6 étapes pour développer son efficacité personnelle

Cet article a été initialement écrit et publié par Speak First

Chaque jour, c'est la même histoire : tout le monde a trop de choses à faire et pas assez de temps pour le faire. Alors, comment êtes-vous censé atteindre vos objectifs alors que vous ne pouvez que vous concentrer sur les tâches urgentes ?

Avec quelques petits changements dans votre façon d'aborder votre travail, vous pouvez augmenter considérablement votre efficacité personnelle, ce qui vous aidera à être plus calme au travail et à rendre vos journées beaucoup moins stressantes.

1. Déterminer comment vous passez votre temps

Réfléchissez honnêtement à la façon dont vous passez votre temps. Vous concentrez-vous principalement sur vos objectifs les plus importants ou consacrez-vous trop de temps à de petites distractions ?

Dressez deux listes : la première répertorie tout ce que vous faites au cours d'une semaine de travail normale, en attribuant une estimation du temps à chaque activité. La deuxième liste répertorie les choses les plus importantes que vous souhaitez réaliser au cours des douze prochains mois. Comparez-les et voyez si vous passez votre temps de la bonne façon. Les activités qui prennent le plus de temps valent-elles vraiment autant de temps dans votre journée ?

Pour tout ce que vous faites, demandez-vous si cela est vraiment important, quelle valeur cela vous apporte et si cela vous rapproche ou vous éloigne de vos objectifs.

2. Prioriser et planifier

Après avoir écrit vos objectifs et vos activités importantes, vous devez maintenant décider dans quel ordre faire les choses. Une méthode claire et efficace pour créer votre liste de tâches consiste à utiliser cette grille :

Le quadrant 1 regorge d'échéances imminentes, de crises et de réunions urgentes.
Le Q2 est destiné à la planification future, à l'anticipation des problèmes et à la recherche de visions et de valeurs à long terme (vous devriez passer le plus clair de votre temps ici).
Le troisième trimestre est le théâtre de nombreuses interruptions, d'appels téléphoniques, de courriels et de réunions.
La Q4 concerne principalement les banalités, la perte de temps et la procrastination, que vous souhaitez minimiser.

Ensuite, examinez chaque tâche et décidez si elle est immédiatement réalisable. Vous devriez être en mesure d'attribuer l'une de ces quatre actions à tout ce qui se trouve sur votre bureau :
Fais-le — Si vous pouvez le faire rapidement, faites-le.
Supprimez-le — Lâchez-le et passez à autre chose.
Déléguez-le — Y a-t-il quelqu'un d'autre à qui tu peux le transmettre ?
Reportez-le — Aprevez une heure pour le faire plus tard.

Cela vous aidera à consacrer plus de temps à vos objectifs à long terme et à planifier et à déléguer des rôles de manière proactive, plutôt que de vous en remettre à la dernière minute lorsque tout ressemble à une crise.

3. Gérez vos e-mails

Les courriels constituent l'une des sources de distraction les plus constantes et les plus répandues en matière de productivité et d'efficacité personnelles. Combien de fois avez-vous été empêché de faire ce que vous faisiez par un e-mail apparaissant à l'écran ? Et à l'ère des smartphones et de la connectivité, il est vraiment impossible de les éviter.

Plutôt que de sauter sur chaque notification, essayez de consulter régulièrement votre boîte de réception au cours de la journée, en réservant du temps pour lire les e-mails et y répondre. Cela devrait aider à éviter qu'ils ne deviennent trop envahissants.

De plus, essayez de traiter votre boîte de réception à zéro à chaque fois que vous la consultez. Tout comme pour votre liste de tâches, en décidant de faire, de supprimer, de déléguer, de reporter ou de stocker chaque e-mail, cela devient rapidement une tâche beaucoup plus raisonnable.

4. Soyez conscient de votre énergie et de votre volonté

La volonté est la force de notre volonté de mettre en œuvre des décisions ou des plans, notre capacité à gérer et à contrôler nos émotions, et elle est l'un des principaux contributeurs à notre efficacité personnelle. Malheureusement, il s'agit également d'une ressource limitée qui fluctue tout au long de la journée.

Dès le matin, nous avons le plus d'énergie et donc la plus grande résilience mentale. En milieu d'après-midi, vous avez épuisé une grande partie de votre énergie pour prendre des décisions et contrôler vos impulsions. Lorsque vous aurez quitté le bureau et serez de retour à la maison, votre corps s'est un peu rétabli pour la soirée à venir. Ce cycle naturel de hauts et de bas est connu sous le nom de rythme circadien.

Si vous prenez conscience de l'évolution de votre énergie au cours de la journée et des activités qui vous épuisent le plus, vous pouvez commencer à planifier vos tâches en fonction de cette chronologie. Divisez votre journée en blocs et planifiez les tâches qui conviennent le mieux à cette heure de la journée, en fonction de votre niveau d'énergie et de vigilance.

Une fois que vous avez décidé de la manière dont vous voulez terminer votre journée, il est important de vous y tenir. Vous avez inscrit ces activités à ces moments-là pour une bonne raison, alors assurez-vous de disposer d'un temps ininterrompu pour les faire.

5. Éliminez les Time Bandits

Les bandits du temps sont des activités triviales et des tâches inutiles qui vous font perdre votre temps. Ils n'ont aucune valeur réelle, mais d'une manière ou d'une autre, vous y consacrez de toute façon beaucoup trop de temps. Ils se trouvent généralement dans les quadrants 3 et 4 de notre grille vue d'en haut. Des éléments tels que les interruptions et les processus inefficaces sont tous des brigands temporels classiques. Certains sont inévitables, mais des problèmes tels que le chronométrage personnel ou le fait d'avoir trop de conversations sans importance sont faciles à résoudre.

Plutôt que de perdre autant de temps à cause d'interruptions constantes, essayez de les arrêter de manière proactive avant qu'elles ne commencent en gérant vos relations et en fixant des limites et des attentes. Si quelqu'un vous interrompt régulièrement, indiquez-lui un meilleur moment pour essayer de vous parler, or faites-lui savoir que s'il vous voit travailler sur un projet en particulier, vous ne voulez pas être dérangé.

Veillez également à ne pas assister à des réunions inutiles. Ils peuvent être une excellente occasion de parler à des collègues, des patrons et des clients et d'entendre ce qu'ils ont à dire, mais y passer trop de temps peut signifier que vous ne serez pas en mesure de faire le travail important dont vous y avez parlé. Vous ne devriez participer qu'aux réunions auxquelles vous devez vraiment assister et auxquelles vous pouvez voir une valeur réelle. Si vous connaissez l'ordre du jour à l'avance, essayez de vous contenter des parties qui vous concernent.

6. Apprenez à vous gérer

Vous avez hiérarchisé vos tâches, nettoyé votre boîte de réception et limité vos interruptions. Désormais, la seule chose qui vous retient, c'est vous-même. La plupart des distractions les plus importantes proviennent de notre propre cerveau et il est important de savoir comment rester concentré.

Commencez par limiter le nombre de distractions potentielles qui vous entourent. Par exemple, si vous continuez à relire le rapport d'hier, mettez-le hors de vue dans un tiroir. Si vous continuez à consulter Twitter, fermez le navigateur et tout le monde dans le monde ferait mieux de retirer son téléphone de son bureau.

Mais il s'agit tout de même de distractions extérieures. Vous devez également être capable de reconnaître les « fenêtres contextuelles » de votre cerveau. Ce sont les petites pensées et les rêveries qui vous font oublier la tâche à accomplir. En reconnaissant les moments où vous vous laissez distraire, en vous demandant « Est-ce la meilleure utilisation de mon temps en ce moment ? » et peut-être en prenant note pour plus tard, vous pourrez rester concentré et devenir un expert en matière d'amélioration de votre efficacité personnelle.

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