. Leer jezelf te managen

Je hebt je taken geprioriteerd, je inbox opgeruimd en je onderbrekingen beperkt, nu ben jij het enige dat je tegenhoudt. Veel van de grootste afleidingen komen uit onze eigen hersenen en het is belangrijk om te weten hoe we gefocust kunnen blijven.

Begin met het beperken van het aantal mogelijke afleidingen om je heen. Als je bijvoorbeeld het verslag van gisteren blijft herlezen, leg het dan uit het zicht in een la. Als je Twitter blijft checken, sluit dan de browser, en iedereen ter wereld zou er beter aan doen om zijn telefoon van zijn bureau te halen.

Maar dit zijn nog steeds externe afleidingen. Je moet ook de 'pop-ups' van je hersenen kunnen herkennen. Dit zijn de kleine gedachten en dagdromen die je afleiden van de taak die voor je ligt. Door te herkennen wanneer je op een zijspoor wordt gezet en jezelf af te vragen 'Is dit de beste besteding van mijn tijd op dit moment? 'en als je het dan misschien noteert voor later, kun je jezelf gefocust houden en een expert zijn in het vergroten van je persoonlijke effectiviteit.

Bij Lepaya helpen wij organisaties toptalent te behouden door een cultuur van continu leren te creëren. We bouwen sterkere teams en inspireren toekomstige leiders door innovatieve leerervaringen aan te bieden via onze Power Skills-training.

VERTEL ME MEER