L'avenir, c'est maintenant : comment créer et gérer une équipe virtuelle

Alors que le monde devient de plus en plus petit en cette ère moderne de mondialisation, de technologie cloud et de connectivité, le nombre d'organisations travaillant avec des équipes virtuelles augmente rapidement. Qu'il s'agisse de start-up ambitieuses ou de grandes multinationales, de nombreuses entreprises s'appuient aujourd'hui sur une main-d'œuvre distante géographiquement dispersée, opérant souvent dans des fuseaux horaires différents. Il va sans dire que les avantages du travail à distance sont évidents tant pour les entreprises que pour les employés. Mais diriger une équipe virtuelle comporte également des défis. Comment créer une solide culture d'équipe à distance ? Comment gérez-vous efficacement des équipes virtuelles ? Dans cet article, nous allons partager quelques conseils et bonnes pratiques pour la gestion d'équipe à distance.

1. Intro : Travailler à domicile : comment ne pas aimer ?

Pendant la pandémie, de nombreuses personnes ont bénéficié des avantages du travail à domicile. Plus besoin de vous retrouver coincé dans la circulation matinale avec un café bien frais pour vous rendre au bureau. L'époque des réunions interminables, où un seul e-mail aurait suffi, est révolue. Ce collègue qui passe à votre bureau pour vous poser une question « rapide » ? De longues files d'attente au restaurant de l'entreprise, alors que vous aviez encore ce rapport à terminer ? Cela appartenait au passé. Au lieu de tout cela : un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, une autonomie accrue et une plus grande flexibilité pour accomplir le travail. Qu'est-ce que ne pas aimer ?

Alors que le travail à domicile gagnait en popularité auprès des employés, les employeurs ont également commencé à en prendre note. Non seulement en raison du sentiment positif qui règne au sein de leur personnel, mais aussi parce qu'ils ont constaté des niveaux de productivité plus élevés et une baisse considérable des frais généraux.

Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'une connexion Internet

Alors que la COVID-19 a accéléré le processus de transition des organisations vers un modèle de travail à distance ou hybride, la conception organisationnelle virtuelle n'est pas nouvelle. Même avant le début de la pandémie, de nombreuses entreprises (notamment Les entreprises du Fortune 500 comme Dell, Salesforce et Apple) se sont tournés vers un environnement de travail virtuel. Dans un tweet publié en 2014, Sir Richard Branson a déjà affirmé qu' « un jour, les bureaux appartiendront au passé ». Certaines start-up et entreprises en expansion prospères ont même démarré entièrement à distance et le sont toujours aujourd'hui : elles n'ont pas de siège social, de siège social ou même d'environnement de travail hybride. Au lieu de cela, leurs équipes peuvent travailler de n'importe où, tout ce dont elles ont besoin est une connexion Internet. Ces entreprises se sont rendu compte que vous n'avez pas nécessairement besoin d'un bureau physique pour réussir et, en raison de leur perspective mondiale et de leur clientèle internationale, elles ont commencé à travailler de plus en plus avec des équipes virtuelles du monde entier.

Chez Buffer, nous avons expérimenté de nouveaux éléments du travail : titres et pas de titres, managers et pas de managers, bureau et pas de bureau. Nous ne travaillons pas selon un horaire fixe ni à partir d'un lieu fixe. Tout ce que nous faisons est d'abord 100 % à distance, afin de créer ce sentiment d'inclusion et d'égalité à tous les niveaux.

Courtney Seiter, Inclusivity Catalyst chez Buffer — Plateforme de gestion des réseaux sociaux

2. Équipes distribuées, distantes et virtuelles : quelle est la différence ?

Équipes à distance, équipes virtuelles et équipes distribuées : ces termes sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais il existe quelques différences.

• Équipe distribuée : ce modèle d'équipe est basé sur le fait que tous les employés travaillent dans des zones géographiques distinctes les uns des autres : villes, régions, pays et fuseaux horaires souvent différents
• Équipes à distance : à l'instar des équipes distribuées, les employés travaillent à partir de différents endroits. La différence, c'est qu'il existe un bureau où les gens se rencontrent et collaborent physiquement, mais ils ont également la possibilité de travailler à domicile, dans leur café préféré, dans un espace de travail partagé, n'importe où, vraiment
• Équipe virtuelle : ce terme ne concerne pas tant où les gens travaillent, mais comment. Ils peuvent être distribués dans le monde entier, travailler à distance ou se rendre occasionnellement dans un bureau. Néanmoins, ils communiquent et travaillent toujours ensemble à l'aide de la technologie numérique et d'outils pour la gestion de projet en équipe virtuelle

3. Les avantages d'une équipe virtuelle

Que ce soit en raison de la pandémie ou des développements technologiques et mondiaux rapides de la dernière décennie, il est évident que les équipes virtuelles et à distance sont devenues la « nouvelle norme » et sont là pour rester. Les statistiques montrent que :

• Aux États-Unis, le nombre de personnes travaillant principalement à domicile triplé entre 2019 et 2021.
• En Europe, les chiffres sont similaires. Environ 5,5 % des personnes occupées âgées de 20 à 64 ans travaillaient à distance en 2019. La part des personnes travaillant habituellement à domicile dans 2021 a atteint 13,5 %
• En 2022, 16 % des entreprises dans le monde sont 100 % distants
• 75 % des travailleurs du monde pensent que le travail à distance est la nouvelle norme
• Selon une étude de Buffer, 99 % des personnes choisiraient de travailler à distance pour le reste de leur vie, même si ce n'est qu'à temps partiel
• Dans cette même étude, 95,3 % des personnes qui ont commencé à travailler à distance en raison de la COVID-19 ont déclaré qu'elles recommanderaient le télétravail, et ce chiffre a bondi à 98,3 % lorsque vous ne regardez que les personnes qui travaillaient à distance avant la COVID-19

Selon Matthieu Hollingsworth, ancien responsable des opérations chez We Work Remotely et fondateur d'Align, une agence de recrutement de cadres à distance :

« Ces indicateurs donnent une idée assez claire de la façon dont le travail à distance est devenu la nouvelle norme. Il n'est donc pas surprenant que nous ayons aujourd'hui une main-d'œuvre qui comprend que de nombreux emplois peuvent être effectués de n'importe où et qui attend de ses employeurs qu'ils proposent des environnements de travail adaptés au télétravail. Cela change fondamentalement notre façon de concevoir le travail, probablement de façon permanente, et nous n'en serons que mieux lotis. »

En effet, les avantages de travailler avec des équipes à distance et virtuelles sont très intéressants :

• Les équipes virtuelles sont plus productives : 77 % des travailleurs déclarent être plus productifs lorsqu'ils travaillent hors site, car ils subissent moins d'interruptions et sont mieux à même de se concentrer dans un environnement calme et confortable, comme leur propre domicile
• Les employés travaillant à distance se sentent plus heureux : expérience des employés des niveaux plus élevés de bonheur au travail car ils peuvent créer un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, se sentent moins stressés et peuvent passer plus de temps de qualité avec leurs proches
• Les équipes travaillant à distance ont des taux de rétention plus élevés : en raison de leur meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et de leurs options de travail flexibles, les employés ont tendance à être plus loyaux envers leurs employeurs s'ils ont la possibilité de travailler à distance. De plus, le fait de travailler avec des équipes virtuelles signifie que les entreprises n'ont pas besoin de licencier leurs meilleurs collaborateurs si elles décident de déménager dans une ville (voire un pays)
• Les entreprises distantes sont plus attractives : les entreprises mondiales qui n'ont pas de siège social unique recrutent de nouveaux talents 33 % plus rapide que d'autres, d'autant plus que les milléniaux et la génération Z attachent une grande importance à ce modèle de travail flexible
• Les entreprises distantes ont un accès direct à un vivier de talents mondial : les entreprises peuvent recruter les meilleures personnes sans être limitées par la géographie ou par un vivier de talents local
• Le travail à distance réduit les frais généraux : les frais généraux élevés tels que la location d'un bureau et tout ce qui va avec (nettoyage, restaurant, services publics) sont réduits
• Les organisations distantes ont des coûts de recrutement et de main-d'œuvre inférieurs : étant donné que les entreprises privilégiant le télétravail peuvent puiser dans un vivier de talents mondial, il est plus facile et plus rapide de trouver le candidat idéal pour un poste vacant. Les entretiens d'embauche se déroulent principalement de manière virtuelle, ce qui permet de gagner du temps et de l'argent lors du recrutement du candidat idéal. De plus, une main-d'œuvre distribuée dans le monde entier peut également entraîner une baisse significative des coûts de main-d'œuvre. Bien que les salaires puissent rester compétitifs, l'embauche de travailleurs à l'étranger implique souvent des salaires plus bas et moins d'impôts sur les salaires.
• Les équipes virtuelles obtiennent de meilleurs résultats en termes d'équité : en l'absence de siège social ou de siège social, il y a de fortes chances que le risque d'inégalité des rapports de force soit moindre. Il y a tout simplement moins de place pour les politiques d'entreprise louches et les biais non financés. Idéalement, les équipes à distance mettent tout le monde sur le même pied d'égalité, ce qui donne aux personnes une chance équitable d'être traitées sur un pied d'égalité. Cela ouvre de nombreuses portes, y compris pour les personnes handicapées qui ont des difficultés à se rendre au bureau.
• La représentation de la diversité est améliorée : les membres de l'équipe virtuelle ont probablement des antécédents culturels, des modes de vie et des expériences variés. Travailler au sein d'un réseau de nomades numériques expose les membres de l'équipe à de nouvelles idées, traditions et écoles de pensée
• Travailler avec des équipes distribuées permet aux entreprises d'explorer de nouveaux territoires : de nouveaux publics prometteurs sont plus facilement accessibles lorsque vous avez des personnes sur le terrain qui connaissent le marché local

Nous utilisons, adoptons et développons intentionnellement des outils, des processus et des systèmes qui permettent à tous les membres de l'équipe de réussir, où qu'ils se trouvent dans le monde.

Cela permet à l'équipe de structurer ses journées en fonction des heures où elle est la plus créative et la plus efficace, et de s'assurer qu'elle dispose du temps et de l'espace nécessaires pour passer du temps avec ses amis et sa famille et profiter de ses loisirs et de ses intérêts.

Janet Mesh, PDG et cofondateur de l'agence de marketing intégrée mondiale Aimtal

4. Les défis liés au travail avec des équipes virtuelles

Bien que les avantages de travailler avec des équipes virtuelles soient primordiaux, cela pose également plusieurs défis. Au début de la pandémie, un étude réalisée par Harvard Business Review a constaté que 40 % des dirigeants n'étaient pas préparés à gérer des employés à distance et 41 % avaient du mal à maintenir l'engagement des membres de leur équipe travaillant à distance. Il s'avère qu'ils avaient des problèmes de confiance. Ils se sont demandé si leurs employés possédaient les outils, les connaissances et les compétences nécessaires pour travailler efficacement à domicile. Ils se demandaient également comment surveiller leur personnel lorsqu'ils ne pouvaient pas simplement traverser le bureau pour s'enregistrer auprès d'eux.

Aujourd'hui, près de trois ans après l'étude menée par Harvard en 2020, les rôles sont inversés. Dans l'ensemble, les chefs d'équipe à distance se sentent plus confiants dans leur capacité à motiver leur personnel, à faire confiance aux personnes pour faire leur travail de manière autonome et à abandonner l'idée de les surveiller en permanence. D'autant que les données de productivité montraient que les employés travaillant à distance étaient plus performants et plus efficaces.

Cependant, les entreprises sont encore confrontées à certains défis liés aux équipes à distance aujourd'hui. Cela nécessite un état d'esprit différent. Voici quelques éléments à prendre en compte pour résoudre ces problèmes.

1. La gestion d'une équipe à distance nécessite un style de leadership décentralisé

La gestion des équipes virtuelles repose sur une approche différente de l'autorité. Dans une équipe virtuelle, la microgestion, le contrôle des activités quotidiennes et la vérification régulière des performances individuelles ne fonctionnent pas. De plus, les équipes virtuelles ont tendance à être plus performantes dans des structures organisationnelles plates qui appliquent une une approche « axée sur les personnes d'abord » habilitante. Par conséquent, les dirigeants doivent être en mesure de déléguer le travail, d'encourager l'autonomie et de stimuler la créativité. Cela nécessite une approche décentralisée et participative du leadership, souvent observée dans le coaching, le soutien ou style de leadership démocratique.

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2. La communication en équipe virtuelle est différente de la communication en face à face

Les chefs d'équipe virtuels affirment souvent que l'un des plus grands défis auxquels ils sont confrontés est de communiquer leurs idées et leurs réflexions à l'équipe. La façon dont les gens réagissent ou pensent n'est pas toujours claire dans un environnement virtuel, car il est difficile de détecter le langage corporel, les signaux non verbaux, etc. À cela s'ajoute le manque de rencontres informelles en face à face au bureau. Pour gagner la confiance et la compréhension mutuelle, une gestion d'équipe à distance réussie consiste à prendre régulièrement contact avec chaque membre de l'équipe, à poser les bonnes questions et à être très clair lorsqu'il s'agit de donner des instructions, de fixer des objectifs et de partager des informations. Lorsqu'ils travaillent avec des équipes distribuées, les dirigeants doivent également être conscients des différences culturelles, respecter la diversité, et surmontez les barrières linguistiques en proposant à ces membres de l'équipe une assistance linguistique.

3. Le travail à distance peut mener à l'isolement

Les personnes qui n'ont pas l'habitude de travailler à distance peuvent ressentir dans un premier temps un sentiment d'isolement et de solitude, en particulier celles qui vivent seules. Cela peut sembler banal, mais les interactions avec des collègues, même brièvement dans le couloir ou dans le restaurant du personnel, sont des moments de contact importants qui permettent aux gens de se sentir vus et appréciés. Dans un environnement virtuel, les collègues sont répartis dans différentes villes et même dans différents pays, la technologie étant leur seul moyen de communication. Aujourd'hui, de nombreuses personnes travaillent avec des membres d'équipe qu'elles n'ont jamais rencontrés dans la vraie vie. Il est difficile d'établir des liens plus étroits avec des collègues de cette manière, et il peut être difficile d'établir un climat de confiance. S'il n'est pas géré correctement, ce sentiment de déconnexion peut entraîner des problèmes de santé chez les employés et une baisse de motivation. Pour créer un sentiment d'appartenance chez les employés, il est donc essentiel d'investir du temps et des efforts dans les activités de l'équipe à distance.

5. Conseils pour créer une équipe à distance avec succès

Lorsque, en tant qu'entreprise, vous êtes en train de passer à un environnement de travail hybride, à distance ou virtuel, vous pouvez vous sentir dépassé. Par où commencer ? Les conseils ci-dessous vous aideront dans cette première phase cruciale de la constitution d'une équipe à distance :

Conseil 1 : Optimisez le processus d'intégration à distance

Intégrer les nouveaux employés dans un environnement de travail virtuel est tout aussi important que l'intégration « en direct ». En fait, ce n'est pas si différent, mais il est essentiel de créer une stratégie d'intégration numérique en plus du processus d'intégration traditionnel. Par exemple : donnez aux nouveaux employés un accès facile aux fichiers numériques et organisez des réunions en ligne où ils peuvent communiquer virtuellement avec leur responsable et leurs nouveaux collègues. Faites de leur première journée un moment aussi inoubliable que vous le feriez dans un bureau physique : un déjeuner d'équipe virtuel est une excellente idée pour accueillir un nouveau membre de l'équipe.

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Conseil 2 : définissez des directives de communication

Indiquez clairement à l'équipe quand et comment elle peut contacter ses responsables et les autres membres de l'équipe. Ceci est particulièrement important lorsque vous travaillez avec des employés situés dans des fuseaux horaires différents. Assurez-vous également qu'ils savent quel support utiliser dans une situation donnée. Si quelque chose est urgent et qu'ils recherchent une réponse rapide, un e-mail n'est probablement pas la meilleure idée. Pour une discussion de groupe structurée, essayez un appel vidéo. Lorsque vous travaillez ensemble sur un projet, utilisez un outil de gestion de projet en équipe à distance. La rédaction de ces directives facilitera grandement la communication, en particulier avec toutes les technologies disponibles aujourd'hui.

Conseil 3 : définissez des attentes claires

Les personnes qui travaillent à domicile ont plus de liberté et de flexibilité dans la planification de leur journée. Il est donc essentiel de définir des attentes claires. Non seulement en ce qui concerne les tâches à accomplir, mais aussi, par exemple, les heures auxquelles elles devraient être en ligne. Est-il nécessaire que les employés soient disponibles pendant les heures de bureau officielles ou y a-t-il plus de flexibilité ? Doivent-ils fournir des mises à jour quotidiennes ? Assurez-vous que l'équipe sait quoi faire et quand le faire. Lorsque les attentes ne sont pas clairement définies, les gens ne les atteindront jamais.

Conseil 4 : Demandez l'avis des membres de l'équipe et créez une culture du feedback

Lors de l'établissement de directives de communication et de la définition des attentes, il est logique de demander aux membres de l'équipe leur avis. Après tout, ce sont eux qui savent le mieux comment faire leur travail le plus efficacement possible, quelles méthodes de communication ils préfèrent et quels outils ils ont besoin pour effectuer leur travail dans un environnement virtuel. Lorsque le processus est défini, veillez à établir une culture du feedback. Cela permettra de contrôler ce qui fonctionne bien et quelles procédures ou méthodes peuvent être améliorées. En outre, la mise en place de courts sondages et de contrôles individuels aidera la direction et les ressources humaines à comprendre l'engagement des employés et les performances des équipes.

Conseil 5 : Investissez dans des outils de collaboration d'équipe à distance

Investissez dans des outils de collaboration d'équipe intelligents et utilisez-les judicieusement pour gagner du temps. Beaucoup de plateformes logicielles optimisez la communication interne, coordonnez le travail d'équipe et aidez à créer des bureaux numériques. Slack, Asana, Notion, et Gsuite (y compris Google Docs et Google Sheets) sont parmi les plus populaires. Pour les appels vidéo, il existe les suspects habituels tels que Microsoft Teams et Zoom. À l'heure actuelle, la plupart des gens se sentent en confiance avec ces outils, mais assurez-vous toujours de bénéficier d'un support technique lorsque les choses ne fonctionnent pas comme prévu.

6. Étape suivante : gestion d'une équipe à distance

Une fois que les idées ci-dessus pour constituer une équipe à distance ont été appliquées, il est temps de diriger efficacement ces équipes virtuelles. Voici quelques bonnes pratiques pour gérer une équipe à distance.

Conseil 1 : Respectez les différences et incluez tout le monde

Les membres de l'équipe étant dispersés à distance à travers la planète, certains seront plus expressifs que d'autres lors d'une réunion d'équipe virtuelle. Certains peuvent être timides ou trouver impoli de prendre le devant de la scène en raison de leur origine culturelle. Certaines cultures prospèrent dans le cadre d'un leader démocrate, tandis que d'autres répondent mieux à une approche plus autoritaire. Dans une équipe virtuelle, il est évident que chaque membre a des différences. Si vous ne faites pas attention, les gens risquent de se sentir exclus. Le chef d'équipe doit donc chercher des moyens de surmonter ces différences et de renforcer l'unité afin que chacun se sente respecté et inclus.

En savoir plus : Gestion de la diversité sur le lieu de travail

Conseil 2 : Investissez dans la création de liens d'équipe virtuels

Activités de team building virtuelles aidera l'équipe à s'intégrer et à créer une compréhension mutuelle. Les meilleures activités en ligne suscitent la curiosité, aident les gens à se sentir intégrés à la culture de l'entreprise et à créer des liens. Plus important encore, grâce au team building virtuel, les entreprises peuvent créer un environnement qui permet aux gens de se sentir à l'aise d'être eux-mêmes. Les activités de team building peuvent inclure la création d'un club virtuel de lecture ou de cinéma, l'organisation d'un cours de cuisine en ligne ou même des jeux stupides de 5 minutes sur Zoom.

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Conseil 3 : Planifiez régulièrement des réunions d'équipe virtuelles

Même si la tenue de réunions officielles au bureau ne fait pas partie de la culture d'une entreprise, il est surprenant de constater à quel point l'on discute tout au long de la journée lorsque tout le monde travaille au même endroit. Les enregistrements hebdomadaires ou quotidiens pour discuter des activités quotidiennes permettront aux employés à distance de se sentir plus inclus. C'est également un moyen simple et rapide de mettre tout le monde au courant. Ces réunions d'équipe virtuelles ne doivent pas nécessairement être longues mais permettent aux gens de partager ce qui se passe. 15 minutes au début ou à la fin de la journée de travail peuvent faire des merveilles pour l'engagement des équipes à distance.

Conseil 4 : Concentrez-vous sur le bien-être des équipes à distance

D'une manière générale, le passage à des modèles de travail hybrides et à distance a eu un impact positif sur le bien-être des employés, mais il a également entraîné de nouveaux défis, notamment sur le plan mental et social. Sans contact en face à face, les gens risquent de se sentir seuls et isolés. Et si la plupart des employés travaillant à distance bénéficient d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, certains perdent de vue leurs limites : ils consultent leur courrier le week-end, travaillent jusque tard et ont du mal à gérer leur temps efficacement. Pour soulager les sentiments de stress et d'anxiété, il est essentiel que les responsables à distance :

• Apportez un soutien émotionnel : faites des bilans réguliers pour savoir comment les gens se sentent et soutenez ceux qui semblent avoir des difficultés. Écoutez attentivement et soyez prêt à lire entre les lignes.
• Donnez accès à des programmes de bien-être : veiller à ce que le soutien mental et physique soit accessible à tous, que ce soit par le biais de programmes externes ou corporatifs
• Montrez l'exemple : donnez le bon exemple en n'appelant pas ou en n'envoyant pas de courrier électronique aux employés en dehors des heures de travail. Cela aide les gens à réaliser qu'ils n'ont pas besoin d'être en ligne en permanence
• Concentrez-vous sur les résultats : expliquez clairement que le travail à distance n'est pas tant une question d'entrée (combien d'heures elles travaillent), mais c'est la sortie, le résultat, qui compte

Chez Lepaya, nous aidons les organisations à créer une culture d'apprentissage continu et à renforcer les équipes en proposant des expériences d'apprentissage innovantes grâce à notre formation Power Skills.

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