Beheers de kunst van het onderhandelen: de aanpak, tactieken en technieken die je nodig hebt om tot een win-win deal te komen

Stel dat u een senior manager bent bij een zorgbedrijf en het contract voor een van uw belangrijkste fabrikanten wordt verlengd. In de toekomst is het van cruciaal belang dat u betere voorwaarden voor uw bedrijf veiligstelt, vooral als het gaat om procesinnovatie en doorlooptijden.

Nu heb je je onderzoek gedaan. U kent uw vertrekpunt en hebt een idee van de beste alternatieve opties van uw fabrikant. Het is duidelijk dat uw bedrijf waardevol voor hen is, maar ze beschikken ook over cruciale patenten waardoor overstappen naar een andere fabrikant een tijdrovende en ongunstige optie zou zijn, iets waarvan ze zich terdege bewust zijn.

Dus, hoe ga je te werk?

Leidt u met uw voorwaarden en hoopt u dat ze genereus reageren?
Speel je hard en bluf je over sommige kaarten in je deck?
Begin je met een informeel gesprek en zet je dat vervolgens om in een discussie over langetermijnvisie?

Wat is de meest effectieve aanpak om ervoor te zorgen dat uw bedrijf een overwinning behaalt?

Bij Krauthammer geloven we dat de kunst van het onderhandelen draait om drie belangrijke fasen:

1. Scenario's voorbereiden
2. Tactieken onder de knie krijgen
3. Complexiteit overwinnen

Of u nu veel tussenhandelt, zoals in het bovenstaande voorbeeld, of om een jaarlijkse loonsverhoging vraagt, het zal u helpen om deze fasen te begrijpen versterk je onderhandelingsvaardigheden. Lees verder terwijl we u door elke fase leiden en tactieken en technieken delen die u zullen helpen om elke onderhandeling met vertrouwen aan te pakken.

Scenario's voorbereiden: hoe zorgt u ervoor dat uw onderhandelingen succesvol zijn

Vanuit ons perspectief is het doel van onderhandelen om drie doelen te bereiken:

1. Een overeenkomst bereiken.
2. De overeenkomst moet een win-win situatie zijn.
3. Als al het andere faalt, bescherm dan de relatie.

Laten we beginnen met te definiëren wat we bedoelen met win-win.

Het belang van een win-win onderhandelingsstijl en het behouden van de relatie

Een win-win-onderhandeling houdt in dat u ervoor zorgt dat u de best mogelijke deal voor uzelf krijgt, terwijl u er ook voor zorgt dat uw tegenpartij tevreden is. Als beide partijen tevreden zijn met het resultaat, is de kans groter dat er een langdurig en succesvol zakelijk partnerschap ontstaat.

Er bestaan verschillende mythes rond win-win-overeenkomsten. Laten we er nu een paar verdrijven:

• „Eerlijk” zijn betekent middelen in het midden verdelen.

Dit is niet waar. Win-winsituaties kunnen gaan over voordelen die moeilijk te meten zijn, maar die van grote waarde zijn.

• Wanneer de ene partij een concessie doet, moet de andere automatisch een concessie doen.

Nogmaals, dit is niet waar. Onderhandelen op basis van „win-win” betekent dat rekening wordt gehouden met de behoeften van de andere partij. Een concessie van geringe of geen waarde aan de andere partij vereist geen wederkerigheid.

• Conflicten en spanningen moeten koste wat het kost worden vermeden.

Integendeel, het onschadelijk maken van emotioneel beladen situaties kan een cruciale stap blijken te zijn op weg naar een bevredigend doel. Het oplossen van conflicten in een onderhandeling houdt in dat je van het emotionele naar het rationele gaat, dat er duidelijkheid komt over wat er op het spel staat en dat je voorwaarden creëert die wederzijdse tevredenheid bevorderen.

Het derde doel van onderhandelen — het beschermen van de relatie — is ook cruciaal om op te merken. Het is van cruciaal belang om een sterke relatie tussen tegenhangers te behouden en tegelijkertijd uw doelen te bereiken, omdat het verbranden van een brug zelden de langetermijndoelen van beide partijen dient.

Dit betekent dat u de onderhandeling moet scheiden van de persoon met wie u onderhandelt. Hoewel een onderhandeling persoonlijk kan aanvoelen, gaat het niet om de persoonlijke mening van het individu, maar om de professionele doelen van beide partijen. Het begrijpen van die doelen, pijnpunten en verlangens van je tegenpartij is de eerste stap om een gemeenschappelijke basis te vinden.

Voordat een onderhandeling begint, moet u nagaan welke criteria de andere partij nodig heeft voor een succesvolle oplossing. Ontdek hun branchegeschiedenis en zakelijke woordenschat. Ontdek hoe ze werken.

Benader je achtergrondonderzoek met de juiste vragen

Als je in je onderzoek duikt, is het belangrijk om vragen te stellen die zowel een totaalbeeld geven van de visie van je gesprekspartner als de onderliggende drijfveren voor hun acties blootleggen.

In het hierboven beschreven scenario met het zorgbedrijf kan de verkoopmanager vragen:

Wat weerhoudt de fabrikant ervan te investeren in nieuwe technologieën of processen?
Wat zijn de langetermijndoelstellingen van hun bedrijf?
Welke trends aan de horizon kunnen voor hen opwindend of zorgwekkend zijn?

Antwoorden op deze vragen kunnen worden ontdekt door middel van een SWOT-analyse van het zakelijke landschap, discussies met concurrenten en chats met vertrouwde zakenpartners.

De verkoopmanager zou inderdaad ook een informele check-in kunnen voorstellen vóór de onderhandelingen. Tijdens de vergadering moet de verkoopmanager dan beginnen met het stellen van open vragen en goed luisteren om de ongrijpbare zaken achter wat ze op het eerste gezicht zeggen te begrijpen.

Als de fabrikant bijvoorbeeld zegt dat het zijn doel is om over vijf jaar een nieuwe fabriek te openen, is dat geweldig om te weten. Maar wat nog belangrijker is om te begrijpen, is wat die groei stimuleert.

Hoe zien ze het toekomstige eigendom van hun bedrijf voor zich?
Welke productassortimenten willen ze aanmoedigen of uitbreiden?
Ontdek hun waarom.

Wanneer u het waarom achter de positie van uw tegenpartij begrijpt, kunt u beginnen vast te stellen waar dat de belangen van uw bedrijf kruist. Dit zal van cruciaal belang zijn voor het bepalen van uw onderhandelingsaanpak.

Voordat een gesprek begint, is het ook belangrijk dat je jezelf een aantal moeilijke vragen stelt:

• Wat ben je bereid op te offeren tijdens de onderhandelingen? En wat heb je nodig om standvastig te blijven?
• Wat is je beste alternatief voor een onderhandelde overeenkomst? Dit zijn de opties die beschikbaar zijn voor het geval u absoluut geen overeenstemming kunt bereiken.
• Wat zijn de aanvaardbare mogelijke uitkomsten? Bespreek met je team welke verschillende mogelijke uitkomsten geschikt zijn voor jouw kant.

Leg de basis: bouw vertrouwen op en begrijp culturele verschillen

Een ander belangrijk element bij de voorbereiding van een onderhandeling dat vaak over het hoofd wordt gezien, is het belang van het opbouwen van vertrouwen — lang voordat een onderhandeling begint. Als u zich voorbereidt om te onderhandelen met een langdurige zakelijke relatie, kan dit lijken op het onderhouden van de relatie door af en toe een koffie-check-ins, maar als de andere partij een relatief nieuwe contactpersoon is, wilt u misschien gebruik je netwerk om deuren voor je te openen, en werk vervolgens aan het opbouwen van een goede verstandhouding.

Als je gesprekspartner een andere culturele achtergrond heeft dan de jouwe, moet je ook wat tijd besteden aan het onderzoeken van hun culturele gebruiken om mogelijke valkuilen te vermijden en ervoor te zorgen dat je in je voordeel communiceert.

Laten we deze punten eens nader bekijken:

• Gebruik je netwerk

Zoek naar verwijzingen en aanbevelingen. Als je door een vriend of collega wordt aanbevolen aan een potentiële tegenhanger, zal hij of zij je waarschijnlijk beter behandelen dan wanneer je geen gemeenschappelijke band zou hebben. Kies indien mogelijk de mensen met wie je wilt onderhandelen.

• Rapport opbouwen

Als je eenmaal een verbinding hebt, is het opbouwen van een goede verstandhouding meer nodig dan alleen het uitwisselen van een paar vriendelijke e-mails voordat je elkaar persoonlijk ontmoet. Ontmoet elkaar voor een informele lunch of twee. Onderzoek suggereert dat als je te maken hebt met een bijzonder competitieve onderhandelaar, het misschien een goed idee is om wat hapjes te delen of een restaurant te bezoeken waar het gebruikelijk is om gerechten te delen.

• Culturele verschillen begrijpen

Let tijdens de fase van het opbouwen van relaties op eventuele culturele verschillen die discussies zouden kunnen belemmeren. Culturele normen en attitudes kunnen een onderhandeling maken of breken. Als uw tegenhanger bijvoorbeeld Duits is, kan hij of zij emotionele expressiviteit als onprofessioneel beschouwen. Aan de andere kant, als ze Mexicaans zijn, kan diezelfde expressiviteit worden opgevat als een teken van eerlijkheid, wat kan helpen om vertrouwen op te bouwen.

Erin Meyer, professor en programmadirecteur voor het beheren van wereldwijde virtuele teams bij INSEAD deelt vijf tips om mogelijke culturele miscommunicatie te verminderen:

1. Zoek uit hoe je onenigheid kunt uiten.
2. Herken wat emotionele expressiviteit betekent.
3. Ontdek hoe de andere cultuur vertrouwen opbouwt.
4. Vermijd ja-of-nee-vragen.
5. Pas op dat u de deal niet op papier zet.

Als je nu denkt dat dit veel lijkt te doen voordat de onderhandelingen beginnen, heb je het niet mis. U zult uzelf echter dankbaar zijn voor deze grondige voorbereiding wanneer u de onderhandelingsfase van de onderhandelingen bereikt — het deel waarin elke partij aangeeft wat zij wil en hun cijfers en voorwaarden op tafel legt.

In de onderhandelingsfase zijn er verschillende tactieken die u goed van pas zullen komen.

Onderhandelingstactieken beheersen

Communicatie is de basis van elke onderhandeling — en daar komt al je onderzoek van pas. Door uw gesprekspartner en hun communicatiestijl te begrijpen, kunt u de uwe daarop aanpassen en tussen de regels leren lezen om het succes te vergroten.

Tijdens de onderhandelingsfase van de onderhandelingen is het eerste dat u moet onthouden dat je kunt maar met één persoon tegelijk onderhandelen. Dat wil zeggen: niet onderhandelen met jezelf. Door vóór het begin van de onderhandelingen vast te houden aan het walkaway-punt en de concessies die u acceptabel achtte, kunt u uw communicatielijn duidelijk en gefocust houden.

Het eerste bod en de concessies doen: wat u moet weten

Als u de andere partij voldoende hebt geanalyseerd en beluisterd en hun standpunt volledig begrijpt, kunt u ofwel wachten tot ze een bod doen, ofwel zelf het openingsbod doen. Hoewel algemeen wordt aangenomen dat als je eerst gaat, je in het nadeel bent, zijn er in feite grote voordelen aan het doen van de eerste stap — een onderzoek heeft zelfs aangetoond dat 85% van de resultaten geef de voorkeur aan degene die als eerste gaat.

De reden hiervoor kan grotendeels worden toegeschreven aan een psychologisch fenomeen dat bekend staat als het verankeringseffect. Het verankeringseffect is een cognitieve vooringenomenheid die we als mensen hebben om beslissingen te nemen op basis van een vastgesteld referentiepunt. Dit referentiepunt kan onze perceptie vervormen van wat we goed vinden of niet. Het is een vooroordeel dat velen van ons waarschijnlijk kennen.

Stel je voor dat je een budget van $50 in gedachten hebt om een horloge te kopen. Je loopt een boetiek binnen met horloges vanaf $150. Je weet dat ze je budget ver te boven gaan, maar als je hun verkoopgedeelte bekijkt en een mooi horloge ziet voor $85, lijkt het me opeens een aantrekkelijk aanbod.

Hier komt het principe van start high, negotiate down om de hoek kijken. Begin bij het maken van het eerste bod met hoge maar gerechtvaardigde eisen. Het idee is om niet met je rug tegen de muur te staan, zodat je tijdens de onderhandelingen ruimte hebt om mee te werken.

Zodra het eerste bod is gedaan, moet u rekening houden met de volgende punten:

• Neem de tijd om dit te beoordelen voordat u concessies accepteert

Elk verzoek om een concessie moet worden beantwoord met een argument. Niet op een strijdlustige manier, maar als een manier om je standpunt opnieuw te bevestigen en de nadruk te leggen op de offers die het je zal kosten. Vermijd zo mogelijk een concessie door uit te zoomen en de andere partij meerdere alternatieven te bieden die gericht zijn op het creëren van waarde en „het verbreden van de taart”, voor beide partijen.

Voorbeeld: In het geval van het hierboven beschreven scenario van ons gezondheidsbedrijf en onze fabrikant: als de fabrikant om langere levertijden vraagt om te voldoen aan de innovatiebehoeften van het gezondheidsbedrijf, in plaats van meteen in te gaan op dat verzoek, kan het gezondheidsbedrijf voorstellen om een deel van de productie over te hevelen naar een andere fabriek van de fabrikant in de regio die niet op volle capaciteit draait.

• Vermijd concessies te doen zonder compensatie

Als je op een van de uitkomsten moet terugvallen, zorg er dan voor dat je dat goedmaakt door hogere eisen te stellen voor een ander resultaat — en nodig de andere partij uit om een concessie te doen voordat je de jouwe doet.

Voorbeeld: Als de fabrikant volhoudt dat langere levertijden nog steeds nodig zijn, kan het gezondheidsbedrijf daar tegenin gaan met: „Als u ons 5% korting geeft op de prijs, dan kunnen we akkoord gaan met langere levertijden.”

• Concessies doen in geleidelijke fasen

Als je toch een concessie moet doen, doe dat dan geleidelijk. Geef niet meteen al je chips op.

Voorbeeld: Als de fabrikant uiteindelijk bereid is om een korting van 10% aan te bieden, moet hij dat stap voor stap doen, te beginnen met 5%, misschien dat te verhogen naar 8%, en uiteindelijk, indien nodig, 10% aanbieden.

• Controleer of je op de goede weg bent

In elke fase van de discussie is het goed om in te checken of beide partijen het gevoel hebben dat ze op weg zijn naar een positieve conclusie.

Voorbeeld: Na akkoord te zijn gegaan met een prijskorting van 8% in ruil voor langere levertijden, zou de fabrikant kunnen vragen: „Brengt dit compromis ons dichter bij een overeenkomst?”

Ook al worden er concessies gedaan, dat betekent niet dat je geen win-win hebt behaald. De kunst is om concessies te vinden die voor jou weinig betekenen, maar die de andere kant hoog in het vaantje draagt. Uiteindelijk vereist het bereiken van een „win-win” -situatie meer dan het opofferen van een kortetermijnbonus voor geloofwaardigheid op lange termijn. Het betekent dat je de andere persoon moet motiveren om hetzelfde te doen en dat je bereid bent om tijdens elke fase samen te werken.

Complexiteit in onderhandelingen overwinnen

Op papier is het natuurlijk gemakkelijk om de principes van succesvol onderhandelen te begrijpen, maar de uitdaging bestaat erin ze in het heetst van de strijd toe te passen en tegelijkertijd om te gaan met eventuele complexiteiten die zich kunnen voordoen.

Daarom zijn we van mening dat praktische oefeningen voorafgaand aan een onderhandeling essentieel zijn, en dat je tactieken in je arsenaal moet houden die je kunnen helpen om in de behoeften van het moment te voorzien en tegelijkertijd te anticiperen op de toekomst.

Hier zijn er een paar om in gedachten te houden:

• Neem de tijd om vragen te stellen en te ontdekken

Als uw collega's niet komen, doe dan meerdere aanbiedingen tegelijk en vraag welke ze het leukst vinden en waarom. Stel de vraag: „Wat zou er gebeuren als...?” Als de andere partij al je aanbiedingen weigert, vraag dan welke ze het leukst vonden. Hun voorkeur voor een specifiek aanbod zou u een indicatie moeten geven over waar u waardecreërende transacties kunt vinden. Soms hebben onderhandelaars bijvoorbeeld verschillende tijdshorizonten waardoor verstandige afwegingen mogelijk zijn.

• Neem de tijd om je behoeften uit te leggen

Als je gesprekspartner je verkeerd lijkt te begrijpen, neem dan even de tijd om je te hergroeperen. Laat de andere partij weten wat belangrijk voor je is, inclusief je waarden. Benadruk hoe u tegen onderhandelingen in het algemeen aankijkt en hoe belangrijk vertrouwen en flexibiliteit zijn voor win-win-resultaten. Wanneer je een opmerkelijke concessie doet, vertel de andere partij dan hoeveel je opoffert en wat dit offer voor jou betekent. Wat zou je normaal hebben gedaan? Hoe ga je gewoonlijk om met de verzoeken van andere klanten? Waarom is dit een uitzondering?

• Lichaamstaal bestuderen

Goede communicatie draait niet alleen om woorden — een onderzoek toont aan dat een verbazingwekkende 65% van de communicatie is non-verbaal. In een onderhandeling is het nuttig om bewustzijn ontwikkelen van de tekenen en signalen van lichaamstaal. Dit maakt het makkelijker om andere mensen te begrijpen en effectiever met hen te communiceren. Omdat lichaamstaal meestal onbewust en onbedoeld is, kan het je helpen te anticiperen op wat er gaat gebeuren voordat er iets wordt gezegd en om de stille berichten die je uitzendt te reguleren.

• Visualiseer de ideale toekomst

Als u in een impasse bent beland, is het een nuttige tactiek om de andere partij te vragen te beschrijven hoe het einde van de onderhandeling er voor hen uit zou zien. Wat is het beste scenario? Hoe verwachten ze te evolueren? Zo kun je onuitgesproken behoeften onderzoeken en even afstand nemen van de kleinere details die mogelijk afleiden van het grote geheel.

• Voorwaardelijke overeenkomsten opstellen

Overweeg bij het onderhandelen over contracten om een voorwaardelijke overeenkomst op te nemen. Als de fabrikant bijvoorbeeld de productietermijnen niet kan halen, krijgt het gezondheidsbedrijf een extra korting van 5%. Of, als de fabrikant erin slaagt de efficiëntie van het bedrijf te verhogen, verdient hij een vooraf bepaalde bonus voor zijn inzet en harde werk.

Dit „" wat gebeurt er als...? ""” aanpak biedt partijen een manier om het eens te worden dat ze het oneens zijn, terwijl ze toch vooruitgang boeken.

Conclusie

Hoe ontmoedigend onderhandelingen op het eerste gezicht ook lijken, als u zich concentreert op een goede voorbereiding, het beheersen van verschillende belangrijke tactieken en het anticiperen op complexiteit, dan is het behalen van een win-win resultaat haalbaar. Begin met grondig onderzoek te doen naar de beste alternatieve uitkomsten en onderliggende motivaties van de andere partij, naast het bepalen van uw beste alternatief voor een onderhandelde overeenkomst en een weglooppunt.

Bouw vóór de onderhandeling een positieve relatie op met de andere partij en zorg ervoor dat je de nuances van hun cultuur begrijpt, als die anders is dan die van jou.

Beheers vervolgens technieken om concessies te doen en eventuele conflicten of impasses aan te pakken als het gesprek niet volgens plan verloopt.

Onthoud uiteindelijk dat 'eerlijk' een kwestie van perspectief is en dat de bereidheid om naar oplossingen te zoeken buiten de 'wij-tegen-zij'-mentaliteit leidt tot betere resultaten voor alle betrokkenen.

Lees meer over het optimaliseren van je onderhandelingsvaardigheden en krijg gepersonaliseerde feedback in De onderhandelingstraining van Krauthammer.

Meer weten over hoe we dat doen?

‍