Voordelen van een buddysysteem en hoe je het succesvol kunt implementeren

Het buddysysteem is een belangrijk onderdeel van een succesvol inwerkproces. Het is een van de krachtigste middelen om teams te creëren waarvan de leden perfect op elkaar zijn afgestemd en zich op hun gemak voelen. In het ideale geval verhoogt het de productiviteit op de werkplek, vergroot het het gevoel van welzijn onder je personeel en vermindert het hoge verloopkosten. Maar om er de vruchten van te plukken, is het essentieel om echt te begrijpen wat een buddysysteem is en waarom buddyprogramma's belangrijk zijn. In dit artikel behandelen we vragen als "Wat is een buddysysteem?", "Wat zijn de voordelen van een buddysysteem?" en "Hoe implementeer je een buddyprogramma op de werkplek?".

Wat is een buddysysteem?

Een buddysysteem is het koppelen van een nieuwe medewerker aan een meer ervaren medewerker: iemand die hen helpt om vertrouwd te raken met de organisatiestructuur, cultuur en processen tijdens hun eerste weken of maanden op het werk - soms zelfs langer. Voor nieuwkomers kan het starten van een nieuwe baan al een zenuwslopende ervaring zijn, dus een vriendelijk gezicht in de buurt hebben om hen wegwijs te maken in hun nieuwe rol helpt hen soepel in hun nieuwe rol te passen. Een werkbuddy is echter meer dan een aardige collega die precies weet welke lunchroom de beste koffie serveert en hoe de printer werkt. Het is iemand die allerlei vragen beantwoordt, kennis deelt, motiveert, begeleiding geeft en de nieuweling introduceert bij de rest van het team.

Hoe werkt het buddysysteem?

Hoe werken buddyprogramma's precies? Voor nieuwe werknemers kan de overdaad aan informatie overweldigend aanvoelen tijdens de eerste weken in hun nieuwe werkomgeving. Met een inwerkmaatje dat ze op hun eerste dag krijgen toegewezen, voelen ze zich meteen welkom, minder angstig en meer op hun gemak in hun nieuwe functie. Deze ervaren medewerker zal hen op vier niveaus helpen:

• Praktisch: nieuwe werknemers hebben tijdens hun inwerkperiode waarschijnlijk al informatie gekregen over het bedrijfsbeleid, maar een werknemershandboek kan onmogelijk uitleggen hoe het koffiezetapparaat werkt, hoe ze zich moeten verplaatsen in het gebouw en waar ze de nietmachine kunnen vinden. Een inwerkmaatje is er om ze te verwelkomen, wegwijs te maken en die praktische vragen te beantwoorden.

• Cultureel: elk bedrijf heeft zijn eigen sfeer, gebaseerd op waarden, leiderschapsstijlen en meer. Natuurlijk kan een nieuwe medewerker een idee krijgen van de bedrijfscultuur door online onderzoek te doen en met (voormalige) werknemers te praten. Het hebben van gedeelde waarden over ethische onderwerpen zoals duurzaamheid, diversiteit en inclusiviteit is waarschijnlijk de reden waarom ze überhaupt hebben gesolliciteerd! Een werkbuddy kan echter echt inzicht geven in hoe dingen echt worden gedaan - formeel en informeel. Er zullen altijd ongeschreven regels zijn, dus als er iemand is die daar zijn licht over laat schijnen, zullen mensen er veel sneller aan wennen.

• Sociaal: het is normaal om zenuwachtig te zijn op je eerste werkdag - dat hebben we allemaal meegemaakt. Werkbuddy's zijn er om dat gevoel van stress te verminderen. Ze stellen de nieuwkomer voor aan hun collega's, nemen hem mee uit lunchen en zorgen ervoor dat hij zich niet verloren voelt tijdens een bedrijfsuitje of zijn eerste teamvergadering.

• Emotioneel: een werkbuddy moet iemand zijn die de nieuwe werknemer blindelings kan vertrouwen en soms zelfs een schouder kan zijn om op uit te huilen. Tijdens die eerste weken of maanden kan het er soms heftig aan toe gaan. Er kunnen onzekerheden zijn of vragen die ongemakkelijk zijn om te bespreken met een manager of de HR-afdeling. Dan is er het werkmaatje: om steun te bieden, te luisteren en de juiste vragen te stellen. Uiteraard blijft dit alles vertrouwelijk.

Voordelen van een buddysysteem op het werk

Het hebben van een buddysysteem op het werk heeft veel voordelen. Hieronder noemen we de vijf belangrijkste voordelen van een buddyprogramma.

1. Het helpt waardevolle relaties op te bouwen

Het buddysysteem is een efficiënte manier om waardevolle relaties op te bouwen tussen collega's - wat cruciaal is voor de tevredenheid en het behoud van werknemers. Wist je dat slechte relaties en een gebrek aan betrokkenheid op het werk de belangrijkste oorzaken zijn van een vroegtijdig vertrek? Als nieuwe medewerkers vanaf de eerste dag een metgezel hebben die ze kunnen vertrouwen en met wie ze kunnen praten, zullen ze zich veel sneller verbonden voelen met de organisatie. Volgens Gartner is het gevoel erbij te horen een belangrijk onderdeel van het gevoel geaccepteerd en opgenomen te worden op het werk. Bovendien is het ook een leuke en gezellige manier voor mensen om elkaar te leren kennen.

Mensen die een beste vriend op het werk hebben, zijn twee keer zo vaak betrokken bij hun werk, zijn beter in het betrekken van klanten, produceren werk van hogere kwaliteit, hebben een groter gevoel van welzijn en lopen minder kans op letsel op het werk.

Gallup-onderzoek

2. Het verhoogt de productiviteit

Snelheid naar productiviteit is vaak een zorg voor zowel het bedrijf als de nieuwe medewerker. Bedrijven willen waarschijnlijk een snel rendement op hun investering zodra ze een nieuwe werknemer hebben aangenomen, terwijl aan de andere kant nieuwe werknemers de spanning kunnen voelen tussen willen presteren maar ook de tijd moeten nemen om het werk te leren en het bedrijf te leren kennen. Uit een recent onderzoek van Microsoft bleek dat 97% van de nieuwe werknemers die hun buddy 8 keer of vaker ontmoetten in de eerste 90 dagen dat ze daar werkten, aangaven dat hun buddy hen hielp om de productiviteit in hun functie snel te verhogen. Waarom? Omdat hun buddy het inwerkproces zoveel gemakkelijker maakte. Je op je gemak voelen in je nieuwe omgeving en je snel kunnen aanpassen aan de bedrijfscultuur vergroot het zelfvertrouwen en de motivatie: de productiviteit stijgt dus.

3. Het verbetert de werktevredenheid

Hetzelfde onderzoek, uitgevoerd door Microsoft, gaf ook aan dat nieuwe werknemers met onboarding buddies na hun eerste werkweek 23% meer tevreden waren over hun onboarding dan degenen zonder. Na 90 dagen was dit cijfer nog beter, met 36% meer tevredenheid bij nieuwe werknemers met buddy's in vergelijking met degenen zonder. Door uw werknemers vanaf het begin een maatje in uw organisatie te geven, zorgt u ervoor dat ze tevreden zijn en minder verloop hebben.

4. Het biedt nuttige inzichten

Bij Lepaya vroegen we een aantal van onze recente aanwervingen wat ons interne buddysysteem voor hen betekende.

Een terugkerend thema was dat Lepaya mensen uit de hele organisatie bij elkaar brengt, waardoor nieuwe mensen inzicht krijgen in verschillende rollen.

• Voor marketingmedewerkers die werden gekoppeld aan leden van het leerteam, bood dit de mogelijkheid om meteen een andere kijk te krijgen op wat Lepaya doet.

• Voor ontwerpers die werden gekoppeld aan leden van het verkoopteam, betekende dit dat ze moesten begrijpen hoe de verkoopprocessen werkten.

• Het stelde hen ook in staat om hun ervaringen te delen, zowel in hun onboarding als in hun rollen.

Het buddysysteem dat hier wordt gebruikt, motiveert onze medewerkers om succesvol te zijn. In één geval ontmoetten twee stagiairs elkaar om van gedachten te wisselen over het onderzoek dat ze binnen Lepaya uitvoerden, wat hen motiveerde en inspireerde met frisse ideeën. (Je ziet ze hieronder, bijpraten!)

5. Het creëert een effectievere leerervaring

Het gebruik van een buddysysteem is niet alleen een handig hulpmiddel om je inwerkproces te verbeteren, maar het is ook nuttig voor peer learning. Bij Lepaya gebruiken we bijvoorbeeld buddy-programma's in de meeste van onze trainingen, zowel virtueel als persoonlijk. Met behulp van een buddysysteem kunnen werknemers oefenen wat ze tijdens de traditionele klassikale sessies hebben geleerd. Ze stellen doelen tijdens de training en voltooien e-learninginhoud met hun toegewezen buddy om hun nieuwe vaardigheden in het echte leven aan te scherpen. Door een buddysysteem te gebruiken in onze leerprogramma's moedigen we leerlingen niet alleen aan om met elkaar te communiceren en een band op te bouwen, maar ook om elkaar te motiveren en te steunen tijdens hun leerproces. Samen leren zorgt voor een actieve leerervaring en een beter begrip van wat ze gaan leren. Een buddysysteem helpt nieuwe medewerkers ook om hun vaardigheden te ontwikkelen en hun zelfvertrouwen te vergroten door middel van sociale interactie. Leren van collega's is een geweldige, informele manier om gebruik te maken van de expertise en kennis die al aanwezig is in een organisatie en het kan zowel horizontaal als verticaal werken.

Een buddysysteem implementeren op de werkplek

Er zijn genoeg goede redenen om een buddysysteem in je organisatie in te voeren. Maar hoe werkt het in de praktijk? Waar moet je beginnen? Door deze vijf stappen te volgen, kun je een buddyprogramma implementeren waar niet alleen nieuwe medewerkers van profiteren, maar ook je bedrijf als geheel.

1. Koppel werknemers met dezelfde interesses

Hoewel ze niet noodzakelijk op dezelfde afdeling hoeven te werken, zullen deze werknemers door het delen van cultuur, een liefde voor dansen of een gewoonte om te bakken een band vormen die de overgang naar uw organisatie vergemakkelijkt. Het buddysysteem hoeft geen formeel proces te zijn. Het introduceren van gelijkgestemden zal uw nieuwe medewerkers helpen om aan boord te komen en uw huidige medewerkers om aan boord te blijven - simpelweg omdat ze zich bij elkaar betrokken en op hun gemak voelen.

2. Regelmatig controleren

Door beide buddies op te volgen en ervoor te zorgen dat ze elkaar regelmatig ontmoeten, krijg je een indicatie of deze relatie zich goed ontwikkelt en of je werknemers baat hebben bij deze bijeenkomsten. Een snelle en ongedwongen check-in om te zien hoe het met ze gaat en hoe nuttig ze deze bijeenkomsten vinden, zal je dit vertellen. Zorg ervoor dat dit geldt voor zowel de nieuwe medewerker als de werkbuddy, want niet iedereen is geschikt om deze leuke maar verantwoordelijke rol op zich te nemen (we gaan hier dieper op in in het gedeelte over hoe je een goede buddy op het werk kunt zijn).

3. Blijven controleren

Door met je werknemers te communiceren om er zeker van te zijn dat ze goed op elkaar zijn ingespeeld en baat hebben bij hun buddy-meetings, help je hen bij hun eerste stappen in je organisatie. Je kunt ze aanmoedigen om te slagen en hun volledige potentieel te bereiken. Een werknemer die zich goed verzorgd en in goed gezelschap voelt, zal zeker tevreden zijn in zijn rol. Een manier om erachter te komen of ze op de goede weg zijn, is om nieuwe werknemers regelmatig te ondervragen: bijvoorbeeld na een maand, na zes maanden en na een jaar. Aan de hand van deze gegevens kun je vaststellen of je buddyprogramma echt werkt en op welke punten het verbeterd of aangepast moet worden.

4. Zorg voor de juiste match

Hoe kun je ervoor zorgen dat je buddysysteem inzichtelijk is? Dit kan op een aantal manieren. Een buddy hoeft niet per definitie een directe collega te zijn. Door medewerkers van verschillende afdelingen aan elkaar te koppelen, kunnen ze de verschillende mechanismen van je organisatie met elkaar delen. Omgekeerd geeft het koppelen van medewerkers in vergelijkbare rollen nieuwkomers zowel het andere perspectief van een collega op een andere afdeling, als de doorgewinterde kennis van iemand op hun eigen afdeling. Moedig uw nieuwe medewerkers aan het begin van hun inwerktraject aan om zich overal in de organisatie voor te stellen, zodat ze zich volledig kunnen onderdompelen.

5. Impactvolle, plezierige en boeiende training bieden

Een effectieve en leuke leerervaring is cruciaal voor nieuwe bijen om zich aan te passen. Lepaya gebruikt interactief leren om uw (nieuwe) medewerkers te betrekken en hun leerervaring leuk, gedenkwaardig en effectief te maken. Of ze nu virtueel leren met onze interactieve bites of tijdens een persoonlijke training, ze zullen tijdens het hele proces interactie hebben met zowel de trainers, acteurs als hun collega's. Lepaya denkt met u mee om ervoor te zorgen dat uw organisatie de juiste training op het juiste moment krijgt.

Hoe je een goede buddy op het werk kunt zijn

Een werkbuddy is zoveel meer dan een vriendelijke collega. Het is iemand die echt een aantal keren voor een nieuwe medewerker zorgt, hem steunt, aanmoedigt en ervoor zorgt dat hij zich een deel van de familie voelt. Klinkt dat gemakkelijk? Vergis je niet: een werkbuddy zijn kost tijd en moeite, en die persoon moet zeker een aantal eigenschappen, vaardigheden en kwaliteiten bezitten om het tot een succes te maken. Met andere woorden: bij het implementeren van een buddysysteem op het werk moet je ervoor zorgen dat je potentiële buddy's verstandig kiest en de verwachtingen van alle kanten managet. Misschien wil je investeren in een buddytraining om te garanderen dat ze alle juiste tools hebben om hun werk te doen - en er echt plezier in hebben!

Wat maakt een goede kandidaat voor een buddy?

• Een work buddy werkt al wat langer bij de organisatie, wat betekent dat hij of zij de bedrijfscultuur volledig begrijpt. Als veteraan zijn ze op de hoogte van de structuren en praktijken van het bedrijf, zowel op organisatorisch als functioneel niveau.

• Een werkbuddy kan goed communiceren en goed luisteren. Hierdoor kunnen ze gemakkelijk een band opbouwen met de nieuwe rekruut en voelen ze zich gehoord.

• Een werkbuddy neemt de verantwoordelijkheid op zich om ervoor te zorgen dat het inwerkproces voor nieuwe werknemers zowel aangenaam als efficiënt verloopt. In het ideale geval is het iemand die helpt om die persoon op snelheid te krijgen wat betreft prestaties en productiviteit. Dat betekent echter niet dat een buddy beslissingen neemt over de inhoud van iemands functie of zijn of haar prestaties beoordeelt. Ze hebben niet de rol van supervisors en kunnen zeker niet verantwoordelijk worden gehouden voor de manier waarop de nieuwe medewerker presteert.

• Een werkbuddy reserveert tijd in zijn agenda om ervoor te zorgen dat de nieuwe medewerker zich thuis voelt. Dit is cruciaal in de eerste weken, maar ook in een later stadium. Net als een echte metgezel zal een werkbuddy beschikbaar zijn wanneer dat nodig is, geduld hebben en zich inzetten gedurende de hele levenscyclus van de werknemer - niet alleen op de eerste dag.

• Een work buddy erkent dat zijn rol een geweldige kans is om zijn eigen leiderschaps- en mentorvaardigheden te ontwikkelen. Ambitieus zijn in die zin is zeker een pluspunt.

Een buddy zijn is voordelig voor beide partijen. Niet alleen de nieuwe medewerker heeft baat bij deze relatie. Dienstdoen als inwerkmaatje biedt een kans om management- en leiderschapsvaardigheden te demonstreren en te ontwikkelen.

Harvard Business Review

Waarom is het buddysysteem een goed idee?

Streeft u naar een gelukkig, inclusief en productief personeelsbestand? Bent u op zoek naar een manier om het maximale uit uw inwerkstrategie te halen en het hoge verloop te verminderen? Zoals je inmiddels misschien wel hebt ontdekt, is het buddysysteem een geweldige manier om deze doelen te bereiken. Het is een essentieel onderdeel van een succesvolle inwerkervaring en zou een hoge prioriteit moeten hebben voor elk bedrijf, groot of klein. Als het goed wordt uitgevoerd, helpt het niet alleen nieuwe werknemers om zich gemakkelijk aan te passen, het is ook een bewezen manier om talent aan je organisatie te binden, de productiviteit te verhogen en een effectieve, leuke leerervaring te creëren voor alle betrokkenen.

Als je meer wilt weten over Lepaya en onze Krachtvaardigheidstrainingenneem dan zeker contact opnemen!

Bereiken

‍