Les avantages d'un système de parrainage et la manière de le mettre en œuvre avec succès

Le système de parrainage est un élément essentiel d'un processus d'intégration des employés réussi. C'est l'un des outils les plus puissants pour créer des équipes dont les membres sont parfaitement en phase et à l'aise les uns avec les autres. Idéalement, il stimule la productivité sur le lieu de travail, accroît le sentiment de bien-être au sein de votre personnel et réduit les coûts élevés de rotation du personnel. Toutefois, pour en récolter les fruits, il est essentiel de bien comprendre ce qu'est un système de compagnonnage et pourquoi les programmes de compagnonnage sont importants. Dans cet article, nous aborderons des questions telles que "Qu'est-ce qu'un système de parrainage ?", "Quels sont les avantages d'un système de parrainage ?" et "Comment mettre en œuvre un programme de parrainage sur le lieu de travail ?".

Qu'est-ce qu'un système de parrainage ?

Le système de parrainage consiste à associer un nouvel employé à un employé plus expérimenté : une personne qui l'aide à se familiariser avec la structure, la culture et les processus de l'organisation au cours de ses premières semaines ou de ses premiers mois de travail - parfois même plus longtemps. Pour les nouveaux embauchés, commencer un nouvel emploi peut déjà être une expérience éprouvante, c'est pourquoi le fait d'avoir un visage amical pour leur montrer les ficelles du métier les aide à s'intégrer en douceur dans leur nouveau rôle. Toutefois, un "work buddy" n'est pas seulement un collègue sympathique qui sait exactement quelle cantine sert le meilleur café et comment fonctionne l'imprimante. C'est quelqu'un qui répond à tous les types de questions, partage ses connaissances, motive, donne des conseils et présente le nouveau venu au reste de l'équipe.

Comment fonctionne le système de parrainage ?

Comment les programmes de jumelage fonctionnent-ils exactement ? Pour les nouveaux employés, la surcharge d'informations peut sembler insurmontable au cours des premières semaines dans leur nouvel environnement de travail. Avec un compagnon d'intégration, qui lui est assigné dès son premier jour, il se sentira immédiatement le bienvenu, moins anxieux et plus à l'aise dans sa nouvelle fonction. Ce membre expérimenté du personnel l'aidera à s'intégrer à quatre niveaux :

• Pratique : il est probable que les nouveaux employés aient déjà reçu des informations sur les politiques de l'entreprise lors de leur pré-accueil, mais un manuel de l'employé ne peut pas expliquer comment fonctionne la machine à café, comment se déplacer dans le bâtiment et où se trouve l'agrafeuse. Un "onboarding buddy" est là pour les accueillir, leur faire visiter les lieux et répondre à ces questions pratiques.

• Culturelle : chaque entreprise a sa propre atmosphère, basée sur des valeurs, des styles de leadership, etc. Bien sûr, un nouvel employé peut se faire une idée de la culture de l'entreprise en effectuant des recherches en ligne et en discutant avec d'anciens employés. Le fait de partager des valeurs sur des sujets éthiques tels que le développement durable, la diversité et l'inclusion est probablement la raison pour laquelle ils ont postulé à l'emploi en premier lieu ! Cependant, un compagnon de travail peut vraiment donner un aperçu de la manière dont les choses sont réellement faites - de manière formelle et informelle. Il y aura toujours des règles non écrites, et le fait d'avoir quelqu'un pour les mettre en lumière aidera les gens à s'intégrer beaucoup plus rapidement.

• Social : il est normal de se sentir nerveux le premier jour de travail - nous sommes tous passés par là. Les "work buddies" sont là pour réduire ce sentiment de stress. Ils présentent le nouvel embauché à ses collègues, l'emmènent déjeuner et veillent à ce qu'il ne se sente pas perdu lors d'une sortie d'entreprise ou de sa première réunion d'équipe.

• Sur le plan émotionnel : le compagnon de travail doit être une personne en qui le nouvel embauché peut avoir une confiance aveugle, et parfois même une épaule sur laquelle pleurer. Au cours des premières semaines ou des premiers mois, les choses peuvent parfois devenir un peu difficiles. Il peut y avoir des insécurités ou des questions qu'il est difficile d'aborder avec un manager ou le département des ressources humaines. C'est alors qu'entre en scène le compagnon de travail : il apporte son soutien, écoute et pose les bonnes questions. Il va sans dire que tout cela reste confidentiel.

Les avantages d'un système de compagnonnage au travail

Le système de compagnonnage au travail présente de nombreux avantages. Nous présentons ci-dessous les cinq avantages les plus notables d'un programme de jumelage.

1. Il permet de nouer des relations précieuses

Le système de parrainage est un moyen efficace d'établir des relations précieuses entre collègues, ce qui est crucial pour la satisfaction des employés et les taux de fidélisation. Saviez-vous que les mauvaises relations et le manque d'engagement au travail sont les principales causes d'un départ prématuré ? Lorsque les nouveaux embauchés ont un compagnon en qui ils peuvent avoir confiance et à qui ils peuvent parler dès le premier jour, ils se sentent plus rapidement liés à l'organisation. Selon Gartner, le sentiment d'appartenance est un élément clé pour se sentir accepté et intégré au travail. En outre, c'est aussi une façon amusante et sociable pour les gens d'apprendre à se connaître.

Les personnes qui ont un meilleur ami au travail ont deux fois plus de chances de s'impliquer dans leur travail, d'être plus à l'aise avec les clients, de produire un travail de meilleure qualité, d'éprouver un plus grand sentiment de bien-être et d'être moins susceptibles de se blesser au travail.

Sondage Gallup

2. Il augmente la productivité

La rapidité de la productivité est souvent une préoccupation à la fois pour l'entreprise et pour le nouvel employé. Les entreprises sont susceptibles de vouloir un retour sur investissement rapide une fois qu'elles ont embauché un nouvel employé, tandis que les nouveaux embauchés peuvent ressentir la tension entre le désir de performance et le besoin de prendre le temps d'apprendre le travail et d'apprendre à connaître l'entreprise. Une étude récente menée par Microsoft a montré que 97 % des nouveaux embauchés qui ont rencontré leur binôme au moins huit fois au cours de leurs 90 premiers jours de travail ont indiqué que leur binôme les avait aidés à accroître rapidement leur productivité dans leur fonction. Pourquoi ? Parce que leur copain a rendu le processus d'installation beaucoup plus facile. Le fait de se sentir à l'aise dans son nouvel environnement et de pouvoir s'adapter à la culture de l'entreprise augmente rapidement la confiance et la motivation : les niveaux de productivité augmentent donc.

3. Il améliore la satisfaction au travail

La même étude menée par Microsoft a également indiqué qu'après leur première semaine de travail, les nouveaux embauchés avec des compagnons d'intégration étaient 23 % plus satisfaits de leur intégration que ceux qui n'en avaient pas. Après 90 jours, ce chiffre s'est amélioré, montrant 36 % de satisfaction en plus chez les nouveaux embauchés avec des compagnons par rapport à ceux qui n'en ont pas. Le fait de fournir à vos employés un compagnon dans votre organisation dès le départ garantit leur satisfaction au travail et réduit le taux de rotation.

4. Il fournit des informations utiles

Chez Lepaya, nous avons demandé à certains de nos nouveaux employés ce que notre système de parrainage interne leur apportait.

L'un des thèmes récurrents était que, parce que Lepaya met en relation des personnes dans l'ensemble de l'organisation, il donne aux nouveaux employés un aperçu des différents rôles.

• Pour les personnes recrutées dans le domaine du marketing et associées à des membres de l'équipe d'apprentissage, cela leur a permis d'avoir une autre perspective sur ce que fait Lepaya, dès le départ.

• Pour les concepteurs recrutés en binôme avec des membres de l'équipe de vente, il s'agissait de comprendre comment fonctionnaient les processus de vente.

• Il leur a également permis de partager leurs expériences, tant au niveau de l'intégration que de leur rôle.

Le système de compagnonnage utilisé ici motive nos employés à réussir. Dans un cas, deux stagiaires se sont rencontrés pour partager leurs réflexions sur les recherches qu'ils menaient au sein de Lepaya, ce qui les a motivés et inspirés avec des idées nouvelles. (Vous pouvez les voir ci-dessous, en train de rattraper le temps perdu !)

5. Il crée une expérience d'apprentissage plus efficace

L'utilisation d'un système de jumelage n'est pas seulement un outil utile pour améliorer vos processus d'intégration, mais il est également utile pour l'apprentissage par les pairs. Par exemple, chez Lepaya, nous utilisons des programmes de jumelage dans la plupart de nos formations, qu'elles soient virtuelles ou en face à face. Grâce à ce système, les employés peuvent mettre en pratique ce qu'ils ont appris lors des sessions de formation traditionnelles. Ils se fixent des objectifs pendant la formation et complètent le contenu de l'apprentissage en ligne avec le binôme qui leur a été attribué afin de perfectionner leurs nouvelles compétences dans la vie réelle. En utilisant un système de binôme dans nos programmes d'apprentissage, nous encourageons les apprenants non seulement à interagir et à tisser des liens, mais aussi à se motiver et à se soutenir mutuellement tout au long de leur parcours d'apprentissage. Apprendre ensemble garantit une expérience d'apprentissage active et une compréhension plus profonde de ce qu'ils vont apprendre. Un système de compagnonnage aide également les nouveaux membres du personnel à développer leurs compétences et à renforcer leur confiance en eux grâce à l'interaction sociale. L'apprentissage par les pairs est un excellent moyen informel d'exploiter l'expertise et les connaissances déjà présentes dans une organisation, et il peut fonctionner aussi bien horizontalement que verticalement.

Mise en place d'un système de compagnonnage sur le lieu de travail

Il existe de nombreuses bonnes raisons d'introduire un système de compagnonnage dans votre organisation. Mais comment cela fonctionne-t-il dans la pratique ? Par où commencer ? En suivant ces cinq étapes, vous pouvez mettre en place un programme de jumelage qui profitera non seulement aux nouveaux employés, mais aussi à l'ensemble de votre entreprise.

1. Associer des employés ayant des intérêts similaires

Même s'ils ne travaillent pas nécessairement dans le même service, en partageant une culture, un amour de la danse ou une habitude de cuisiner, ces employés formeront un lien qui facilitera la transition vers votre organisation. Le système de parrainage n'a pas besoin d'être un processus formel. En présentant des personnes partageant les mêmes idées, vous aiderez vos nouvelles recrues à s'intégrer et vos employés actuels à rester à bord - simplement parce qu'ils se sentent intégrés et à l'aise les uns avec les autres.

2. Effectuer des contrôles réguliers

En assurant un suivi avec les deux partenaires et en veillant à ce qu'ils se rencontrent fréquemment, vous saurez si cette relation se développe bien et si vos employés tirent profit de ces réunions. Une vérification rapide et décontractée pour voir comment ils vont et dans quelle mesure ils trouvent ces réunions utiles vous le dira. Veillez à ce que cela s'applique à la fois au nouvel employé et à son compagnon de travail, car tout le monde n'est pas apte à assumer ce rôle amusant mais responsable (nous aborderons ce point dans la section consacrée à la manière d'être un bon compagnon de travail).

3. Poursuivre la surveillance

En communiquant avec vos employés pour vous assurer qu'ils sont bien assortis et qu'ils bénéficient de leurs réunions de jumelage, vous les aiderez dans leurs premiers pas au sein de votre organisation. Vous pouvez les encourager à réussir et à atteindre leur plein potentiel dès le départ. Un employé qui se sent en sécurité et en bonne compagnie sera certainement satisfait de son rôle. Pour savoir s'ils sont sur la bonne voie, vous pouvez interroger régulièrement les nouveaux embauchés : par exemple après un mois, après six mois et après un an. Ces données vous permettent de déterminer si votre programme de parrainage fonctionne réellement et s'il convient de l'améliorer ou de l'adapter.

4. Assurez-vous de faire le bon choix

Comment pouvez-vous vous assurer que votre système de parrainage sera efficace ? Il y a plusieurs façons d'y parvenir. Par définition, un binôme n'a pas besoin d'être un collègue direct. Le fait de jumeler des employés de différents services leur permet de partager les différents mécanismes de votre organisation. Inversement, le fait d'associer des employés occupant des fonctions similaires permet aux nouveaux employés de bénéficier à la fois du point de vue différent d'un collègue d'un autre service et des connaissances expérimentées d'une personne de leur propre service. Encouragez vos nouveaux employés à se présenter à l'ensemble de l'organisation dès le début de leur parcours d'intégration afin de s'immerger pleinement.

5. Proposer des formations percutantes, agréables et engageantes

Une expérience d'apprentissage efficace et amusante est cruciale pour que les nouvelles abeilles s'adaptent. Lepaya utilise l'apprentissage interactif pour impliquer vos (nouveaux) employés et rendre leur expérience d'apprentissage amusante, mémorable et efficace. Qu'ils apprennent virtuellement grâce à nos " bites " interactives ou lors d'une formation en personne, ils interagiront à la fois avec les formateurs, les acteurs et leurs collègues tout au long du processus. Lepaya réfléchit avec vous pour s'assurer que votre organisation reçoit la bonne formation au bon moment.

Comment être un bon copain au travail

Un "work buddy" est bien plus qu'un simple collègue amical. C'est quelqu'un qui s'occupe véritablement d'un nouveau membre du personnel à plusieurs reprises, qui le soutient, l'encourage et lui donne l'impression de faire partie de la famille. Cela semble facile ? Ne vous y trompez pas : être un compagnon de travail demande du temps et des efforts, et cette personne doit absolument posséder un certain nombre de caractéristiques, de compétences et de qualités pour que cela soit une réussite. En d'autres termes : lorsque vous mettez en place un système de compagnonnage sur le lieu de travail, veillez à choisir judicieusement vos compagnons potentiels et à gérer les attentes de chacun. Vous pouvez également investir dans la formation de ces personnes afin de vous assurer qu'elles disposent de tous les outils nécessaires pour accomplir leur travail et y prendre plaisir !

Qu'est-ce qui fait d'un candidat un bon copain ?

• Un compagnon de travail travaille depuis un peu plus longtemps dans l'organisation, ce qui signifie qu'il comprend parfaitement la culture de l'entreprise. En tant que vétéran, il connaît les structures et les pratiques de l'entreprise, tant au niveau organisationnel que fonctionnel.

• Le compagnon de travail est un excellent communicateur et un bon auditeur. Cela lui permet de se lier facilement avec la nouvelle recrue et de lui donner le sentiment d'être écoutée.

• Un compagnon de travail se charge de veiller à ce que le processus d'intégration des nouveaux employés soit à la fois agréable et efficace. Dans l'idéal, il s'agit d'une personne qui aide cette personne à se mettre au diapason en termes de performances et de productivité. Toutefois, cela ne signifie pas qu'un "buddy" prenne des décisions sur le contenu du travail d'une personne ou qu'il examine son rendement. Il n'a pas le rôle d'un superviseur et ne peut en aucun cas être tenu pour responsable des performances du nouvel employé.

• Un compagnon de travail réserve du temps dans son agenda pour que le nouvel embauché se sente à l'aise. C'est essentiel au cours des premières semaines, mais aussi à un stade ultérieur. Comme un véritable compagnon, un compagnon de travail sera disponible en cas de besoin, fera preuve de patience et s'engagera tout au long du cycle de vie de l'employé, et pas seulement le premier jour.

• Un compagnon de travail reconnaît que son rôle est une excellente occasion de développer ses propres compétences en matière de leadership et de mentorat. Être ambitieux dans ce sens est certainement un plus.

Le compagnonnage est mutuellement bénéfique. Le nouvel embauché n'est pas le seul à bénéficier de cette relation. Le fait d'être un compagnon d'intégration donne l'occasion de démontrer et de développer des compétences en matière de gestion et de leadership.

Harvard Business Review

Pourquoi le système de parrainage est-il une bonne idée ?

Vous souhaitez que votre personnel soit heureux, inclusif et productif ? Vous cherchez un moyen de tirer le meilleur parti de votre stratégie d'intégration et de réduire les taux de rotation élevés ? Comme vous l'avez peut-être déjà constaté, le système de compagnonnage est un excellent moyen d'atteindre ces objectifs. Il s'agit d'un élément essentiel d'une expérience d'intégration réussie et devrait être une priorité pour toute entreprise, grande ou petite. S'il est bien exécuté, il aidera non seulement les nouveaux employés à s'adapter facilement, mais c'est aussi un moyen éprouvé de retenir les talents dans votre organisation, de stimuler la productivité et de créer une expérience d'apprentissage efficace et amusante pour toutes les personnes impliquées.

Si vous voulez en savoir plus sur Lepaya et nos formations Power Skillsn'hésitez pas à prendre contact avec nous!

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