Hoe creëer je een succesvol onboardingproces: checklist en tips

Het aantrekken en aannemen van nieuwe werknemers is al uitdagend genoeg in deze krappe arbeidsmarkt, maar er is één element in de employee journey dat nog belangrijker is: als je eenmaal die perfecte kandidaat hebt gevonden, hoe houd je ze dan aan boord?

Ontdek in dit artikel hoe je een onvergetelijke onboarding-ervaring voor werknemers kunt bieden en hoe je nieuwe medewerkers kunt klaarstomen voor succes. We bespreken ook het strategische belang van het onboarden van nieuwe werknemers en delen enkele tips en best practices. Zo weet je zeker dat je dat nieuwe talent voor de lange termijn behoudt.

‍

1. Intro: Eerste indrukken zijn belangrijk

Je hebt maar één kans om een eerste indruk te maken. Hoezeer dit ook geldt voor mensen, het is ook het geval voor bedrijven. Zozeer zelfs, dat bijna 90% van alle nieuwe medewerkers beslissen of ze binnen de eerste zes maanden van hun nieuwe baan blijven of vertrekken. In een tijd waarin de strijd om talent te vinden en aan te trekken in volle gang is en het aantal vacatures zijn gestegen tot recordniveauszijn mensen eerder geneigd om van de ene baan naar de andere te springen als ze zich niet gelukkig of betrokken voelen, vooral bij jongere generaties. Meer specifiek zijn organisaties met slecht afgehandelde onboardingprogramma's twee keer zo waarschijnlijk om nieuwe medewerkers snel op zoek te laten gaan naar groenere weiden. Tegenwoordig zijn deze gemakkelijk te vinden, omdat bedrijven steeds meer een stap verder gaan om kandidaten te verleiden met een concurrerende vergoeding, genereuze secundaire arbeidsvoorwaarden en andere voordelen zoals opleiding voor professionele ontwikkeling.

Gezien de huidige arbeidsmarkt kunnen bedrijven hun nieuwe medewerkers dus beter vanaf het begin betrokken houden. Dat gaat verder dan de nieuweling een warm welkom bieden op hun eerste dag op kantoor en ze de papieren laten ondertekenen, want dan kom je maar zo ver. In plaats daarvan draait het allemaal om het creëren van een complete en onvergetelijke onboarding-ervaring: een belangrijk onderdeel van de employee journey. Als het goed wordt gedaan, staat niets in de weg om talenten voor de lange termijn aan boord te houden, wat uiteindelijk zal bijdragen aan het succes van een duurzaam bedrijf.

2. Wat is de definitie van onboarding?

Onboarding van werknemers verwijst naar het proces waarbij nieuwe werknemers zich vertrouwd maken met een bedrijf en zijn cultuur. Het is het moment waarop ze alles leren wat ze moeten weten en alle juiste tools krijgen om een volledig operationeel lid van het team te worden. Het kan worden gezien als de huwelijksreisfase tussen een werknemer en een werkgever: het moment waarop ze een respectvolle en duurzame relatie opbouwen, wat best magisch kan zijn als het op de juiste manier begint.

Kortom, de basis voor die relatie is al gelegd tijdens het wervingsproces, waarbij de nieuwe medewerker idealiter een geweldige kandidaatervaring had — net als een eerste date die heel goed verliep. Als je als bedrijf employer branding klopt, die verbinding is waarschijnlijk al eerder begonnen. Daarom hebben mensen in de eerste plaats gesolliciteerd, omdat ze zich aangetrokken voelden tot het merk van het bedrijf, waar het voor staat en wat het hen te bieden heeft.

3. Waarom is de onboarding van werknemers zo belangrijk?

Het doel van onboarding is tweeledig: aan de ene kant is het erop gericht ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers zo snel mogelijk productief zijn. Aan de andere kant — en dat wordt steeds belangrijker — stelt het bedrijven in staat om de harten van hun nieuwe talenten te veroveren. Hoe meer ze graag voor je werken, hoe loyaler ze zullen zijn en hoe minder snel ze in de verleiding zullen komen om over te stappen naar concurrenten. Als het onboardingproces echter slecht verloopt, is de kans groot dat ze binnen de kortste keren voorbij zijn. Dit is niet alleen frustrerend — HR steekt immers meestal veel tijd en moeite in het aantrekken en aannemen van het juiste personeel — maar het kost ook geld. Het is daarom van strategisch belang dat bedrijven de kans grijpen voor een duurzame relatie met hun personeel, en dat alle belanghebbenden binnen de organisatie zich ervan bewust zijn dat succesvolle onboarding tal van voordelen biedt: het heeft een positief effect op het personeelsverloop, de kosten, de productiviteit, de bedrijfscultuur en de algemene ROI.

Onboarding is een magisch moment wanneer nieuwe werknemers besluiten om betrokken te blijven of zich niet meer te engageren. Het biedt een afdrukvenster waarin u een indruk kunt maken die voor de duur van hun loopbaan bij nieuwe werknemers blijft.

Amy Hirsh Robinson, Human Capital Strategist en thought leader bij Interchange Consulting Group

4. De voordelen van een goede onboarding zijn aanzienlijk

Een solide onboardingproces heeft veel voordelen, zowel voor de werkgever als voor de werknemer. Dit zijn de belangrijkste, ondersteund door een aantal belangrijke cijfers:

• In 58% van alle gevallen, zullen nieuw aangeworven werknemers drie jaar later nog steeds bij hetzelfde bedrijf werken als ze een gestructureerd onboardingproces hebben doorlopen
• Een standaard onboardingprogramma kan de tijd tot productiviteit van nieuw personeel met 70%, wat betekent dat ze sneller zullen bijdragen aan de omzet van het bedrijf
• Een sterk onboardingproces kan verbeteren retentie van nieuwe werknemers met 82%
• 33 procent van de werknemers melden dat ze zich meer betrokken voelen na een effectieve onboarding omdat ze een duidelijk begrip hebben van de missie, visie, strategie, doelen en bedrijfscultuur
• Nieuwe werknemers ervaren meer geluk en minder stress wanneer ze een goede onboarding hebben gehad, omdat ze zich thuis voelen in de sociale structuren van het bedrijf en het duidelijk is wat er van hen wordt verwacht
• Bedrijven met een inspirerend en leuk onboardingprogramma zijn veel aantrekkelijker voor nieuw talent, omdat het rechtstreeks van invloed is op hun employer branding en waardepropositie.
• 78% van de organisaties die hebben geïnvesteerd in onboarding hebben een stijging van de inkomsten gezien, en 54% heeft een aanzienlijke stijging gezien in de engagementmaatregelen

Met andere woorden, er zijn talloze redenen om te investeren in het onboardingproces. Aangezien een nieuwe werknemer gemiddeld 8 tot 12 maanden nodig heeft om volledig productief te zijn en de kosten voor het vervangen van een werknemer tussen de 1,5 en 15.000 liggen, zou dit onderwerp hoog op de agenda van HR-afdelingen en managementteams moeten staan.

Helaas is dit niet altijd het geval: Gallup ontdekte dat alleen 12% van de werknemers vinden dat hun bedrijf een positieve onboarding-ervaring biedt. Uit het onderzoek blijkt ook dat slechts 32% van de ondervraagde bedrijven een formeel onboardingprogramma heeft opgezet.

5. Een onboardingproces creëren dat werkt

Laten we eens kijken naar de verschillende fasen die een nieuwe medewerker doorloopt en de succesfactoren van het onboardingproces onder de loep nemen:

1. Preboarding

De preboardingfase omvat de tijd vanaf de ondertekening van het contract tot de eerste officiële werkdag. Dit is een periode waarin de werknemer weliswaar nog niet is begonnen, maar wel graag wil beginnen. Dat enthousiasme wil je behouden. Enkele tips:

• Stuur vooraf praktische informatie over de functie en de organisatie. Dit kan de bedrijfsbrochure, de personeelshandleiding, het contract en andere onboardingdocumentatie zijn, zoals kledingvoorschriften, gezondheidszorgformulieren, organigrammen, intellectueel eigendom, bedrijfsethiek, een overzicht van de functiebeschrijving, enz.
• Stuur een welkomstvideo of organiseer een online bijeenkomst als introductie. Dit kan een leuke, interactieve manier zijn om informatie informeel te delen en mensen vertrouwd te maken met de gezichten van het team.
• Nodig de nieuwe medewerker uit voor teamuitjes of bedrijfsevenementen. Het is een geweldige manier om iemand te helpen relaties op te bouwen met zijn nieuwe collega's, zelfs voordat de eerste dag is begonnen. Een dagje in de buitenlucht, kookworkshop of escape room zijn geweldig voor teambuilding.
• Onthoud in dit stadium de praktische details. Maak een afspraak met IT voor de juiste hardware, software en inloggegevens, bereid een welkomstpakket voor en maak van tevoren een bureau leeg (op voorwaarde dat ze op kantoor komen werken). Niets is zo vervelend als op de eerste dag naar een werkstation zoeken of een computer hebben die niet werkt

2. De eerste dag

Als de preboarding goed is verlopen, is de nieuwe medewerker al bekend met de organisatie, de verwachtingen en de prioriteiten voor de eerste paar weken. De eerste dag is echter nog steeds cruciaal. Zo maak je er een succes van:

• Bestel een taart of organiseer een feestelijke lunch om die eerste dag met het hele team te vieren. Dit zal de nieuwe collega helpen zich welkom te voelen, vooral omdat de eerste dag behoorlijk zenuwslopend kan zijn. Zelfs als iemand op afstand werkt, is het nog steeds mogelijk om aandacht te besteden aan zijn eerste dag. Laat bijvoorbeeld een pakket met lekkers bezorgen en organiseer een online kick-off meeting om het team bij elkaar te brengen
• Bespreek de agenda voor de dag. Maak de nieuwe medewerker duidelijk wat de eerste dag inhoudt
• Stel ze voor aan het team en hun nieuwe collega's. Neem de tijd om één-op-één gesprekken te organiseren, zodat iedereen de nieuwe medewerker kan leren kennen en duidelijk kan maken wie binnen het bedrijf
• Nogmaals, vergeet de praktische aspecten niet. Zorg ervoor dat ze het wifi-wachtwoord hebben, dat hun computer correct is ingesteld en dat ze over alle benodigde inloggegevens beschikken, evenals visitekaartjes en badges. Maak een profielfoto en controleer of alle informatie voor het personeelsdossier volledig is

3. De eerste maand

Na een maand is het tijd om uitgebreid met het nieuwe teamlid om de tafel te zitten. Niet alleen omdat dit vaak samenvalt met het einde van de proefperiode, maar ook omdat ze zich nu redelijk op hun gemak voelen in hun nieuwe rol en het reilen en zeilen van het bedrijf begrijpen. Dit gesprek vindt meestal plaats met iemand van HR en een directe leidinggevende. Bespreek hoe iemand zich voelt, deel feedback en vraag of er dingen zijn waar ze hulp bij nodig hebben. Maak meteen een nieuwe afspraak voor de volgende evaluatie, bij voorkeur rond de derde maand.

4. Na 90 dagen

Net als in een romantische relatie moet je tijd en energie blijven investeren om het samen te laten werken, dus zorg ervoor dat je regelmatig checkt. Onboarding kan een proces zijn dat tot een jaar kan duren, maar over het algemeen is een nieuwe medewerker na 90 dagen volledig op orde. Deze 90 dagen zijn cruciaal, omdat de basis wordt gelegd voor succes in de toekomst, maar het is ook de fase waarin mensen beslissen of ze moeten blijven of vertrekken. Drie maanden is een goed moment om opnieuw te evalueren en te beginnen met het plannen van de volgende stappen.

Onderzoek en conventionele wijsheid suggereren beide dat werknemers ongeveer 90 dagen de tijd krijgen om zichzelf te bewijzen in een nieuwe baan. Hoe sneller nieuwe medewerkers zich welkom voelen en voorbereid zijn op hun job, hoe sneller ze succesvol kunnen bijdragen aan de missie van het bedrijf.

Talya Bauer, Ph.D., auteur van Nieuwe werknemers onboarden: succes maximaliseren

6. Hoe automatisering van de onboarding van werknemers kan helpen

HR-managers zeggen vaak dat het onboarden van nieuwe medewerkers een essentieel en interessant onderdeel van hun werk is, maar dat het hen wel veel tijd en energie kost. Door slimme onboarding-software te gebruiken, kan het proces echter aanzienlijk worden vereenvoudigd. Hoe kan technologie helpen bij een gepersonaliseerd onboardingproces?

• Automatisering van de onboarding van werknemers kan administratieve processen stroomlijnen. In plaats van nieuwe medewerkers stapels bestanden te geven om uit het hoofd te leren, kun je ze laten zien hoe ze het online portaal van het bedrijf kunnen gebruiken om de informatie te vinden die ze nodig hebben, gepersonaliseerde welkomstberichten en bedrijfsinformatie te bekijken — allemaal in hun eigen tijd
• Als uw organisatie een app of leerbeheersysteem gebruikt, kunt u gamification gebruiken, waarmee nieuwe medewerkers op een toegankelijke en speelse manier kennis kunnen opnemen, doelen kunnen afvinken, punten kunnen scoren door verschillende niveaus te voltooien, enz. Ze kunnen ook deelnemen aan gerichte, individuele trainingssessies
• HR en L&D kunnen ook gebruik maken van analyses van mensen om de voortgang en productiviteit van een nieuw talent te volgen, of de employee journey persoonlijker te maken door vast te stellen waar kansen en uitdagingen liggen, bijvoorbeeld als het gaat om de ontwikkeling van hun persoonlijke ambities en nieuwe vaardigheden leren.

Het is belangrijk om te beseffen dat technologie het onboardingproces eenvoudiger en leuker kan maken. Geautomatiseerde onboardingprocessen kunnen bijdragen aan een positieve en persoonlijke werknemerservaring, op voorwaarde dat aan deze drie criteria wordt voldaan:

• Technologie moet het proces vergemakkelijken, niet forceren
• Technologie moet mensen — zowel werknemers als managers — begeleiden en ondersteunen, niet beperken
• Technologie is een hulpmiddel, geen vervanging voor een persoonlijk onboardingproces

7. Hoe om te gaan met virtuele onboarding

Wanneer nieuwe medewerkers in teams op afstand werken, is het pre-boarding- en onboardingproces even belangrijk. Ze willen zich immers net als hun leeftijdsgenoten betrokken en betrokken voelen bij hun nieuwe baan, ze moeten begrijpen wat er van hen verwacht wordt en ze willen zichzelf bewijzen. Dit werd nog duidelijker tijdens en na de pandemie, toen werken op afstand en hybride bedrijfsmodellen ontstonden. Als gevolg hiervan zal het onboarden van nieuwe mensen niet noodzakelijk op kantoor of persoonlijk plaatsvinden.

Onboarding van medewerkers op afstand moet worden gezien als een soortgelijke manier van persoonlijke onboarding, inclusief de verschillende fasen. Het enige verschil is dat er meer nadruk zal worden gelegd op digitale tools en onboarding-technologieën: inzichtelijke video's, online leerprogramma's, eenvoudige toegang tot digitale bestanden en online vergaderingen om werk en voortgang te bespreken en om virtueel in contact te komen met nieuwe collega's.

Misschien vind je dit ook leuk: De toekomst is nu: hoe bouw en beheer je een virtueel team

8. Inspirerende ideeën

Secretaris Plus maakt gebruik van een onboarding-app, die helpt om nieuwe medewerkers te verwelkomen. Het stelt hen in staat om snel en effectief meer te weten te komen over de organisatiecultuur en ze kunnen rechtstreeks in contact komen met collega's met wie ze zullen samenwerken. Het is gemakkelijk te gebruiken omdat de informatie in hapklare brokken wordt gedeeld, en vanwege de interactiviteit is het ook erg leuk.

Dan is er Google's benadering van onboarding: slechts één dag voordat een nieuwe medewerker begint, ontvangt de toekomstige manager een e-mail met vijf kleine taken die hij moet doen, zoals „Koppel de nieuwe medewerker aan een collega”, „Organiseer eens per maand check-ins voor de onboarding van werknemers gedurende de eerste zes maanden” en „" Help de nieuwe medewerker een sociaal netwerk op te bouwen "”.” Waarom slechts 24 uur van tevoren? Volgens de techgigant hebben mensen de neiging zich het laatste wat hen is overkomen beter te herinneren, zodat ze scherp blijven en klaar zijn om hun nieuwe medewerkers succesvol te maken.

Bij Lepaya, nieuwe talenten die op dezelfde dag beginnen (de 1e of 15e van de maand), vervolgens deelnemen aan dezelfde introductiebijeenkomsten, dezelfde onboardingtaken oplossen en samen hetzelfde proces doorlopen. Zo kunnen nieuwe medewerkers mensen van verschillende afdelingen ontmoeten en moeiteloos relaties aangaan die hen helpen bij hun dagelijkse taken en toekomstige carrière binnen het bedrijf.

9. Best practices om een nieuwe medewerker tot een succes te maken

Bekijk de onderstaande best practices en zorg ervoor dat je ze opvolgt, want dit zijn de belangrijkste factoren om ervoor te zorgen dat een nieuwe medewerker slaagt en blijft.

1. Bereid het onboardingprogramma van A tot Z voor: van de pre-boarding tot een evaluatie na het eerste jaar, en zorg ervoor dat alle stappen duidelijk zijn en dat ze worden opgevolgd. Test ook intern het succes van het onboardingproces: wat ging goed en wat kan worden verbeterd? Dit kan worden gedaan tijdens specifieke onboardinggesprekken met de nieuwe medewerkers.
2. Stel een buddy-systeem in: koppel nieuwe medewerkers aan een meer ervaren werknemer: iemand die hen helpt om vertrouwd te raken met de organisatiestructuur, cultuur en processen tijdens hun eerste weken of maanden op het werk — soms zelfs langer
3. Wees transparant over de bedrijfscultuur: hoe eerder nieuwe medewerkers bekend zijn met de kernwaarden, manier van communiceren en ongeschreven regels van een bedrijf, hoe beter ze kunnen beslissen of dit past bij hun eigen waarden en verwachtingen
4. Standaardiseer tijdrovende processen: HR-teams bepalen grotendeels het tempo van het onboardingproces. De fasen die iemand doorloopt, kunnen worden vereenvoudigd als tijdrovende administratieve taken worden gestandaardiseerd en/of geautomatiseerd
5. Maak het persoonlijk: houd er rekening mee dat iedereen anders is. Het heeft geen zin om voor iedereen hetzelfde onboardingprogramma toe te passen; er is een groot verschil tussen starters en ervaren managers, tussen ontwerpers en verkopers
6. Managers en teams betrekken: zorg ervoor dat managers zich bewust zijn van hun centrale rol in het onboardingproces en spreek met hen af om regelmatig contact op te nemen met hun nieuwe teamleden. Maak ook iedereen in het team duidelijk dat ook zij een belangrijke rol spelen bij het verwelkomen van een nieuwe collega. Wanneer mensen zich betrokken voelen, is de kans groter dat ze zich betrokken voelen

10. Checklist voor het onboarden van nieuwe medewerkers

Gebruik tot slot de onderstaande checklist voor onboarding voor managers, HR en anderen die nauw bij het proces betrokken zijn.

1. Maak een onboardingsagenda voor 90 dagen: stel een tijdschema op en geef een overzicht van de verantwoordelijkheden en prioriteiten van de nieuwe werknemers voor de eerste 90 dagen, zodat ze weten wat er van hen wordt verwacht en wat hun nieuwe baan inhoudt
2. Organiseer meet & greets: zorg ervoor dat er voldoende tijd is voor contactmomenten tussen een nieuwkomer en zijn manager, team, werkmaatje en (in) directe collega's. Deze informele introducties zullen hen helpen om goede professionele relaties op te bouwen binnen het bedrijf.
3. Zorg voor een digitale toolkit: maak een document met alle essentiële informatie en onboardingdocumentatie (vakanties, vakanties, belangrijke contactpersonen en vertrouwenspersonen, veiligheidsvoorschriften, administratieve processen, enz.)
4. Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker verbonden is: geef de nieuwkomer toegang tot het personeelsportaal, het leersysteem, de computer, telefoon, mail, enz.
5. Plan feedbacksessies van 30-60-90 dagen: check in en ga zitten voor een evaluatiesessie na die cruciale 30, 60 en 90 dagen

Conclusie

Nieuwe medewerkers zullen zich na een succesvolle onboarding veel meer betrokken voelen bij een organisatie. Deze betrokkenheid draagt bij aan productiviteitsniveaus, retentiepercentages en een positief merkimago. Met een goed doordachte, gestructureerde onboarding is het mogelijk om duidelijke verwachtingen, meer werkplezier en loyaliteit te creëren bij nieuwe medewerkers, waardoor het risico dat ze vroegtijdig vertrekken tot een minimum wordt beperkt. Bovendien zorgt het voor een stevige band tussen werknemers, teams en managers. Deze elementen zijn essentieel voor het opbouwen van een goed functionerend team en een gezonde, succesvolle organisatie.

Het is natuurlijk waar dat een goed onboardingproces energie en tijd vergt van HR, en mogelijk ook van de rest van het team, maar dat maakt het nog geen aanvulling: het is een must. Om het proces effectiever en efficiënter te maken, kunnen bedrijven slimme onboarding-software gebruiken en leerprogramma's naast een persoonlijke aanpak, die samen nieuw talent een goede start zal geven.

Lees meer: Onboarding-ervaringen die nieuwe medewerkers klaarstomen voor succes

Ben je een L&D-professional die geïnteresseerd is in nieuwe leiderschapsontwikkelingsprogramma's? Bij Lepaya bieden we Power Skills-trainingen aan die uw mensen sterker maken.

VERTEL ME MEER