Het 9-vaks Talentbeoordelingsmodel: Hoe werkt het?

Vandaag de dag voelen veel bedrijven, gedreven door een tekort aan arbeidskrachten en de hevige concurrentie om de juiste mensen te vinden en te behouden, de noodzaak om hun talentmanagementprogramma's te verbeteren. Het identificeren en beoordelen van talentpools maakt hier deel van uit. Een manier om dit te doen is door gebruik te maken van de 9-box talent grid. Dit bekende HR-instrument wordt gebruikt om de prestaties van werknemers te meten en leiderschapspotentieel te identificeren. In dit artikel definiëren we het 9-vaks talentoverzicht en bekijken we de voordelen ervan. Hoewel het 9-vaks talentraster een duidelijke manier is om talent en prestaties te beheren, is het niet onomstreden. Laten we er eens in duiken.

1. Wat is het 9-vaks Talentbeoordelingsraster?

Het 9-box raster of matrix is een populair talentmanagementmodel waarmee bedrijven op een gestandaardiseerde manier de prestaties van werknemers kunnen meten en mensen met verschillende potentie-niveaus kunnen identificeren. De 9-box matrix (of kortweg: HR 9 box) verdeelt medewerkers in negen groepen, gebaseerd op hoe ze presteren en wat hun toekomstig potentieel is binnen de organisatie. Een deel van de populariteit van de 9-box beoordeling is dat het gebruikt kan worden om belangrijke, strategische en financiële beslissingen te nemen. Bijvoorbeeld: door talent te inventariseren en talentgaten te kwantificeren, kunnen HR-managers hun talentmanagementprogramma's verbeteren en samenwerken met L&D om ervoor te zorgen dat mensen de juiste training, coaching en begeleiding krijgen die ze nodig hebben om te slagen. Dit people analytics-model helpt ook bij het identificeren van potentiële risico's en het identificeren en versterken van leiders in de organisatie, wat nuttig is voor opvolgingsplanning en interne mobiliteit. Tot slot kan het een essentiële rol spelen bij het formuleren of afstemmen van de interne en externe wervingsstrategie voor talent.

2. Geschiedenis van het classificatiesysteem met negen dozen

Het gebruik van een raster of matrix om investeringen te onderbouwen en bedrijfsstrategie te bepalen is niet nieuw. In 1968 ontwikkelde de Boston Consultancy Group (BCG) de 'growth share mix', een raamwerk voor portfoliomanagement dat bedrijven hielp om te beslissen hoe ze hun verschillende activiteiten moesten prioriteren. Iedereen die ooit een beetje heeft opgelet tijdens de economieles op school is waarschijnlijk bekend met de termen 'melkkoe', 'ster' en 'hond', die zijn afgeleid van dat model. Niet lang daarna vroeg General Electric zijn consultant McKinsey een soortgelijke matrix te maken om belangrijke investeringen te identificeren en verschillende bedrijfsonderdelen met elkaar te vergelijken. Het proces ontwikkelde zich later tot een HR-instrument om de prestaties en het potentieel van werknemers binnen het bedrijf te beoordelen met behulp van een beoordelingssysteem met 9 vakjes. Het gebruik van deze 9-vaks personeelsevaluatie werd internationaal bekend door de legendarische Jack Welch van General Electric. In zijn rol als CEO legde hij sterk de nadruk op het verhogen van de prestaties door de juiste mensen aan te trekken en te behouden, maar ook op het meedogenloos afscheid nemen van degenen die niet in de organisatie pasten.

Nu de wereld van werk snel evolueert en het tekort aan talent steeds nijpender wordt, moeten organisaties niet alleen opnieuw nadenken over de manier waarop ze hun mensen aanwerven, behouden en herscholen, maar ook over de manier waarop ze hun prestatiepotentieel analyseren. Ze moeten kritisch kijken naar hun beslissingen over talentinvesteringen, opvolgingsplanning en talentmanagementprogramma's om hun werknemers gelukkig en betrokken te houden - een sleutel tot toekomstig zakelijk succes.

3. Hoe werkt de 9 Box Assessment?

De 9-vaks beoordelingssjabloon bevat negen categorieën (vakjes) die zijn gerangschikt in een matrix van drie bij drie. De horizontale as geeft het huidige prestatieniveau van een werknemer aan en de verticale as geeft iemands potentieel aan, van laag tot gemiddeld tot hoog. De negen verschillende vakken hebben elk hun eigen kenmerken en eigenschappen. Met behulp van dit sjabloon kunnen de namen van individuele medewerkers in het rooster worden gezet tijdens hun functioneringsgesprek. Toekomstig potentieel kan worden gemeten door het stellen van een aantal 9-vaks beoordelingsvragen, die zich ontwikkelen rond de volgende KPI's:

• Vermogen
• Wendbaarheid leren
• Waarden
• Aspiratie
• Verloving
• Persoonlijke en functiedoelen

Hoe hoger iemand in een vakje valt, hoe meer groeipotentieel hij heeft; hoe verder hij naar rechts valt, hoe beter zijn prestatiebeoordeling. Degenen die aan de lage kant van het rooster eindigen, hebben minder potentieel; en hoe verder ze naar links vallen, hoe slechter hun prestatiebeoordeling.

Met andere woorden, met de 9-vaks analyse kan de waarde van elke medewerker in één oogopslag in kaart worden gebracht. Vaak gebruiken organisaties aangepaste vormen, kleuren en namen voor de verschillende vakken. Op deze manier kunnen ze beter definiëren wat elk prestatie- en potentieelniveau voor hen betekent. Hier is een voorbeeld van boxplanning dat vaak gebruikt wordt door HR, talent management professionals en opvolgingsplanners:

4. 9 Boxmodel Categorieën Uitgelegd

Dus wat betekenen de verschillende categorieën van de 9-vakjesbeoordeling precies? En nog belangrijker, hoe beheer je ze en hoe onderneem je actie? Laten we eens kijken.

1. Laag potentieel / Lage prestaties

Werknemers die in deze categorie vallen, worden ook wel 'risico' genoemd of, nog minder elegant, 'slechte aanwerving'. Ze voldoen zelden aan de verwachtingen, produceren niet de juiste kwaliteit werk en zullen waarschijnlijk nooit hun huidige werkniveau overstijgen.

Actie ondernemen: een werknemer die in dit hokje valt, heeft veel aandacht en training nodig om zijn prestaties te verbeteren. Het is waarschijnlijk niet slim om veel tijd en geld in hen te investeren. Ze moeten ofwel worden ontslagen of worden overgeplaatst naar een andere rol of afdeling om hun prestaties te verbeteren en het algemene moreel in het bedrijf op te krikken. Het kan ook nodig zijn om de rekruterings- en aanwervingsprocedures voor talent eens kritisch onder de loep te nemen als er steeds meer medewerkers in dit hokje vallen.

2. Laag potentieel / matige prestaties

Dit soort werknemers, vaak 'back-ups ' of 'average performers' genoemd, missen enkele essentiële vaardigheden en tonen nauwelijks potentieel voor toekomstige groei, maar doen gemiddeld werk.

Actie ondernemen: Deze groep heeft wat extra ondersteuning nodig van hun managers. Ze kunnen helpen bij het identificeren van hun zwakke punten en verbeterpunten door middel van een persoonlijk ontwikkelingsplan, maar alleen tot een bepaald niveau. Als er geen vooruitgang is, heeft het geen zin om te veel in hen te investeren. In dat geval is het beter om een exitplan op te stellen en hen te helpen een baan te vinden die beter aansluit bij hun vaardigheden en ambities.

3. Laag potentieel / hoge prestaties

Ook wel 'werkpaarden' of 'specialisten' genoemd, deze werknemers (meestal wat oudere generaties) zijn geweldig in het uitvoeren van hun werk, maar hebben waarschijnlijk de grens van hun carrière of leiderschapspotentieel bereikt - en zijn daar best tevreden mee.

Onderneem actie: Deze mensen staan niet te springen om promoties of extra verantwoordelijkheden, dus het is niet nodig om ze in die richting te duwen. Ze zijn gelukkig waar ze zijn, maar het kan nodig zijn dat HR analyseert hoe hun werk in de toekomst zal veranderen en hen helpt zich daarop voor te bereiden. Om een toekomstbestendige organisatie te zijn, is het immers van vitaal belang om de kennis en vaardigheden van werknemers voortdurend te verbeteren.

4. Middelmatig potentieel / lage prestaties

Deze groep wordt ook wel 'inconsistente performers' genoemd. Ze zijn in staat om bevredigende resultaten te leveren en tonen het potentieel om leiding te geven, maar (nog) niet op een consistente manier.

Actie ondernemen: om hun prestaties en leiderschapsvaardighedenheeft deze groep extra training en coaching nodig.

5. Middelmatig potentieel / matige prestaties

Omdat ze zich in het midden van het 9-vaks rooster bevinden, worden deze mensen beschouwd als 'kernspelers'. Ze zijn goed in staat om betrouwbaar werk te leveren en hebben laten zien dat ze willen groeien, maar kunnen problemen ondervinden bij het ontwikkelen van hun volledige potentieel.

Actie ondernemen: Deze groep heeft baat bij extra coaching en mentoring, bijvoorbeeld door hun managers of collega's die hen kunnen helpen het volgende niveau te bereiken.

6. Middelmatig potentieel / hoge prestaties

Deze talenten, die ook wel 'high performers' of 'toppers' worden genoemd , zitten al op een goede plek, maar kunnen nog stappen maken op het gebied van hun leiderschapsvaardigheden.

Actie ondernemen: De sleutel is om deze groep gelukkig en gemotiveerd te houden en hun groei mogelijk te maken met peer coaching door bijvoorbeeld high potentials of 'sterren' binnen het bedrijf.

7. Hoog potentieel / lage prestaties

Werknemers in deze categorie kunnen nog steeds beter presteren op hun werk, maar tonen een hoog potentieel. Daarom worden ze beschouwd als 'potentiële juweeltjes' of 'disfunctionele genieën'. Het zijn meestal starters of managementtrainees, ze zijn leergierig en kunnen aanzienlijk bijdragen aan het toekomstige succes van een bedrijf.

Actie ondernemen: Dit is een zeer interessante groep, want er zit veel talent in. Ze hebben alleen meer oefening en ervaring nodig, wat kan worden bereikt met training en één-op-één coaching. Duidelijke verwachtingen communiceren is van vitaal belang.

8. Hoog potentieel / matige prestaties

Deze zogenaamde 'high potentials' of 'future stars' presteren goed genoeg in hun huidige rol, maar hebben nog steeds het potentieel om het beter te doen en door te groeien naar het volgende niveau.

Onderneem actie: Wijs hen uitdagende taken en opdrachten toe om hen te helpen hun maximale potentieel te bereiken en scherp te blijven. Maar waardeer ook dat high performers niet per se een promotie of zelfs meer verantwoordelijkheid willen - en dat is ook prima, want ze zijn al een waardevol bezit voor het bedrijf.

9. Hoog potentieel / hoge prestaties

Deze 'sterren' presteren consistent in verschillende rollen en projecten, kunnen zelfstandig problemen oplossen en zijn meestal erg ambitieus. Ook zij zijn waardevolle werknemers die in aanmerking komen voor opvolging en in de toekomst deel kunnen uitmaken van het hogere management van het bedrijf.

Onderneem actie: Het loont om veel tijd en geld te investeren in deze talenten. Ga regelmatig bij ze langs om te evalueren of ze nog steeds gelukkig en betrokken zijn, want deze mensen worden waarschijnlijk achtervolgd door recruiters en concurrenten.

5. Voordelen van het 9-vaksraster

Als het 9-vaksraster voor talentmanagement correct wordt gebruikt, kan het bedrijven helpen om te bepalen waar en hoe ze moeten investeren in talent, met de juiste gegevens als ondersteuning. Het helpt het senior management en leiders om een beter inzicht te krijgen in de prestaties van werknemers en wie ze in de gaten moeten houden voor opvolgingsplanning. Met een uitgebreid overzicht van het talent van de organisatie geeft de 9 box talent review bedrijven een holistisch beeld van de behoeften op het gebied van talentontwikkeling. Andere belangrijke voordelen zijn

• Het is eenvoudig en transparant in gebruik. Het heeft een vrij eenvoudige en rechttoe rechtaan structuur en dankzij de manier waarop het wordt gevisualiseerd, zal bijna iedereen het kunnen begrijpen. Als HR hoef je alleen maar iemands sterke en zwakke punten in kaart te brengen, te kijken hoe hij presteert, na te gaan waar zijn ambities liggen en hem te matchen met het juiste vakje.
• Het is een veelzijdig instrument, omdat het kan worden gebruikt om talentmanagement, maar ook personeelsplanning en (interne en externe) wervingsprocessen te verbeteren.

• Een van de grootste voordelen van het 9-vaks talentraster is dat het helpt om het meest waardevolle talent binnen het bedrijf te identificeren. Inzicht in wie uw best presterende medewerkers zijn, kan helpen bij strategieën voor talentbehoud en persoonlijke ontwikkeling. Bedrijven kunnen een duidelijk beeld krijgen van waar en hoe ze middelen moeten toewijzen om deze high potentials te ondersteunen. Zodra interne promoties zich aandienen, is het gemakkelijk om de match te maken met het juiste talent.
• Voor degenen die buiten de vakjes met de hoogste prestaties vallen, kan de 9-vakjesmatrix inzichten verschaffen in hoe medewerkers te ondersteunen die baat zouden kunnen hebben bij meer training of begeleiding. Het helpt bij het ontwikkelen van de nodige actieplannen voor prestatiebeheer om talent binnen de organisatie te houden en te ontwikkelen, en hen de steun en begeleiding te geven die ze nodig hebben om te gedijen. Aan de andere kant maakt het het ook gemakkelijker om uit te zoeken wie moet worden losgelaten.

Wilt u uw werknemers helpen zich te ontwikkelen? Lepaya biedt impactvolle training en zorgt ervoor dat jouw personeel zich optimaal kan ontwikkelen!

Bereiken

6. Beperkingen van het 9 Box Model

Hoewel het 9-vaks talentmanagementraster een duidelijke manier is om de talentenpool van een bedrijf te analyseren, heeft het ook enkele potentiële valkuilen.

• Een van de grootste tekortkomingen is waarschijnlijk de verbinding met het traditionele prestatiebeheer, dat gekenmerkt wordt door een eenmalige, subjectieve beoordeling door iemands manager. Veel bedrijven zijn afgestapt van jaarlijkse functioneringsgesprekken en kiezen in plaats daarvan voor continue feedback. Dit biedt meer mogelijkheden om de prestaties onderweg te verbeteren en meer gegevenspunten om de prestaties nauwkeurig te beoordelen.
• In termen van communicatie is zeggen dat iemand een 'laag potentieel' heeft niet erg stimulerend, vooral niet als je wilt dat je mensen een groeimindset ontwikkelen. Daarom besluiten de meeste bedrijven om de feitelijke scores niet met hun teams te delen, omdat labels - zowel positieve als negatieve - jarenlang kunnen blijven hangen, wat verstrekkende gevolgen kan hebben.
• Het model is gevoelig voor bias en subjectiviteit. Hoewel de prestaties en competenties van een persoon idealiter gemeten worden op basis van objectieve gegevens, is dit in de praktijk een hele uitdaging. Zelfs met de beste bedoelingen hebben managers of HR-afdelingen nog steeds persoonlijke voorkeuren en meningen, en deze kunnen van persoon tot persoon verschillen.

Het talentmanagementproces verloopt vaak erg traag. Als je talent vooral identificeert door te praten met de senior managers in de organisatie, zul je veel tijd moeten besteden aan het verzamelen en kalibreren van de gegevens.

Gelukkig kan talentidentificatie tegenwoordig worden ondersteund door slimme technologie, waardoor je minder afhankelijk bent van de subjectieve en vooringenomen mening van managers.

Tom Haak, HR Trendinstituut

Conclusie

De 9-doosmethode kan een nuttig instrument zijn om talent op een eenvoudige manier te ontwikkelen en te cultiveren. Een duidelijk en transparant overzicht van talenten en potentiële leiders binnen het bedrijf kan helpen bij het opbouwen van een duurzaam concurrentievoordeel en het verbeteren van processen die te maken hebben met opvolgingsplanning, talentmanagement en algemene prestaties. Maar het labelen van mensen mag niet de bedoeling zijn van deze methode, en daar ligt het risico. Daarom is het belangrijk om prestatiemethodes voortdurend te evalueren en transparant te communiceren over de vraag of ze nog passen binnen de organisatie.

Bereiken

‍