De toekomst is nu: hoe bouw en beheer je een virtueel team

Nu de wereld steeds kleiner wordt in deze moderne tijd van globalisering, cloudtechnologie en connectiviteit, groeit het aantal organisaties dat met virtuele teams werkt snel. Van ambitieuze start-ups tot grote multinationals, veel bedrijven zijn tegenwoordig afhankelijk van een extern personeelsbestand dat geografisch verspreid is en vaak binnen verschillende tijdzones actief is. Het spreekt voor zich dat de voordelen van werken op afstand duidelijk zijn voor zowel bedrijven als werknemers. Maar het leiden van een virtueel team brengt ook uitdagingen met zich mee. Hoe bouw je een sterke teamcultuur op afstand? Hoe beheer je virtuele teams effectief? In dit artikel delen we enkele tips en praktische tips voor teambeheer op afstand.

1. Intro: Thuiswerken: Wat is er niet om van te houden?

Tijdens de pandemie ondervonden veel mensen de voordelen van thuiswerken. Je hoeft niet meer vast te zitten in het ochtendverkeer met een koude koffie om op weg naar kantoor te gaan. Voorbij waren de dagen van eindeloze vergaderingen, toen een enkele e-mail net zo voldoende zou zijn geweest. Komt die collega langs je bureau om een 'snelle' vraag te stellen? Lange wachtrijen in het bedrijfsrestaurant, terwijl je dat rapport nog moest afmaken? Dat behoorde tot het verleden. In plaats daarvan: een betere balans tussen werk en privéleven, meer autonomie en meer flexibiliteit om de klus te klaren. Wat is er niet om van te houden?

Terwijl thuiswerken steeds populairder werd onder werknemers, begonnen ook werkgevers hier nota van te nemen. Niet alleen vanwege het positieve sentiment binnen hun personeel, maar ook omdat ze hogere productiviteitsniveaus bemerkten en de overheadkosten aanzienlijk zagen dalen.

Het enige wat je nodig hebt is een internetverbinding

Hoewel COVID-19 het proces van de overgang van organisaties naar een model voor werken op afstand of hybride werk heeft versneld, is virtueel organisatieontwerp niet nieuw. Zelfs voordat de pandemie toesloeg, hebben veel bedrijven (waaronder Fortune 500-bedrijven zoals Dell, Salesforce en Apple) aangetrokken tot een virtuele werkomgeving. In een tweet gepubliceerd in 2014, Sir Richard Branson beweerde al dat „op een dag kantoren tot het verleden zullen behoren”. Sommige succesvolle start-ups en scale-ups zijn zelfs volledig op afstand begonnen en zijn dat vandaag de dag nog steeds: ze hebben geen hoofdkantoor, bedrijfskantoren of zelfs geen hybride werkomgeving. In plaats daarvan kunnen hun teams vanaf elke locatie werken — alles wat ze nodig hebben is een internetverbinding. Deze bedrijven realiseerden zich dat je niet noodzakelijk een fysiek kantoor nodig hebt om succesvol te zijn, en vanwege hun wereldwijde perspectief en internationale klantenkring begonnen ze steeds vaker te werken met virtuele teams van over de hele wereld.

Bij Buffer hebben we geëxperimenteerd met nieuwe elementen van werk: titels en geen titels, managers en geen managers, kantoor en geen kantoor. We werken niet volgens een vast schema of vanaf een vaste locatie. Alles wat we doen is 100% remote first, om dat gevoel van inclusiviteit en gelijkheid over de hele linie te creëren.

Courtney Seiter, Inclusivity Catalyst bij Buffer — Platform voor beheer van sociale media

2. Gedistribueerde, externe en virtuele teams: wat is het verschil?

Teams op afstand, virtuele teams en verspreide teams: deze termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar er zijn enkele verschillen.

• Gedistribueerd team: dit teammodel is gebaseerd op alle werknemers die op verschillende geografische locaties van elkaar werken: verschillende steden, regio's, landen en vaak verschillende tijdzones
• Teams op afstand: net als verspreide teams werken werknemers vanaf verschillende locaties. Het verschil is dat er een kantoor is waar mensen elkaar ontmoeten en fysiek samenwerken, maar ze hebben ook de mogelijkheid om thuis te werken, hun favoriete café, een co-working space — eigenlijk overal
• Virtueel team: deze term gaat niet zozeer over waar mensen werken, maar op welke manier. Ze kunnen over de hele wereld worden verspreid, op afstand werken of af en toe naar kantoor komen. Toch communiceren en werken ze altijd samen met behulp van digitale technologie en hulpmiddelen voor virtueel projectmanagement van teams

3. De voordelen van een virtueel team

Of het nu wordt aangewakkerd door de pandemie of de snelle technologische en wereldwijde ontwikkelingen van de afgelopen tien jaar, het is overduidelijk dat virtuele en externe teams het 'nieuwe normaal' zijn geworden en er zijn om te blijven. Statistieken tonen aan dat:

• In de Verenigde Staten is het aantal mensen dat voornamelijk thuis werkt verdrievoudigd tussen 2019 en 2021.
• In Europa zijn de cijfers vergelijkbaar. Ongeveer 5,5% van de werkenden tussen 20 en 64 jaar werkte in 2019 op afstand. Het aandeel mensen dat gewoonlijk thuis werkt in 2021 bereikte 13,5%
• In 2022 16% van de bedrijven in de wereld zijn ze 100% afgelegen
• 75% van de wereldwijde werknemers geloven dat werken op afstand de nieuwe standaard is
• Volgens een onderzoek van Buffer 99% van de mensen zou ervoor kiezen om de rest van hun leven op afstand te werken, ook al was het maar parttime
• In datzelfde onderzoek zei 95,3 procent van de mensen die vanwege COVID-19 op afstand zijn gaan werken aan te bevelen, en dat aantal steeg naar 98,3 procent wanneer we alleen kijken naar mensen die vóór COVID-19 op afstand werkten

Volgens Matthew Hollingsworth, voormalig Head of Operations bij We Work Remotely en oprichter van Align, een bureau voor Remote-First Executive Recruiting:

„Deze statistieken geven een vrij duidelijk beeld van hoe werken op afstand de nieuwe standaard is geworden. Het zou geen verrassing moeten zijn dat we nu een personeelsbestand hebben dat begrijpt dat veel klussen vanaf elke locatie kunnen worden gedaan en dat van hun werkgevers een op afstand vriendelijke werkomgeving verwacht. Het verandert fundamenteel hoe we over werk denken, waarschijnlijk op permanente basis, en we zullen er allemaal beter van worden.”

De voordelen van het werken met externe en virtuele teams zijn inderdaad aantrekkelijk:

• Virtuele teams zijn productiever: 77% van de werknemers rapporteren een hogere productiviteit wanneer ze op locatie werken, omdat ze minder onderbrekingen hebben en zich beter kunnen concentreren in een omgeving die stil en comfortabel is, zoals thuis
• Medewerkers op afstand voelen zich gelukkiger: ervaring van werknemers hoger werkgeluk omdat ze in staat zijn om een gezonder evenwicht tussen werk en privéleven te creëren, zich minder gestrest voelen en meer quality time kunnen doorbrengen met hun dierbaren
• Teams op afstand hebben hogere retentiepercentages: vanwege hun verbeterde balans tussen werk en privéleven en flexibele werkmogelijkheden zijn werknemers doorgaans loyaler aan hun werkgever als ze de mogelijkheid hebben om op afstand te werken. Bovendien betekent het werken met virtuele teams dat bedrijven hun beste mensen niet hoeven los te laten als ze besluiten om naar een andere stad (of zelfs naar een ander land) te verhuizen
• Bedrijven op afstand zijn aantrekkelijker: internationale bedrijven zonder een enkel hoofdkantoor blijken nieuw talent aan te nemen 33% sneller dan anderen, vooral omdat millennials en Gen-Z dit flexibele werkmodel zeer waarderen
• Externe bedrijven hebben directe toegang tot een wereldwijde talentenpool: bedrijven kunnen de beste mensen aannemen zonder beperkt te worden door geografische ligging of een lokale talentenpool
• Werken op afstand verlaagt de overheadkosten: hoge overheadkosten zoals het huren van een kantoor en alles wat daarbij komt kijken (schoonmaak, restaurant, nutsvoorzieningen) worden verlaagd
• Organisaties op afstand hebben lagere wervings- en arbeidskosten: Omdat bedrijven die op afstand werken gebruik kunnen maken van een wereldwijde talentenpool, wordt het eenvoudiger en sneller om de juiste match voor een openstaande functie te vinden. Sollicitatiegesprekken worden meestal virtueel gedaan, wat tijd en geld bespaart bij het werven van de perfecte kandidaat. Bovendien kan een wereldwijd verspreid personeelsbestand ook leiden tot een aanzienlijke daling van de arbeidskosten. Hoewel de salarissen concurrerend kunnen blijven, gaat het aannemen van werknemers in het buitenland vaak gepaard met lagere lonen en minder loonbelasting.
• Virtuele teams presteren beter op het gebied van gelijkheid: bij gebrek aan hoofdkantoren of bedrijfskantoren is de kans groot dat het risico op ongelijke machtsevenwichten kleiner is. Er is simpelweg minder ruimte voor louche bedrijfspolitiek en niet-gefinancierde vooroordelen. Teams op afstand houden idealiter iedereen op hetzelfde speelveld, wat mensen een eerlijke kans geeft om gelijk behandeld te worden. Dit opent veel deuren, ook voor mensen die met een handicap leven en moeite hebben om naar kantoor te komen.
• De vertegenwoordiging van diversiteit is verbeterd: virtuele teamleden hebben waarschijnlijk verschillende culturele achtergronden, levensstijlen en ervaringen. Werken in een netwerk van digitale nomaden stelt teamleden bloot aan nieuwe ideeën, tradities en denkrichtingen
• Door met verspreide teams te werken, kunnen bedrijven nieuwe gebieden verkennen: nieuwe, veelbelovende doelgroepen zijn gemakkelijker toegankelijk als je mensen ter plaatse hebt die kennis hebben van de lokale markt

We gebruiken, adopteren en ontwikkelen bewust tools, processen en systemen die iedereen in het team klaarstomen voor succes, waar ter wereld ze zich ook bevinden.

Zo kan het team hun dagen indelen op de uren waarop ze het meest creatief en efficiënt zijn en om ervoor te zorgen dat ze tijd en ruimte hebben om te genieten van tijd met vrienden en familie en te genieten van hun hobby's en interesses.

Janet Mesh, CEO en medeoprichter van het wereldwijde geïntegreerde marketingbureau Aimtal

4. Uitdagingen van het werken met virtuele teams

Hoewel de voordelen van het werken met virtuele teams van het grootste belang zijn, brengt het ook verschillende uitdagingen met zich mee. In het begin van de pandemie, een studie uitgevoerd door Harvard Business Review ontdekte dat 40% van de leiders niet voorbereid was op het aansturen van externe werknemers, en 41% had moeite om hun teamleden op afstand betrokken te houden. Het bleek dat ze vertrouwensproblemen hadden. Ze vroegen zich af of hun werknemers over de nodige instrumenten, kennis en vaardigheden beschikten om efficiënt thuis te kunnen werken. Ze vroegen zich ook af hoe ze hun personeel in de gaten konden houden als ze niet gewoon door het kantoor konden lopen om bij hen in te checken.

Nu, bijna drie jaar na de Harvard-studie van 2020, zijn de rollen omgedraaid. Over het algemeen hebben teammanagers op afstand meer vertrouwen dat ze hun personeel kunnen motiveren, erop kunnen vertrouwen dat mensen hun werk autonoom doen, en het idee om ze voortdurend in de gaten te houden, loslaten. Vooral omdat uit productiviteitsgegevens bleek dat werknemers die op afstand werken, beter en efficiënter presteren.

Er zijn echter nog steeds enkele uitdagingen voor teams op afstand waar bedrijven vandaag de dag nog steeds mee te maken hebben. Dit vraagt om een andere manier van denken. Hier zijn enkele zaken waarmee u rekening moet houden bij het bestrijden van deze problemen.

1. Het managen van een team op afstand vereist een gedecentraliseerde leiderschapsstijl

Voor het beheren van virtuele teams is autoriteit op een andere manier benaderd. In een virtuele teamomgeving werkt micromanagement, het controleren van de dagelijkse activiteiten en het regelmatig controleren van individuele prestaties niet. Ook presteren virtuele teams doorgaans beter in platte organisatiestructuren die een empowerment van een aanpak waarbij de mens centraal staat. Daarom moeten leiders in staat zijn om werk te delegeren, autonomie aan te moedigen en creativiteit te stimuleren. Dit vereist een gedecentraliseerde en participatieve benadering van leiderschap, vaak gezien in de coaching, ondersteuning of democratische leiderschapsstijl.

Misschien vind je dit ook leuk: Soorten leiderschapsstijlen: wat is het beste voor u en uw organisatie?

2. Virtuele teamcommunicatie is anders dan face-to-face

Virtuele teammanagers geven vaak aan dat het overbrengen van hun ideeën en gedachten aan het team een van de grootste uitdagingen is waarmee ze worden geconfronteerd. De manier waarop mensen reageren of denken is niet altijd duidelijk in een virtuele omgeving, omdat het moeilijk is om lichaamstaal, non-verbale signalen enz. te detecteren. Dan is er ook nog het gebrek aan informele, persoonlijke ontmoetingen op kantoor. Om vertrouwen en wederzijds begrip te winnen, draait het bij succesvol teammanagement op afstand om regelmatig contact op te nemen met individuele teamleden, de juiste vragen te stellen en heel duidelijk te zijn bij het geven van instructies, het stellen van doelen en het delen van informatie. Wanneer leiders met verspreide teams werken, moeten ze zich ook bewust zijn van culturele verschillen, respecteer diversiteit, en taalbarrières aanpakken door die teamleden taalondersteuning te bieden.

3. Werken op afstand kan tot isolatie leiden

Mensen die niet gewend zijn om op afstand te werken, kunnen in eerste instantie gevoelens van isolatie en eenzaamheid ervaren, vooral degenen die alleen wonen. Het klinkt misschien triviaal, maar interactie met collega's, al is het maar kort in de gang of in het personeelsrestaurant, zijn belangrijke contactmomenten waardoor mensen zich gezien en gewaardeerd voelen. In een virtuele omgeving zijn collega's verspreid over verschillende steden en zelfs landen, waarbij technologie hun enige vorm van communicatie is. Tegenwoordig werken veel mensen met teamleden die ze nog nooit in het echt hebben ontmoet. Op deze manier diepere banden opbouwen met collega's is moeilijk en het kan moeilijk zijn om vertrouwen op te bouwen. Als er niet goed mee wordt omgegaan, kan dit gevoel van ontkoppeling de basis vormen voor gezondheidsproblemen van werknemers en een daling van de motivatie. Om werknemers een gevoel van saamhorigheid te geven, is het daarom cruciaal om tijd en moeite te investeren in teamactiviteiten op afstand.

5. Tips om succesvol een team op afstand samen te stellen

Wanneer u als bedrijf bezig bent met de transformatie naar een hybride, externe of virtuele werkomgeving, kunt u zich overweldigd voelen. Waar moet je beginnen? De onderstaande tips zullen helpen in die eerste, cruciale fase van het opbouwen van een team op afstand:

Tip 1: Optimaliseer het onboardingproces op afstand

Onboarding van nieuwe medewerkers in een virtuele werkomgeving is net zo belangrijk als 'live' onboarding. Het is eigenlijk niet zo anders, maar het is cruciaal om naast het traditionele onboardingproces een digitale onboardingstrategie te creëren. Bijvoorbeeld: geef nieuwe medewerkers eenvoudig toegang tot digitale bestanden en organiseer online vergaderingen waar ze virtueel in contact kunnen komen met hun manager en nieuwe collega's. Maak hun eerste dag net zo onvergetelijk als in een fysiek kantoor: een virtuele teamlunch is een geweldig idee om een nieuw teamlid te verwelkomen.

Misschien vind je dit ook leuk: Hoe creëer je een succesvol onboardingproces

Tip 2: Stel communicatierichtlijnen op

Communiceer duidelijk met het team wanneer en hoe ze contact kunnen opnemen met hun managers en andere teamleden. Dit is vooral belangrijk wanneer u met werknemers in verschillende tijdzones werkt. Zorg er ook voor dat ze weten welk medium ze in een bepaalde situatie moeten gebruiken. Als er iets dringend is en ze op zoek zijn naar een snel antwoord, is een e-mail waarschijnlijk niet het beste idee. Probeer een videogesprek voor een gestructureerde groepsdiscussie. Als u samen aan een project werkt, gebruik dan een projectbeheertool voor teams op afstand. Het opschrijven van deze richtlijnen zal de communicatie veel gemakkelijker maken, zeker met alle technologie die vandaag beschikbaar is.

Tip 3: Stel duidelijke verwachtingen

Mensen die thuis werken hebben meer vrijheid en flexibiliteit bij het plannen van hun dag. Daarom is het cruciaal om duidelijke verwachtingen te stellen. Niet alleen over taken die moeten worden voltooid, maar bijvoorbeeld ook over de uren waarop ze naar verwachting online zullen zijn. Is het nodig dat werknemers beschikbaar zijn tijdens officiële kantooruren, of is er meer flexibiliteit? Moeten ze dagelijks updates geven? Zorg ervoor dat het team weet wat ze moeten doen en wanneer ze dat moeten doen. Als de verwachtingen niet duidelijk zijn gesteld, zullen mensen ze nooit waarmaken.

Tip 4: Vraag teamleden om input en creëer een feedbackcultuur

Bij het opstellen van communicatierichtlijnen en het stellen van verwachtingen is het zinvol om teamleden om hun input te vragen. Ze weten immers het beste hoe ze hun werk het meest efficiënt kunnen doen, welke communicatiemethoden ze verkiezen en welke tools ze nodig hebben om hun werk gedaan te krijgen in een virtuele omgeving. Wanneer het proces is ingesteld, zorg er dan voor dat er een feedbackcultuur ontstaat. Dit zal helpen om te controleren wat goed werkt en welke procedures of methoden voor verbetering vatbaar zijn. Daarnaast kunnen het management en HR door middel van korte enquêtes en één-op-één check-ins inzicht krijgen in hoe betrokken werknemers zijn en hoe het met de teams gaat.

Tip 5: Investeer in tools voor teamsamenwerking op afstand

Investeer in slimme tools voor teamsamenwerking en gebruik ze verstandig om tijd te besparen. Genoeg van softwareplatforms die er zijn om de interne communicatie te optimaliseren, teamwerk te coördineren en digitale kantoren te helpen creëren. Slappe, Asana, Notieen Gsuite (inclusief Google Docs en Google Sheets) zijn enkele van de meest populaire. Voor videogesprekken zijn er de gebruikelijke verdachten zoals Microsoft Teams en Zoom. Inmiddels zullen de meeste mensen zich zelfverzekerd voelen om met deze tools te werken, maar zorg altijd voor technische ondersteuning als dingen niet naar behoren werken.

6. Volgende stap: een team op afstand beheren

Wanneer de bovenstaande ideeën voor het samenstellen van een team op afstand zijn toegepast, is het nu tijd om die virtuele teams effectief te leiden. Hier zijn enkele praktische tips voor het managen van een team op afstand.

Tip 1: Respecteer verschillen en betrek iedereen

Met teamleden op afstand verspreid over de hele wereld, zullen sommigen tijdens een virtuele teamvergadering expressiever zijn dan anderen. Sommigen zijn misschien verlegen of vinden het onbeleefd om centraal te staan vanwege hun culturele achtergrond. Sommige culturen gedijen goed onder een democratische leider, terwijl anderen beter reageren op een meer gezaghebbende aanpak. In een virtueel team is het duidelijk dat individuele leden verschillen hebben. Als je niet oppast, bestaat het risico dat mensen zich buitengesloten voelen. De teamleider moet daarom zoeken naar manieren om die verschillen te overbruggen en eenheid op te bouwen, zodat iedereen zich gerespecteerd en opgenomen voelt.

Lees meer: Diversiteitsmanagement op de werkvloer

Tip 2: Investeer in virtuele teambinding

Virtuele teambuildingactiviteiten helpt het team te integreren en wederzijds begrip te creëren. De beste online activiteiten wekken nieuwsgierigheid op, zorgen ervoor dat mensen zich opgenomen voelen in de bedrijfscultuur en contact maken. Wat nog belangrijker is, door middel van virtuele teambuilding kunnen bedrijven een omgeving creëren waarin mensen zich op hun gemak voelen om zichzelf te zijn. Teambuildingactiviteiten kunnen bestaan uit het opzetten van een virtuele boek- of filmclub, het organiseren van een online kookles of zelfs gekke spelletjes van 5 minuten op Zoom.

Bekijk onze blog over 7 beste ideeën voor virtuele teambuildingactiviteiten

Lees meer

Tip 3: Plan regelmatig virtuele teamvergaderingen

Zelfs als officiële vergaderingen op kantoor geen deel uitmaken van de bedrijfscultuur, is het verrassend hoeveel er eigenlijk gedurende de dag wordt besproken wanneer iedereen op dezelfde plek werkt. Wekelijkse of dagelijkse check-ins om de dagelijkse activiteiten te bespreken, zullen ervoor zorgen dat medewerkers op afstand zich meer betrokken voelen. Het is ook een makkelijke en snelle manier om iedereen op de hoogte te brengen. Deze virtuele teamvergaderingen hoeven niet lang te duren, maar bieden mensen de mogelijkheid om te delen wat er gebeurt. 15 minuten aan het begin of einde van de werkdag kan wonderen doen voor de betrokkenheid van teams op afstand.

Tip 4: Richt je op het welzijn van je team op afstand

Over het algemeen heeft de verschuiving naar hybride en modellen voor werken op afstand een positief effect gehad op het welzijn van werknemers, maar ook op nieuwe uitdagingen, vooral op mentaal en sociaal vlak. Zonder persoonlijk contact bestaat het risico dat mensen zich alleen en geïsoleerd voelen. En hoewel de meeste externe werknemers een betere balans tussen werk en privéleven ervaren, verliezen sommigen hun grenzen uit het oog: ze checken hun post in het weekend, werken tot laat en hebben moeite om hun tijd efficiënt te beheren. Om gevoelens van stress en angst los te laten, is het van cruciaal belang dat leiders op afstand:

• Geef emotionele steun: doe regelmatig check-ins om te zien hoe mensen zich voelen en steun degenen die het moeilijk lijken te hebben. Luister aandachtig en wees bereid om tussen de regels door te lezen.
• Geef toegang tot wellnessprogramma's: ervoor zorgen dat mentale en fysieke ondersteuning voor iedereen toegankelijk is, via externe of zakelijke programma's
• Geef het goede voorbeeld: geef het goede voorbeeld door medewerkers niet te bellen of te mailen buiten de werkuren. Dit helpt mensen zich te realiseren dat ze niet constant online hoeven te zijn
• Focus op output: maak duidelijk dat werken op afstand niet zozeer gaat om de input (hoeveel uur ze werken), maar het is de output — het resultaat — dat telt

Bij Lepaya helpen we organisaties een cultuur van continu leren te creëren en sterkere teams op te bouwen door innovatieve leerervaringen aan te bieden via onze Power Skills-training.

VERTEL ME MEER