Comment créer un processus d'intégration réussi : liste de contrôle et conseils

Attirer et recruter de nouveaux employés est déjà un défi dans ce marché du travail restreint, mais un élément du parcours des employés est encore plus crucial : une fois que vous avez trouvé le candidat idéal, comment le fidéliser ?

Découvrez comment offrir une expérience d'intégration inoubliable à vos employés et comment aider les nouveaux employés à réussir dans cet article. Nous aborderons également l'importance stratégique de l'intégration de nouveaux employés et partagerons quelques conseils et bonnes pratiques. De cette façon, vous pouvez être sûr de conserver ce nouveau talent sur le long terme.

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1. Intro : Les premières impressions comptent

Vous n'avez qu'une seule chance de faire bonne impression. Bien que cela soit vrai pour les êtres humains, c'est également le cas pour les entreprises. À tel point que presque 90 % de toutes les nouvelles recrues décider de rester ou de partir dans les six premiers mois de leur nouvel emploi. À une époque où la bataille pour trouver et attirer les talents bat son plein et où le nombre de le nombre de postes vacants a atteint des niveaux records, les gens sont plus enclins à passer d'un emploi à l'autre lorsqu'ils ne se sentent pas heureux ou engagés, en particulier les jeunes générations. Plus précisément, les organisations dont les programmes d'intégration sont mal gérés sont deux fois plus probable pour inciter les nouvelles recrues à rechercher rapidement des pâturages plus verts. Aujourd'hui, ils sont faciles à trouver, car les entreprises font de plus en plus d'efforts pour attirer les candidats en leur proposant une rémunération compétitive, des avantages sociaux généreux et d'autres avantages tels que formation en matière de développement professionnel.

Compte tenu du marché du travail actuel, les entreprises ont donc intérêt à maintenir l'engagement de leurs nouveaux employés dès le départ. Cela va au-delà d'offrir un accueil chaleureux au débutant dès son premier jour au bureau et de lui faire signer les documents, car cela ne vous mènera pas loin. Il s'agit plutôt de créer une expérience d'intégration complète et inoubliable : un élément clé du parcours des employés. Lorsque c'est bien fait, rien ne s'opposera à la rétention des talents sur le long terme, ce qui, en fin de compte, favorisera le succès durable de l'entreprise.

2. Quelle est la définition de l'intégration ?

L'intégration des employés fait référence au processus par lequel les nouveaux employés se familiarisent avec une entreprise et sa culture. C'est le moment où ils apprennent tout ce qu'ils ont besoin de savoir et disposent de tous les outils nécessaires pour devenir un membre pleinement opérationnel de l'équipe. Cela peut être considéré comme la phase de lune de miel entre un employé et un employeur : le moment où ils construisent une relation respectueuse et durable, ce qui peut être assez magique si tout commence du bon pied.

En gros, les bases de cette relation ont déjà été posées lors du processus de recrutement, au cours duquel le nouvel employé a idéalement vécu une expérience candidate formidable, tout comme un premier rendez-vous qui s'est très bien passé. Si, en tant qu'entreprise, votre image de marque employeur C'est normal, cette connexion a probablement commencé encore plus tôt. C'est ce qui a poussé les gens à postuler pour le poste en premier lieu, car ils se sentaient attirés par la marque de l'entreprise, ce qu'elle représente et ce qu'elle a à leur offrir.

3. Pourquoi l'intégration des employés est-elle si importante ?

L'objectif de l'intégration est double : d'une part, il vise à garantir que les nouveaux employés soient productifs le plus rapidement possible. D'autre part, et cela prend de plus en plus d'importance, il permet aux entreprises de conquérir le cœur de leurs nouveaux talents. Plus ils aimeront travailler pour vous, plus ils seront fidèles et moins ils seront tentés de passer à la concurrence. Cependant, lorsque le processus d'intégration est mal effectué, il y a de fortes chances qu'ils disparaissent en un rien de temps. C'est non seulement frustrant — après tout, les RH consacrent généralement beaucoup de temps et d'efforts pour attirer et recruter le bon personnel — mais cela coûte également de l'argent. Il est donc d'une importance stratégique que les entreprises saisissent l'opportunité d'établir une relation durable avec leur personnel, et que toutes les parties prenantes de l'organisation soient conscientes qu'une intégration réussie présente de nombreux avantages : elle a un impact positif sur la rotation du personnel, les coûts, la productivité, la culture d'entreprise et le retour sur investissement global.

L'intégration est un moment magique où les nouveaux employés décident de rester engagés ou de se désengager. Il offre une fenêtre d'impression qui vous permet de laisser une impression qui restera gravée chez les nouveaux employés pendant toute la durée de leur carrière.

Amy Hirsh Robinson, stratège du capital humain et leader d'opinion chez Interchange Consulting Group

4. Les avantages d'une bonne intégration sont importants

Un processus d'intégration solide présente de nombreux avantages, tant pour l'employeur que pour l'employé. Voici les plus importantes, étayées par quelques chiffres significatifs :

• Dans 58 % de tous les cas, les employés nouvellement embauchés travailleront toujours dans la même entreprise trois ans plus tard s'ils ont suivi un processus d'intégration structuré
• Un programme d'intégration standard peut réduire le délai de retour à la productivité des nouveaux employés a augmenté de 70 %, ce qui signifie qu'ils contribueront plus rapidement au chiffre d'affaires de l'entreprise
• Un processus d'intégration solide peut améliorer maintien en poste des nouveaux employés de 82 %
• 33 % des employés déclarent se sentir plus engagés après une intégration efficace, car ils ont une compréhension claire de la mission, de la vision, de la stratégie, des objectifs et de la culture de l'entreprise
• Les nouveaux employés sont plus heureux et moins stressés lorsqu'ils ont eu une bonne intégration, car ils se sentent chez eux au sein des structures sociales de l'entreprise et ce que l'on attend d'eux est clair
• Les entreprises qui proposent un programme d'intégration inspirant et amusant sont beaucoup plus attrayantes pour les nouveaux talents, car cela influence directement leur marque employeur et leur proposition de valeur
• 78 % des organisations qui ont investi dans l'intégration ont enregistré une augmentation de leurs revenus, et 54 % ont constaté des gains significatifs en termes de mesures d'engagement

En d'autres termes, il existe une myriade de raisons d'investir dans le processus d'intégration. Étant donné qu'il faut en moyenne 8 à 12 mois pour qu'un nouvel employé soit pleinement productif et que le coût de remplacement d'un employé se situe entre 1,5 et 15 000 dollars, ce sujet devrait figurer en bonne place dans l'ordre du jour des services des ressources humaines et des équipes de direction.

Malheureusement, ce n'est pas toujours le cas : Gallup a constaté que seul 12 % des employés estiment que leur entreprise offre une expérience d'intégration positive. L'étude montre également que seulement 32 % des entreprises interrogées ont mis en place un programme d'intégration officiel.

5. Création d'un processus d'intégration qui fonctionne

Examinons les différentes étapes que traverse un nouvel employé et examinons les facteurs de réussite du processus d'intégration :

1. Préembarquement

La phase de préembarquement comprend le temps écoulé entre la signature du contrat et le premier jour de travail officiel. Il s'agit d'une période où, bien que l'employé n'ait pas encore commencé, il a hâte de commencer. Vous voulez maintenir cet enthousiasme. Quelques conseils :

• Envoyez à l'avance des informations pratiques sur le poste et l'organisation. Il peut s'agir de la brochure de l'entreprise, du manuel de l'employé, du contrat et d'autres documents d'intégration tels que les politiques relatives au code vestimentaire, les formulaires de soins de santé, les organigrammes, la propriété intellectuelle, l'éthique de l'entreprise, un aperçu de la description du poste, etc.
• Envoyez une vidéo de bienvenue ou organisez une réunion en ligne en guise de présentation. Cela peut être une façon amusante et interactive de partager des informations de manière informelle et de familiariser les gens avec les visages de l'équipe.
• Invitez le nouvel employé à des sorties d'équipe ou à des événements d'entreprise. C'est un excellent moyen d'aider quelqu'un à établir des relations avec ses nouveaux collègues avant même le début de sa première journée. Une journée en plein air, un atelier de cuisine ou une salle d'évasion sont parfaits pour renforcer l'esprit d'équipe.
• N'oubliez pas les détails pratiques à ce stade. Fixez un rendez-vous avec le service informatique pour obtenir le matériel, les logiciels et les informations de connexion appropriés, préparez un package de bienvenue et nettoyez un bureau à l'avance (à condition qu'ils viennent travailler au bureau). Rien n'est plus ennuyeux que de chercher un poste de travail le premier jour ou d'avoir un ordinateur qui ne fonctionne pas

2. Le premier jour

Si le préembarquement est bien fait, le nouvel employé connaîtra déjà l'organisation, les attentes et les priorités des premières semaines. Cependant, le premier jour reste crucial. Voici comment en faire un succès :

• Commandez un gâteau ou organisez un déjeuner festif pour célébrer ce premier jour avec toute l'équipe. Cela aidera le nouveau collègue à se sentir le bienvenu, d'autant plus que la première journée peut être éprouvante pour les nerfs. Même si quelqu'un travaille à distance, il est toujours possible de faire attention à son premier jour. Par exemple, faites livrer un colis de cadeaux et organisez une réunion de lancement en ligne pour réunir l'équipe
• Discutez de l'ordre du jour de la journée. Expliquez clairement au nouvel employé ce que la première journée impliquera
• Présentez-les à l'équipe et à leurs nouveaux collègues. Prenez le temps d'organiser des rencontres individuelles afin que chacun puisse faire connaissance avec le nouvel employé et préciser qui est qui au sein de l'entreprise
• Encore une fois, n'oubliez pas les aspects pratiques. Assurez-vous qu'ils disposent du mot de passe WiFi, que leur ordinateur est correctement configuré et qu'ils disposent de tous les identifiants nécessaires, ainsi que de cartes de visite et de badges. Prenez une photo de profil et vérifiez que toutes les informations du dossier personnel sont complètes

3. Le premier mois

Au bout d'un mois, il est temps de discuter longuement avec le nouveau membre de l'équipe. Non seulement parce que cela coïncide souvent avec la fin de la période d'essai, mais aussi parce qu'ils seront désormais assez à l'aise avec leur nouveau rôle et comprendront les tenants et les aboutissants de l'entreprise. Cette réunion a généralement lieu avec un responsable des ressources humaines et un superviseur direct. Discutez de ce que ressent une personne, faites-lui part de ses commentaires et demandez-lui s'il y a des choses pour lesquelles elle a besoin d'aide. Fixez immédiatement un autre rendez-vous pour la prochaine évaluation, idéalement vers le troisième mois.

4. Après 90 jours

Tout comme dans une relation amoureuse, vous devez continuer à investir du temps et de l'énergie pour que tout fonctionne ensemble, alors assurez-vous de faire des contrôles réguliers. L'intégration peut être un processus qui peut prendre jusqu'à un an, mais en général, un nouvel employé sera pleinement opérationnel au bout de 90 jours. Ces 90 jours sont cruciaux, car les bases sont jetées pour le succès futur, mais c'est aussi la phase au cours de laquelle les gens décident s'ils doivent rester ou partir. Trois mois, c'est le bon moment pour procéder à une autre évaluation et commencer à planifier les prochaines étapes.

Les recherches et les idées reçues suggèrent que les employés disposent d'environ 90 jours pour faire leurs preuves dans un nouvel emploi. Plus vite les nouveaux employés se sentiront les bienvenus et préparés pour leur travail, plus vite ils seront en mesure de contribuer avec succès à la mission de l'entreprise.

Talya Bauer, Ph.D., auteur de Intégrer les nouveaux employés : optimiser la réussite

6. Comment l'automatisation de l'intégration des employés peut vous aider

Les responsables des ressources humaines disent souvent que l'intégration de nouveaux employés est une partie essentielle et intéressante de leur travail, mais cela leur demande beaucoup de temps et d'énergie. Cependant, en utilisant un logiciel d'intégration intelligent, le processus peut être considérablement simplifié. Comment la technologie peut-elle contribuer à un processus d'intégration personnalisé ?

• L'automatisation de l'intégration des employés peut rationaliser les processus administratifs. Plutôt que de donner aux nouveaux employés des piles de fichiers à mémoriser, montrez-leur comment utiliser le portail en ligne de l'entreprise pour trouver les informations dont ils ont besoin, consulter des messages de bienvenue personnalisés et des informations sur l'entreprise, le tout à leur rythme
• Si votre organisation utilise une application ou un système de gestion de l'apprentissage, vous pouvez utiliser la gamification, qui permet aux nouveaux employés d'assimiler les connaissances de manière accessible et ludique, de cocher des objectifs, de marquer des points en complétant différents niveaux, etc. Ils peuvent également participer à des sessions de formation individuelles ciblées
• HR et L&D peuvent également utiliser analyse des personnes pour suivre les progrès et la productivité d'un nouveau talent, ou personnaliser le parcours des employés en identifiant les opportunités et les défis, par exemple en ce qui concerne le développement de leurs ambitions personnelles et acquérir de nouvelles compétences.

Il est important de réaliser que la technologie peut rendre le processus d'intégration plus facile et plus amusant. Les processus d'intégration automatisés peuvent contribuer à une expérience positive et personnelle pour les employés, à condition que ces trois critères soient remplis :

• La technologie doit faciliter le processus, pas le forcer
• La technologie doit guider et soutenir les personnes, à la fois les employés et les managers, et non les limiter
• La technologie est un outil et ne remplace pas un processus d'intégration personnel

7. Comment gérer l'intégration virtuelle

Lorsque les nouveaux employés travaillent dans des équipes à distance, le processus de pré-intégration et d'intégration est tout aussi important. Après tout, tout comme leurs pairs, ils veulent se sentir inclus et engagés dans leur nouvel emploi, ils ont besoin de comprendre ce que l'on attend d'eux et ils veulent faire leurs preuves. Cela est devenu encore plus évident pendant et après la pandémie, avec l'émergence de modèles commerciaux hybrides et de télétravail. Par conséquent, l'intégration de nouvelles personnes ne se fera pas nécessairement au bureau ou en présentiel.

L'intégration des employés à distance doit être considérée comme une procédure similaire à l'intégration en personne, y compris les différentes phases. La seule différence est que l'accent sera davantage mis sur les outils numériques et les technologies d'intégration : vidéos pertinentes, programmes d'apprentissage en ligne, accès facile aux fichiers numériques et réunions en ligne pour discuter du travail et des progrès réalisés et pour communiquer virtuellement avec de nouveaux collègues.

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8. Des idées inspirantes

Secrétaire Plus utilise une application d'intégration qui permet d'accueillir les nouveaux employés. Cela leur permet de se familiariser rapidement et efficacement avec la culture organisationnelle et de communiquer directement avec les collègues avec lesquels ils travailleront. Il est facile à utiliser car les informations sont partagées en petits morceaux et, grâce à son interactivité, c'est aussi très amusant.

Ensuite, il y a L'approche de Google en matière d'intégration: juste un jour avant l'embauche d'un nouvel employé, son futur manager reçoit un e-mail contenant cinq petites tâches à effectuer, telles que « Associer le nouvel employé à un pair », « Organiser des contrôles d'intégration des employés une fois par mois pendant les six premiers mois du nouvel employé » et « Aider le nouvel employé à créer un réseau social ». Pourquoi seulement 24 heures à l'avance ? Selon le géant de la technologie, les gens ont tendance à mieux se souvenir de la dernière chose qui leur est arrivée, ce qui les aidera à rester vigilants et à préparer leurs nouvelles recrues au succès.

Chez Lepaya, de nouveaux talents qui commencent le même jour (le 1er ou le 15 du mois), puis participent aux mêmes réunions d'introduction, résolvent les mêmes tâches d'intégration et suivent le même processus ensemble. Cela permet aux nouveaux employés de rencontrer des personnes de différents services et d'établir sans effort des relations qui les aident dans leurs tâches quotidiennes et leur future carrière au sein de l'entreprise.

9. Les meilleures pratiques pour réussir un nouvel employé

Jetez un œil aux meilleures pratiques ci-dessous et assurez-vous de les suivre, car ce sont les facteurs clés de la réussite et du maintien d'un nouvel employé.

1. Préparez le programme d'intégration de A à Z : du pré-embarquement à une évaluation après la première année, et assurez-vous que toutes les étapes sont claires et suivies. Testez également le succès du processus d'intégration en interne : qu'est-ce qui s'est bien passé et qu'est-ce qui peut être amélioré ? Cela peut être fait lors de réunions d'intégration spécifiques avec les nouveaux employés
2. Configurez un système de jumelage : jumeler les nouveaux employés à un employé plus expérimenté : quelqu'un qui les aide à se familiariser avec la structure, la culture et les processus organisationnels au cours de leurs premières semaines ou mois de travail, parfois même plus longtemps
3. Faites preuve de transparence en ce qui concerne la culture de l'entreprise : plus tôt les nouveaux employés connaissent les valeurs fondamentales de l'entreprise, leur mode de communication et les règles non écrites, mieux ils peuvent décider si cela correspond à leurs propres valeurs et attentes
4. Standardisez les processus chronophages : Les équipes RH déterminent en grande partie le rythme du processus d'intégration. Les étapes par lesquelles une personne passe peuvent être simplifiées si les tâches administratives fastidieuses sont standardisées et/ou automatisées
5. Personnalisez le tout : Tenez compte du fait que tout le monde est différent. Cela n'a aucun sens d'appliquer le même programme d'intégration à tout le monde ; il y a une grande différence entre les débutants et les managers expérimentés, entre les designers et les commerciaux
6. Impliquez les managers et les équipes : assurez-vous que les managers sont conscients de leur rôle central dans le processus d'intégration et conviennent avec eux de prendre régulièrement contact avec les nouveaux membres de leur équipe. Faites également comprendre à tous les membres de l'équipe qu'ils ont également un rôle important à jouer dans l'accueil d'un nouveau collègue. Lorsque les gens se sentent inclus, ils sont plus susceptibles de se sentir engagés

10. Liste de contrôle pour l'intégration des nouveaux employés

Enfin, utilisez la liste de contrôle d'intégration ci-dessous pour les responsables, les ressources humaines et les autres personnes étroitement impliquées dans le processus.

1. Créez un programme d'intégration de 90 jours : établir un calendrier et définir les responsabilités et les priorités des nouveaux employés pour les 90 premiers jours, afin qu'ils sachent ce que l'on attend d'eux et en quoi consiste leur nouvel emploi
2. Organisez des rencontres et des salutations : assurez-vous qu'il y a suffisamment de temps pour les moments de contact entre un nouvel arrivant et son manager, son équipe, compagnon de travail et des collègues (in) directs. Ces présentations informelles les aideront à établir de bonnes relations professionnelles au sein de l'entreprise.
3. Fournir une boîte à outils numérique : créer un document contenant toutes les informations essentielles et la documentation d'intégration (vacances, vacances, contacts et confidents importants, règles de sécurité, processus administratifs, etc.)
4. Assurez-vous que le nouvel employé est connecté : donnez au nouveau venu l'accès au portail du personnel, au système d'apprentissage, à l'ordinateur, au téléphone, au courrier, etc.
5. Prévoyez des sessions de feedback de 30 à 60 à 90 jours : vous enregistrer et vous asseoir pour une session d'évaluation après ces 30, 60 et 90 jours cruciaux

Conclusion

Les nouveaux employés se sentiront beaucoup plus impliqués dans une organisation après une intégration réussie. Cette implication contribue aux niveaux de productivité, aux taux de rétention et à une image de marque positive. Grâce à une intégration bien pensée et structurée, il est possible de créer des attentes claires, d'accroître la satisfaction au travail et de fidéliser les nouveaux employés, minimisant ainsi le risque de départ anticipé. De plus, cela crée un lien solide entre les employés, les équipes et les managers. Ces éléments sont essentiels pour bâtir une équipe performante et une organisation saine et performante.

Il est vrai qu'un bon processus d'intégration nécessite de l'énergie et du temps de la part des RH, et peut-être aussi du reste de l'équipe, mais cela n'en fait pas un supplément : c'est un must. Pour rendre le processus plus efficace et efficient, les entreprises peuvent utiliser un logiciel d'intégration intelligent et programmes d'apprentissage en plus d'une approche personnalisée, qui, combinée, donnera aux nouveaux talents un bon départ.

En savoir plus : Des expériences d'intégration qui permettent aux nouveaux employés de réussir

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